Z deklaracją idź do urzędu albo wyślij ją listem poleconym

To najpewniejsze sposoby. Jeśli wrzucimy ją po prostu do skrzynki albo oddamy kurierowi, możemy mieć kłopoty z zachowaniem terminu.

- Prowadzę firmę organizującą obozy sportowe. W związku z tym przez całe wakacje jestem za granicą. Czy muszę iść do konsulatu, aby wysłać deklarację VAT? - pyta czytelnik DF.

Tak będzie najbezpieczniej, ale to dość kłopotliwe rozwiązanie. Wysyłając deklarację na zagranicznej poczcie, ryzykujemy jednak, że nie dojdzie na czas. A sądy i organy podatkowe w takich przypadkach nie mają wątpliwości - liczy się data wpływu pisma do urzędu.

O tym, w jaki sposób nadać pismo, aby nie przekroczyć ustawowego terminu, mówi art. 12 § 6 ordynacji podatkowej. W doktrynie przyjmuje się, że przepis ten dotyczy zarówno terminów procesowych, jak i materialnych, np. złożenia deklaracji (B. Adamiak, J. Borkowski, R. Mastalski, J. Zubrzycki, "Ordynacja podatkowa. Komentarz 2007", Unimex, s. 102).

Jeśli przebywamy za granicą, pismo musimy złożyć w polskim urzędzie konsularnym. Co będzie, gdy wyślemy je pocztą? Możemy nie zmieścić się w terminie. Tak wynika z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 24 sierpnia 2005 r. (III SA/ Wa 928/05). Niemiecka firma wysłała na swojej poczcie wniosek o zwrot VAT. Zrobiła to 28 czerwca, a pismo wpłynęło do polskiego urzędu 4 lipca. Tymczasem termin upłynął 30 czerwca. W takim przypadku decyduje data wpływu wniosku do urzędu - uznał sąd. Spółka przekroczyła więc termin i urząd słusznie nie rozpatrzył wniosku.

Podobnie było w sprawie rozpatrzonej przez . Podatnik nadał pismo na zagranicznej poczcie 22 kwietnia, do urzędu skarbowego dotarło 25 kwietnia, a termin upłynął 23 kwietnia. Pismo zostało złożone po terminie - stwierdził urząd, a sąd przyznał mu rację. Jak czytamy w wyroku, dla zachowania terminu niezbędne jest nadanie pisma wyłącznie w polskim urzędzie pocztowym lub polskiej placówce konsularnej.

Oczywiście można zaryzykować i wysłać pismo na poczcie za granicą, ale trzeba to załatwić dużo wcześniej. - Jeśli podatnik obawia się, że nie będzie miał żadnego potwierdzenia, kiedy deklaracja dotarła do jego urzędu, może wysłać ją do Polski do zaufanej osoby - podpowiada Mirosława Przewoźnik-Kurzyca, radca prawny w PricewaterhouseCoopers. -Adresat pójdzie do urzędu lub na pocztę i dostanie dowód przesyłki. Oczywiście trzeba to zrobić z odpowiednim wyprzedzeniem.

Aby uniknąć niepotrzebnych problemów, np. wtedy, gdy przesyłka przeleży w zapomnianej skrzynce pocztowej, warto nadać ją listem poleconym. I zachować oczywiście dowód nadania z czytelną datą i informacją o zawartości. Jedną z naszych czytelniczek spotkała jednak niemiła niespodzianka.

-W urzędzie zginęło moje zeznanie roczne - opowiada. -Przedstawiłam potwierdzenie nadania deklaracji listem poleconym (oczywiście w terminie). Ale urzędniczka powiedziała, że dla niej wiarygodnym dowodem jest tylko pieczątka potwierdzająca złożenie pisma w kancelarii urzędu. Czy jest tak rzeczywiście?

Nie, potwierdzenie nadania listem poleconym to także dowód wysłania pisma w terminie. Aby go zakwestionować, urząd musi udowodnić, że w przesyłce było co innego (patrz ramka "Zdaniem eksperta").

Potwierdza to też wyrok WSA w Warszawie z 15 września 2005 r. (III SA/Wa 1680/05), wprawdzie niekorzystny dla podatnika, ale wskazujący na potwierdzenie nadania jako wiarygodny sposób przekazania pisma. Przedsiębiorca wysłał do urzędu zawiadomienie o wyborze podatku liniowego. Urząd twierdził, że nie otrzymał pisma i opodatkował go według skali. Sąd uwierzył fiskusowi, gdyż podatnik wysłał zawiadomienie zwykłym listem. Nie miał więc żadnego potwierdzenia, a jak stwierdził sąd, powinien sam udowodnić, że doręczył pismo o wyborze liniowej stawki. Byłoby to możliwe, gdyby nadał przesyłkę listem poleconym.

