Obowiązek wypłaty nagrody za długi staż pracy – tzw. jubileuszowej – dotyczy jedynie wąskiej grupy pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej (np. nauczycieli).
Warunki do nabycia tej gratyfikacji są tak uregulowane, że dotyczą przede wszystkim częstotliwości wypłaty świadczenia – nie częściej niż raz na pięć lat – oraz faktu, że nagradzany jest staż pracy danej osoby, a nie jubileusz obchodzony przez firmę.
Ponadto istnieją sytuacje, które pozwalają wypłacić nagrodę wcześniej, bez zachowania pięcioletniej przerwy.
Zwolnienie ze składek nagród za długoletnią pracę przysługuje również w sektorze prywatnym, mimo że nagroda jubileuszowa jest świadczeniem dobrowolnym. Jednak pracodawca, który z własnej inicjatywy wprowadził tego rodzaju gratyfikacje, musi przestrzegać tych samych reguł co budżetówka, aby uniknąć konieczności opłacania od nich składek.
Jubileuszówka stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych
Powodem wprowadzenia nagrody jubileuszowej w sferze prywatnej jest zwykle chęć zwią- zania pracowników z zakładem pracy, długoterminowe planowanie zatrudnienia oraz nagradzanie pracowników za to, że pozostawali lojalni wobec firmy i w sposób długotrwały współuczestniczyli w jej rozwoju.
Ponieważ jest to świadczenie wprowadzane dobrowolnie, zasady przyznawania tej gratyfikacji mogą zostać dowolnie ustalone przez pracodawcę, a jeżeli działają u niego związki zawodowe – także przez takie organizacje.
Właściwe zapisy
Pracodawca musi jednak przestrzegać przepisów o zakazie dyskryminacji pracowników i o obowiązku równego traktowania. To oznacza, że co do zasady taka gratyfikacja powinna przysługiwać wszystkim zatrudnionym u danego pracodawcy wyłącznie według kryterium zakładowego lub ogólnego stażu pracy.
Dyskryminujące są zapisy pozbawiające do niej prawa np. pracowników młodocianych lub korzystających ze świadczeń z tytułu rodzicielstwa (dyskryminacja ze względu na wiek), a w określonych kontekstach faktycznych także ze względu na płeć (np. dla matki przebywającej na urlopie macierzyńskim).
Jeżeli natomiast pracodawca decyduje się przyznać taką nagrodę jedynie określonej grupie pracowników, to na nim będzie spoczywał ciężar dowodu, że kierował się w tym względzie obiektywnymi powodami (art. 18
3b
§ 1
).
Nie dawać zbyt często
Pracodawca ze sfery prywatnej może samodzielnie określić, w jakiej wysokości i co ile lat taka nagroda będzie wypłacana (np. co kolejne pięć lub dziesięć lat pracy). W praktyce jest to najczęściej świadczenie przyznawane raz na pięć lat, bo wówczas od tej nagrody nie trzeba opłacać składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne.
Nagroda jubileuszowa co do zasady stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. A to właśnie przychód w rozumieniu ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.) jest również przychodem podlegającym oskładkowaniu.
Jednak zarówno przepisy podatkowe, jak i składkowe przewidują listę świadczeń, które są z tych danin zwolnione. Co więcej inny jest katalog wyłączeń zawarty w ustawie podatkowej, a inny w przepisach ubezpieczeniowych choć w części się pokrywają.
O ile wartość nagrody jubileuszowej jest bezwzględnie opodatkowana, o tyle nie zawsze trzeba od niej opłacić składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP i FGŚP. Jest ona zwolniona z oskładkowania wtedy, gdy:
• zasady (warunki) jej przyznawania zostaną uregulowane w zakładowych źródłach prawa pracy (np. w regulaminie wynagradzania, regulaminie nagród jubileuszowych, zakładowym układzie zbiorowym pracy),
• przysługuje pracownikowi nie częściej niż raz na pięć lat.
Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Jednak w wyjątkowych sytuacjach jest możliwa wypłata nieoskładkowanej nagrody bez zachowania pięcioletniej przerwy.
Nie zawsze trzeba zachować pięcioletnią przerwę
Składek nie trzeba również opłacać od jubileuszówki wypłaconej pracownikowi:
• przed upływem pięciu lat od nabycia prawa do poprzedniej nagrody, jeśli powodem było dostarczenie nowych dokumentów potwierdzających okres zatrudnienia,
• któremu do nabycia prawa do kolejnej nagrody (upływu pięciu lat) brakuje mniej niż 12 miesięcy – licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy – jeśli rozwiązanie następuje w związku z przejściem przez pracownika na emeryturę lub rentę inwalidzką powiązaną z wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową lub na rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy i niezdolności do samodzielnej egzystencji bądź rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy,
• zatrudnionemu w przemyśle wydobywczym, który jest członkiem drużyny ratowniczej (z wyjątkiem specjalistów), bez względu na częstotliwość,
• który uzyskał prawo do kolejnej nagrody przed upływem pięciu lat ze względu na zmianę wewnętrznych przepisów firmy, a zarówno nowe, jak i stare regulacje przewidywały prawo do gratyfikacji nie częściej niż co pięć lat,
• któremu do uzyskania kolejnej nagrody (upływu pięciu lat) brakuje mniej niż 12 miesięcy, jeśli po ustaniu zatrudnienia przechodzi on na świadczenie przedemerytalne.
Gdyby więc prawo do nagrody wynikało z indywidualnej decyzji pracodawcy (podejmowanej np. ad hoc w stosunku do wybranych przypadków), a nie z regulaminu zakładowego, określającego stałe i klarowne zasady wypłaty tej nagrody oraz sposób obliczania jej wysokości, lub gdy będzie ona przyznawana np. co trzy kolejne lata kalendarzowe, wysokość tej gratyfikacji w całości będzie trzeba uwzględnić w podstawie wymiaru składek ubezpieczeniowych.
Autorka jest radcą prawnym w kancelarii Wojewódka i Wspólnicy
