Czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może wrzucić w koszty uzyskania przychodu wynagrodzenie członka zarządu za usługi doradcze, które świadczy on na rzecz spółki, ale nie w ramach obowiązków wynikających z członkostwa w zarządzie, tylko w ramach prowadzonej odrębnie działalności gospodarczej?

– pyta czytelnik DF.

Tak.

Wynagrodzenie za usługi doradcze świadczone przez firmę członka zarządu można zaliczyć do kosztów.

Podstawową zaletą takiego rozwiązania jest to, że dochody z usług doradczych, które są uzyskiwane w ramach odrębnie prowadzonej działalności gospodarczej, mogą być opodatkowane 19-procentowym podatkiem liniowym. Przeciwieństwem są usługi świadczone na podstawie kontraktu łączącego menedżera ze spółką; te są opodatkowane według skali podatkowej, z uwzględnieniem zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu. Szerzej pisaliśmy o tym w DF z 2 sierpnia 2007 r. w artykule „Rano zarządca, po południu doradca, czyli jak menedżer może płacić podatek liniowy”.

Ważne jest tylko to, aby wykonywanie tych czynności na podstawie odrębnej umowy nie pokrywało się z obowiązkami członka zarządu wynikającymi z kodeksu spółek handlowych. Chodzi tu o obowiązek prowadzenia spraw spółki. Z art. 208 § 2 k.s.h. jednoznacznie wynika, że każdy członek zarządu ma obowiązek prowadzenia spraw spółki. Jednak w spółkach kapitałowych sprawa jest o tyle prosta, że obowiązki członka zarządu mogą być wyraźnie określone, przede wszystkim w umowie spółki, ale też w uchwale bądź regulaminie zarządu. W dokumentach tych mogą zostać podzielone między członków zarządu poszczególne czynności lub całe zakresy działalności spółki. Na tej podstawie jeden członek zarządu może na przykład odpowiadać za sprawy finansowe, drugi za sprawy kadrowe, jeszcze inny za sprawy inwestycyjne czy handlowe. W takiej sytuacji nie ma przeszkód, aby członek zarządu odpowiedzialny za sprawy finansowe spółki świadczył jednocześnie na jej rzecz usługi doradcze w całkiem odrębnej dziedzinie, np. inwestycyjnej czy kadrowej.

Natomiast sprzeczne z prawem byłoby świadczenie na rzecz spółki usług w takim samym zakresie, jaki odpowiada obowiązkom wynikającym z członkostwa w zarządzie (niezależnie od tego, na jakiej podstawie pełni tę funkcję: powołania czy stosunku pracy). Tym samym bowiem członek zarządu naruszałby art. 293 § 2 k.s.h., nakazujący dołożenie staranności przy wykonywaniu swoich obowiązków.

Wątpliwości budziłaby też sytuacja, w której wiceprezes świadczyłby odrębnie usługi na rzecz spółki, podczas gdy ani w umowie spółki, ani w uchwale zarządu nie byłby ustalony zakres czynności poszczególnych członków zarządu.

Wówczas bowiem przyjmuje się, że kompetencje członków zarządu w zakresie prowadzenia spraw spółki są identyczne. A to oznacza, że nie powinny być wydzielone do odrębnie prowadzonej działalności gospodarczej. Chyba że nie chodzi o czynności zarządcze. Tu jednak zaczyna się kłopot, bo nie wiadomo, co kryje się pod tym pojęciem. O ile powszechnie przyjmuje się, że czynnościami zarządczymi nie jest sprzątanie, o tyle nie jest to już tak oczywiste w przypadku usług marketingowych czy pozyskiwania personelu.

Zakładając, że usługi doradcze świadczone przez prezesa lub wiceprezesa spółki z o.o. nie będą pokrywać się z jego obowiązkami wynikającymi z członkostwa w zarządzie, nie ma przeszkód, aby wypłacone mu wynagrodzenie za te usługi wliczyć do kosztów uzyskania przychodów spółki.

Potwierdzają to organy podatkowe. Jak podkreślił Urząd Skarbowy Łódź-Widzew (interpretacja z 6 lipca 2006 r., II/423/8/06), aby „mogło dojść do zawarcia takich umów, musi istnieć wyodrębnienie czasowe realizacji tych umów (nie może się to dziać w tych samych godzinach) i wyodrębnienie czynności. Nie powinno dochodzić do pobierania wynagrodzenia z dwóch tytułów za te same czynności, a tym samym podwójnego obciążania kosztów uzyskania przychodów z tego tytułu”. Pismo łódzkiego urzędu dotyczyło wypłaty wynagrodzenia prezesowi spółki akcyjnej z dwóch tytułów, lecz zupełnie innych (z tytułu pełnionej funkcji oraz z umowy o pracę), mimo to wyjaśnienia te są aktualne również w sytuacji, o którą pyta czytelnik.

Podobny problem miał podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której świadczył usługi pozyskiwania klientów dla swojego głównego zleceniodawcy, tworzył raporty, analizy biznesowe, kampanie marketingowo-promocyjne. W międzyczasie został członkiem zarządu w spółce zlecającej mu te usługi. Miał wątpliwości, czy nadal może świadczyć usługi na rzecz tej spółki, wystawiać jej faktury oraz opodatkowywać dochody osiągnięte z tego tytułu podatkiem liniowym. „Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają zapisu, na podstawie którego brak byłoby możliwości świadczenia usług na rzecz tego samego podmiotu gospodarczego zarówno w ramach prowadzonej działalności gospodarczej opodatkowanej w formie jednolitej stawki podatku w wysokości 19 proc., jak i w ramach kontraktu menedżerskiego” – odpowiedział Urząd Skarbowy w Łomży (interpretacja z 4 kwietnia 2006 r., PD-415/2/IW/06).

Podobnie stwierdził w interpretacji z 16 lutego 2006 r. Urząd Skarbowy w Zamościu (PO I-415/2/2006). Urząd nie widział przeszkód, aby przychody podatnika z kontraktu menedżerskiego zawartego ze spółką produkującą stolarkę aluminiową były opodatkowane na podstawie skali podatkowej i z uwzględnieniem zryczałtowanych kosztów, natomiast przychody z usług w zakresie konstrukcji metalowych, zakładania stolarki budowlanej i produkcji jej metalowych elementów były traktowane jako przychody z działalności gospodarczej, opodatkowane według stawki liniowej 19 proc.

Podatnicy, którzy chcieliby w ramach działalności gospodarczej świadczyć usługi na rzecz spółki z o.o., w której jednocześnie pełnią funkcję członka zarządu, muszą zadbać o to, aby szczegółowo określić zakres swoich czynności zarządczych. Najlepiej, gdy będzie to ustalone w umowie spółki lub regulaminie zarządu. Po takim doprecyzowaniu nie ma przeszkód, aby np. członek zarządu spółki do spraw inwestycyjnych świadczył odrębnie na jej rzecz usługi pozyskiwania personelu. Musi on tylko pamiętać, że umowy z nowymi pracownikami będzie podpisywał nie w ramach działalności gospodarczej, ale jako wiceprezes. Zdarza się jednak, że w umowie spółki wspólnicy zapisują tylko, iż zarząd prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje, a regulamin zarządu nie określa zakresu odpowiedzialności poszczególnych członków. Wprawdzie nigdzie w przepisach nie zostało określone, co rozumieć przez czynności zarządcze, trzeba się jednak w takiej sytuacji liczyć z tym, że zakres takich czynności będzie szeroko interpretowany.