Nikt nie zadba o nasz interes lepiej niż my sami - mówią doradcy podatkowi i apelują o zachowanie zdrowego rozsądku w relacjach z fiskusem. Tym bardziej że - jak twierdzą - nawet sąd przyzna się do zgubienia dokumentów, podczas gdy urzędnik skarbowy niekoniecznie.

- Nigdy nie wysłałbym pocztą tak ważnych dokumentów jak oświadczenie w sprawie wyboru formy opodatkowania - podkreśla Marek Kolibski, doradca podatkowy z kancelarii Ożóg i Wspólnicy.

- Takie dokumenty należy składać osobiście w biurze podawczym urzędu skarbowego i zadbać, aby na kopii pracownik przybił pieczątkę, która potwierdza dzień złożenia pisma. To jedyny żelazny dowód naszych racji w sporze z urzędem o to, czy taki dokument w ogóle został złożony.

W relacjach z organami podatkowymi praktyką powinno więc być przechowywanie całej korespondencji z urzędem, także kopii dokumentów wysłanych pocztą (koniecznie listem poleconym), razem z dowodem nadania.

- Jeśli podatnik nie będzie miał kopii deklaracji, a urząd zgubi oryginał, to sytuacja jest praktycznie bez wyjścia. Tymczasem wielu drobnych przedsiębiorców nie ma nawyku kopiowania deklaracji -powiedział Marek Kolibski.

Przy załatwianiu niektórych formalności ważny jest termin wpływu dokumentu do kancelarii urzędu. Tak jest np. przy wydawaniu interpretacji prawa podatkowego, gdy urząd ma trzy miesiące na zajęcie stanowiska, licząc od dnia wpływu wniosku.

- W takich sytuacjach najlepiej nadać takie pismo ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Wtedy nie tylko wiemy, kiedy wpłynęło do organu, to jeszcze jesteśmy w stanie ustalić, kiedy upłynie termin na załatwienie naszej sprawy -radzi Marcin Baran, doradca podatkowy, menedżer w Ernst & Young.

Przestrzega jednak przed przesyłaniem dokumentów kurierem.

- Przepisy nie przewidują takiej formy dostarczania pism do urzędu. Jeśli już musimy wysłać dokumenty w ten sposób, to zadbajmy oto, aby kurier miał świadomość, że musi doręczyć przesyłkę w określonym terminie. Kancelaria urzędu powinna potwierdzić jej odbiór.

- Na ten problem należy patrzeć w kategoriach naruszenia obowiązków pracowniczych. Regulują to przepisy ustawy o służbie cywilnej, a w kwestiach przez nią nieuregulowanych - kodeks pracy. Rolą kierownika jednostki jest troska o to, aby takie wypadki się nie zdarzały, a jeśli już do nich dojdzie, ma wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika, który zgubił dokumenty - podkreśla Jakub Lutyk.

Kar, jakie mogą być wymierzone bałaganiarzom, jest wiele: od upomnienia zaczynając, przez naganę, na dyscyplinarnym zwolnieniu z pracy kończąc (patrz ramka). Niestety Ministerstwo Finansów nie ma danych o tym, ile razy podległe mu służby zawieruszały ważne dla sprawy dokumenty.

Masz pytanie do autorki, e-mail: g.lesniak@rzeczpospolita.pl

- upomnienie,

- nagana,

- pozbawienie możliwości awansowania przez dwa lata na wyższy stopień służbowy,

- obniżenie wynagrodzenia zasadniczego, nie więcej niż o 25 proc., przez okres nie dłuższy niż sześć miesięcy,

- obniżenie stopnia służbowego służby cywilnej,

- wydalenie ze służby cywilnej.

Karami dyscyplinarnymi stosowanymi wobec pracowników służby cywilnej są:

- upomnienie,

- nagana,

- obniżenie wynagrodzenia zasadniczego, nie więcej niż o 25 proc., nie dłużej niż przez sześć miesięcy,

- wydalenie z pracy w urzędzie.

Za mniejszej wagi naruszenie obowiązków dyrektor generalny urzędu może ukarać członka korpusu służby cywilnej upomnieniem na piśmie (art. 82).