Ważne jest tylko to, aby wykonywanie tych czynności na podstawie odrębnej umowy nie pokrywało się z obowiązkami członka zarządu wynikającymi z kodeksu spółek handlowych. Chodzi tu o obowiązek prowadzenia spraw spółki. Z art. 208 § 2 k.s.h. jednoznacznie wynika, że każdy członek zarządu ma obowiązek prowadzenia spraw spółki. Jednak w spółkach kapitałowych sprawa jest o tyle prosta, że obowiązki członka zarządu mogą być wyraźnie określone, przede wszystkim w umowie spółki, ale też w uchwale bądź regulaminie zarządu. W dokumentach tych mogą zostać podzielone między członków zarządu poszczególne czynności lub całe zakresy działalności spółki. Na tej podstawie jeden członek zarządu może na przykład odpowiadać za sprawy finansowe, drugi za sprawy kadrowe, jeszcze inny za sprawy inwestycyjne czy handlowe. W takiej sytuacji nie ma przeszkód, aby członek zarządu odpowiedzialny za sprawy finansowe spółki świadczył jednocześnie na jej rzecz usługi doradcze w całkiem odrębnej dziedzinie, np. inwestycyjnej czy kadrowej.
Natomiast sprzeczne z prawem byłoby świadczenie na rzecz spółki usług w takim samym zakresie, jaki odpowiada obowiązkom wynikającym z członkostwa w zarządzie (niezależnie od tego, na jakiej podstawie pełni tę funkcję: powołania czy stosunku pracy). Tym samym bowiem członek zarządu naruszałby art. 293 § 2 k.s.h., nakazujący dołożenie staranności przy wykonywaniu swoich obowiązków.
Wątpliwości budziłaby też sytuacja, w której wiceprezes świadczyłby odrębnie usługi na rzecz spółki, podczas gdy ani w umowie spółki, ani w uchwale zarządu nie byłby ustalony zakres czynności poszczególnych członków zarządu.
Wówczas bowiem przyjmuje się, że kompetencje członków zarządu w zakresie prowadzenia spraw spółki są identyczne. A to oznacza, że nie powinny być wydzielone do odrębnie prowadzonej działalności gospodarczej. Chyba że nie chodzi o czynności zarządcze. Tu jednak zaczyna się kłopot, bo nie wiadomo, co kryje się pod tym pojęciem. O ile powszechnie przyjmuje się, że czynnościami zarządczymi nie jest sprzątanie, o tyle nie jest to już tak oczywiste w przypadku usług marketingowych czy pozyskiwania personelu.
Zakładając, że usługi doradcze świadczone przez prezesa lub wiceprezesa spółki z o.o. nie będą pokrywać się z jego obowiązkami wynikającymi z członkostwa w zarządzie, nie ma przeszkód, aby wypłacone mu wynagrodzenie za te usługi wliczyć do kosztów uzyskania przychodów spółki.
Potwierdzają to organy podatkowe. Jak podkreślił Urząd Skarbowy Łódź-Widzew (interpretacja z 6 lipca 2006 r., II/423/8/06), aby „mogło dojść do zawarcia takich umów, musi istnieć wyodrębnienie czasowe realizacji tych umów (nie może się to dziać w tych samych godzinach) i wyodrębnienie czynności. Nie powinno dochodzić do pobierania wynagrodzenia z dwóch tytułów za te same czynności, a tym samym podwójnego obciążania kosztów uzyskania przychodów z tego tytułu”. Pismo łódzkiego urzędu dotyczyło wypłaty wynagrodzenia prezesowi spółki akcyjnej z dwóch tytułów, lecz zupełnie innych (z tytułu pełnionej funkcji oraz z umowy o pracę), mimo to wyjaśnienia te są aktualne również w sytuacji, o którą pyta czytelnik.