Jeśli wysyłamy pismo zwykłym listem, decyduje data stempla pocztowego. Jak stwierdził NSA w wyroku z 28 maja 1997 r. (I SA/Gd1944/96), adnotacja na kopercie "wrzucono do skrzynki 27 VI 1996 r. o godzinie 17" nie jest skutecznym dowodem na zachowanie terminu.

Nie przekroczymy terminu, gdy przed jego upływem nadamy pismo w "polskiej placówce pocztowej operatora publicznego". Okazuje się jednak, że można mieć kłopoty także z pocztą. Tak było w sprawie rozpatrzonej przez WSA w Warszawie w wyroku z 17 września 2004 r. (V SA/ Wa 396/04). W sporze chodziło o rozbieżności w adresie na kopercie i książce nadawczej, z powodu których odwołanie nie dotarło na czas do urzędu. Sąd stwierdził, że ordynacja podatkowa nie definiuje pojęcia "nadanie", dlatego dla jego ustalenia musimy odwołać się do definicji z art. 3 pkt 8 prawa pocztowego. Nadanie oznacza więc polecenie doręczenia przesyłki zgodnie z umową o świadczenie usługi pocztowej. Zawarcie umowy następuje przez przyjęcie przez operatora przesyłki (art. 21 ust. 2 pkt 1 prawa pocztowego). Skoro pracownicy poczty przyjęli pismo z prawidłowym adresem, to powinni je doręczyć. Nie zrobili tego, ale nie można za to winić nadawcy. Termin na wniesienie odwołania został więc zachowany.

Korespondencja z urzędem za pośrednictwem prywatnej firmy pocztowej nie daje gwarancji zachowania terminu - to konkluzja interpretacji Urzędu Skarbowego w Tarnowskich Górach z 14 czerwca br. (PDFD/415/9/9/07). Podatnik pytał, czy zasady określone w art. 12 § 6 ordynacji podatkowej obowiązują także wtedy, gdy pismo przekazał prywatnemu operatorowi pocztowemu. Nie, pismo trzeba nadać w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego -odpowiedział urząd. Powołał się na art. 3 pkt 12 prawa pocztowego, który mówi, że operatorem publicznym jest operator obowiązany do świadczenia powszechnych usług pocztowych. Zadania operatora publicznego, zgodnie z art. 46 ust.2 prawa pocztowego, realizuje wyłącznie Poczta Polska. Tak więc nadanie przesyłki w placówce innego operatora pocztowego (który nie posiada statusu publicznego) przed dniem upływu terminu nie daje gwarancji jego zachowania.

Podobnie będzie wtedy, gdy przekażemy pismo kurierowi. Datą jego złożenia będzie dzień, w którym dotrze do urzędu skarbowego (albo w którym zostało nadane na Poczcie Polskiej).

Warto też przypomnieć, że złożenie deklaracji po terminie nie powoduje jej bezskuteczności, ale jest zagrożone sankcjami z kodeksu karnego skarbowego (wyrok NSA z 30 października 2002 r., ISA/Ka1630/01).

1) wysłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, za poświadczeniem przedłożenia, do organu podatkowego lub do jednostki informatycznej obsługi administracji podatkowej;

2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego albo złożone w polskim urzędzie konsularnym;

3) złożone przez żołnierza lub członka załogi statku morskiego w dowództwie jednostki wojskowej lub kapitanowi statku;

4) złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego;

5) złożone przez osobę aresztowaną w administracji aresztu śledczego

Jeśli podatnik ma potwierdzenie nadania deklaracji listem poleconym, urząd w razie wątpliwości musi udowodnić, że jest niewiarygodne. Nie może z góry go kwestionować. Istnieje bowiem domniemanie, że podatnik wysłał deklarację w terminie. Nie ma natomiast żadnego przepisu, który uznaje pieczątkę z urzędu skarbowego potwierdzającą wniesienie pisma za bardziej przekonujący dowód niż potwierdzenie nadania z poczty.

W razie wysyłki listem poleconym można przeprowadzić postępowanie reklamacyjne, w ramach którego poczta wyjaśni, kto i kiedy go odebrał.

Najłatwiej oczywiście byłoby wysłać zeznanie przez Internet, ale elektroniczne składanie deklaracji w praktyce nie jest takie proste. Trzeba spełnić kilka wymogów, np. dotyczących podpisu elektronicznego, zawiadomienia urzędu o wyborze takiej metody, zgłoszenia osoby lub osób upoważnionych do składania deklaracji za pośrednictwem Internetu. Mirosława Przewoźnik-Kurzyca, radca prawny w zespole postępowań podatkowych w PricewaterhouseCoopers