Nadpłata wynagrodzenia a potrącenie z pensji

Wraz z wynagrodzeniem pracownik otrzymał wypłatę za  przypadające na ostatni miesiąc nadgodziny i pracę w porze nocnej. Pomyłkowo wypłaciliśmy mu 300 zł za dużo. Czy możemy potrącić tę kwotę z kolejnej wypłaty?

– pyta czytelnik.

Do potrącenia tej kwoty z wynagrodzenia potrzebna jest pisemna zgoda pracownika. Bez niej odzyskanie nadpłaconej kwoty będzie bardzo utrudnione, a czasem wręcz niemożliwe.

Musi być aprobata

Z wynagrodzenia pracownika, bez jego zgody, możemy potrącić jedynie te świadczenia, które wskazuje art. 87 k.p. W katalogu tu zawartym nie ma kwot nadpłaconych przez pracodawcę. Nie można także uznać tej nadpłaty za zaliczkę udzieloną pracownikowi na poczet przyszłego wynagrodzenia. Na jej potrącenie musimy więc uzyskać akceptację podwładnego i to na piśmie (art. 91 k.p.).

Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 1 października 1998 (I PKN 366/98), wyrażenie przez pracownika, bez zachowania formy pisemnej, zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 k.p. jest nieważne.

Bezpodstawnie wzbogacony

Pracownik uzyskał wyższe świadczenie, nie będąc do tego uprawniony. Czyli wzbogacił się bezpodstawnie, w efekcie czego możemy sięgnąć do art. 405 i następnych kodeksu cywilnego. Na ich podstawie możemy zażądać od zatrudnionego zwrotu uzyskanych bez podstawy prawnej korzyści (czyli otrzymanego nienależnego świadczenia). Tu może się jednak pojawić problem.

Sprawami związanymi z naliczeniem i wypłatą wynagrodzeń zajmują się w imieniu pracodawcy zwykle wyspecjalizowane osoby (pracownicy, osoby zewnętrzne) i ponoszą za to odpowiedzialność. A pracownik otrzymujący wynagrodzenie nie musi wcześniej dokładnie znać jego wysokości.

Będzie tak w szczególności w odniesieniu do takich składników, jak płaca za pracę w godzinach nadliczbowych czy dodatek za pracę w nocy. Ich wysokość uzależniona jest bowiem od liczby przepracowanych w danym miesiącu godzin nadliczbowych, okresów, w jakich przypadały (dni wolne, pora nocna itp.), wymiaru czasu pracy w danym miesiącu.

Ustalenie ostatecznej kwoty wymaga zatem posiadania pewnej wiedzy specjalistycznej. W efekcie pracownikowi nie można przypisać złej wiary, tzn. zakładać, że w chwili otrzymania zawyżonego wynagrodzenia zdawał sobie sprawę, że wypłacone zostało pomyłkowo >patrz ramka.

Kłopot pracodawcy wiąże się z tym, że obowiązek zwrotu nadpłaty wygasa, jeśli ten, kto korzyść uzyskał (w tym wypadku pracownik), zużył lub utracił korzyść (nadpłatę) w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że powinien się liczyć w chwili wydawania tej sumy z obowiązkiem zwrotu (np. otrzymał od pracodawcy w chwili zasilenia konta informację o wystąpieniu wątpliwości co do wysokości wypłaconej kwoty).

Szczególne znaczenie ma zatem dobra lub zła wiara pracownika w odniesieniu do wypłaconej mu sumy.

Informacja na wagę wygranej

Chodzi o to, czy wie w chwili otrzymania wynagrodzenia, że dostaje zbyt dużo. Jeśli tak, pracodawca będzie mógł odzyskać nadpłatę. Dlatego powinien niezwłocznie po stwierdzeniu jej powstania poinformować pisemnie pracownika o stwierdzonej pomyłce, wskazując kwotę nienależnie wypłaconego wynagrodzenia.

Dobrze byłoby również, gdyby w tym samym piśmie wezwał zatrudnionego do dobrowolnego zwrotu tej sumy, przyjmując kwotę brutto (czyli wraz z pobraną zaliczką na podatek dochodowy i składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne).

Otrzymanie takiej informacji powoduje, że pracownik musi się już liczyć z obowiązkiem zwrotu nadwyżki wynagrodzenia.

W uzasadnieniu do wyroku z 23 października 2008 (II PK  76/08) Sąd Najwyższy

wskazał, że zgoda na dokonywanie potrąceń stanowi autonomiczny (odrębny) i legalny tytuł pracowniczego zobowiązania do  zwrotu pobranego nienależnie dodatku do wynagrodzenia w  konkretnej uzgodnionej kwocie.

Pracownik, który uznał na  piśmie taką wierzytelność, nie może następnie skutecznie powoływać się na zużycie tych korzyści w taki sposób, że nie jest już nimi wzbogacony.

Uwaga!

Przy braku zgody na potrącenie lub dobrowolny zwrot nadpłaconej kwoty pracodawcy pozostaje jedynie droga sądowa. Praktyka wskazuje, że sprawy tego rodzaju firmy często jednak przegrywają.

Obowiązek zwrotu ograniczony

Sąd Najwyższy podkreśla, że w sytuacjach nadpłaty pracownik nie musi zakładać, że mu nie przysługiwała.

W wyroku z 9 stycznia 2007 (II PK 138/06)

stwierdził, że zatrudniony ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest zasadne i zgodne z prawem.

A więc obowiązek liczenia się ze zwrotem pieniędzy ogranicza się zasadniczo do sytuacji, w których podwładny ma świadomość otrzymania nienależnego świadczenia. Ciężar dowodu w tej kwestii spoczywa na pracodawcy. W podobny sposób SN wypowiedział się w wyroku z 23 października 2008.

Więcej o potrąceniach z wynagrodzeń w serwisie:

Wynagrodzenia » Potrącenia

Zobacz również poradnik: