W mojej firmie był pożar, wskutek którego zniszczeniu uległy dokumenty związane z poborem podatków od pracowników i inne dokumenty kadrowo-płacowe. Czy mam poinformować o tym urząd skarbowy i w jakiej formie?
– pyta czytelnik.
Zgodnie z art. 32 § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) płatnicy i inkasenci mają obowiązek przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta. Przy czym za płatnika – zgodnie z art. 8 o.p. ?– uważa się osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej, obowiązaną na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia ?i pobrania od podatnika podatku ?i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Z kolei inkasentem (art. 9 o.p.) jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana do pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.
Obowiązek przechowywania dokumentacji przez płatników i inkasentów ma istotne znaczenie, gdyż podlegają oni odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie tych obowiązków, a więc m.in. za brak dokumentów związanych z pobraniem ?i wpłaceniem podatku.
Decyzja o odpowiedzialności może zostać wydana do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania. Generalnie okres przedawnienia zobowiązań płatników i inkasentów wynosi pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin pobrania lub przekazania podatku przez płatnika czy inkasenta (oczywiście bieg terminu przedawnienia może być na pewien czas zawieszony).
Po upływie terminu przedawnienia zobowiązania płatnicy lub inkasenci mają obowiązek przekazania podatnikom dokumentów związanych ?z poborem lub inkasem podatku. Przekazanie powinno nastąpić ?w formie, która pozwala stwierdzić, że faktycznie nastąpiło przekazanie dokumentów, rodzaju tych dokumentów, miejsca i czasu przekazania oraz podmiotów uczestniczących w tej czynności.
Jeśli zaś okaże się, że takie przekazanie nie jest możliwe, to dokumenty podlegają zniszczeniu. W tej sytuacji płatnik lub inkasent powinien sporządzić protokół zniszczenia zawierający wszystkie niezbędne dane pozwalające na ustalenie kto, gdzie, kiedy i co zniszczył.
Jeśli osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej ulega likwidacji lub rozwiązaniu, to podmiot dokonujący takiej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku. Powinien to zrobić nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.
W przypadku zdarzenia losowego np. pożaru, wskutek którego zniszczeniu uległy dokumenty związane ?z poborem podatków od pracowników i inne dokumenty kadrowo-płacowe, płatnik powinien poinformować o tym organ podatkowy, wskazując m.in. powód zniszczenia dokumentów i jakiego okresu to zniszczenie dotyczy. Przepisy nie wskazują terminu, w jakim takie zawiadomienie należy złożyć, jednak – mając na uwadze dobro płatnika – powinno to nastąpić niezwłocznie.
