Jednym z obowiązków firm, w których funkcjonuje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS), jest przekazanie do końca maja pierwszej raty odpisów na ten fundusz na wyodrębniony w tym celu rachunek bankowy. W tym roku pracodawcy musieli tego dokonać najpóźniej 1 czerwca, ponieważ 31 maja przypadał w niedzielę. Czy jednak powinni dokonywać odpisu na osobny, które zatrudnili już w tym roku? Z takim pytaniem zwrócił się do nas jeden z naszych czytelników.

Chciał wiedzieć, [b]w jakiej wysokości powinien dokonać odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na osoby zatrudnione od kwietnia 2009 r. na umowę o pracę w wymiarze 1 etatu. Czy odpis ma wynosić pełną wartość, czyli 1000,04 zł, czy może powinien być naliczony proporcjonalnie do zatrudnienia, tj. 1000,04 : 12 miesięcy = 83,34 x dziewięć miesięcy?[/b] – pytał.

[srodtytul]Trzeba od stycznia[/srodtytul]

[b]W związku z tym, że pracownik czytelnika został zatrudniony w trakcie bieżącego roku kalendarzowego, to w tym roku nie trzeba było w ogóle naliczać odpisu podstawowego na tego zatrudnionego i odprowadzać na konto funduszu socjalnego ani w pierwszej transzy, czyli do końca maja, ani w drugiej – do końca września. [/b]

Przypomnijmy, że podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, którą należy skorygować najpóźniej do 31 grudnia danego roku kalendarzowego do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. W tym celu należy:

- ustalić, które osoby spośród zatrudnionych będą podlegać wliczeniu do liczby osób stanowiących podstawę obliczeń (tak jak w przypadku ustalania odpisu na początku roku),

- policzyć osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach w roku za pomocą jednej z trzech metod ustalania przeciętnej miesięcznej liczby osób zatrudnionych w każdym miesiącu, odpowiedniej do płynności zatrudnienia w firmie,

- przeliczyć liczbę pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na pełne etaty,

- zsumować liczbę pełnych i niepełnych (przeliczonych na pełne) etatów – działań tych należy dokonać odpowiednią ilość razy, stosownie do wybranej metody obliczania przeciętnej liczby osób zatrudnionych w miesiącu oraz dla każdego miesiąca z osobna,

- obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) poprzez dodanie przeciętnych liczb zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i podzielenie otrzymanej sumy przez 12,

- pomnożyć tę liczbę przez wysokość obowiązującego odpisu, co daje odpis należny dla danej grupy pracowników,

- zsumować odpisy naliczone na poszczególne grupy zawodowe.

Następnie należy porównać wysokość odpisów ustalonych według rzeczywistego stanu zatrudnienia z odprowadzoną na konto, liczoną według zatrudnienia planowanego. Jeżeli te wartości się różnią, należy dokonać odpowiedniej korekty na rachunku bankowym. Jeśli zatem zatrudnienie było wyższe od planowanego, to należy uzupełnić konto funduszu. Z kolei w sytuacji, gdy pierwsza wartość okaże się niższa, można wycofać nadwyżkę środków.

[srodtytul]Uprawnienia od już[/srodtytul]

Warto przy tym pamiętać o tym, że choć w tym roku na pracownika, o którym pisze czytelnik, nie nalicza się odpisów na fundusz, to nie jest to równoznaczne z tym, iż nie jest on uprawnionym do świadczeń z ZFŚS. Ta osoba bowiem od chwili zatrudnienia ma prawo korzystać ze świadczeń z funduszu socjalnego u pracodawcy.

Jeśli zostałoby jej przyznane świadczenie socjalne, to wówczas ma prawo korzystać z niego w pełnym wymiarze, nawet gdyby była zatrudniona np. na część etatu. Zatrudnienie w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy na czas określony, nieokreślony, okres próbny czy na zastępstwo nie ma znaczenia przy przyznawaniu świadczeń z ZFŚS. Pracodawca ma brać pod uwagę jedynie kryteria socjalne danego pracownika.

[i]Podstawa prawna:

[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=6EBAB49BF64C51FAF7533718F9062630?id=74017]– ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.)[/link][/i]