Stosunek pracy charakteryzuje się podporządkowaniem pracownika pracodawcy co do miejsca, czasu oraz sposobu świadczenia pracy. Pracownik może jednak podejmować z własnej inicjatywy działania służące interesowi pracodawcy. W związku z tym pojawia się pytanie, czy wykonywanie pracy po godzinach bez zgody pracodawcy jest możliwe oraz czy z tego tytułu pracownikowi będzie przysługiwać dodatek?
Godziny nadliczbowe
Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, jak również praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Z tego względu za pracę w godzinach nadliczbowych uznaje się co do zasady pracę przekraczającą osiem godzin dziennie lub średnio 40 godzin tygodniowo.
Czytaj więcej:
Odpowiednia rekompensata
Pracownikowi, który wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych, poza normalnym wynagrodzeniem >patrz ramka, przysługuje dodatek w wysokości 100 proc. lub 50 proc. wynagrodzenia.
Dodatek w stawce 100 proc. wynagrodzenia przysługuje w trzech przypadkach, tj. za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
- w nocy,
- w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
- w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
- gdy jest to praca przekraczająca przeciętną 40-godzinną tygodniową normę czasu pracy.
W pozostałych przypadkach pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 50 proc. wynagrodzenia.
Samowolna praca po godzinach
W praktyce często zdarza się, że pracownicy samowolnie decydują o wykonywaniu pracy po godzinach, bez uzyskania uprzedniej zgody pracodawcy, a nawet bez poinformowania szefa o tym fakcie.
Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy pracownicy faktycznie pracują w ciągu dnia więcej niż osiem godzin, ale też przypadków, w których pracownik bez zezwolenia pracodawcy przerywa pracę w celu załatwienia spraw osobistych (np. idzie do lekarza czy na zakupy), a następnie kontynuuje pracę poza standardowymi godzinami funkcjonowania zakładu.
Zdarza się również, że pracownicy celowo wysyłają e-maile służbowe po godzinach pracy, żeby wykazać, że tego dnia wykonywali pracę w nadgodzinach.
Takie sytuacje mogą rodzić to ryzyko, że nawet jeżeli pracownik nie przepracował nadgodzin, to i tak będzie domagać się od pracodawcy dodatkowego wynagrodzenia z tego tytułu.
Decyzja pracodawcy
Przede wszystkim należy podkreślić, że decyzja o wykonywaniu pracy w godzinach nadliczbowych nie należy do pracownika, lecz do pracodawcy, i jest zależna od jego szczególnych potrzeb.
Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego (np. wyrok z 7 lutego 2001 r., I PKN 244/00) pracownik nie jest uprawniony do dowolnego wykonywania pracy poza wyznaczonymi godzinami, czy też wymuszania na pracodawcy świadczenia takiej pracy. To pracodawca powinien wydać w tym zakresie stosowne polecenie lub co najmniej mieć świadomość i akceptować taki stan rzeczy (nie zwracać pracownikowi uwagi). W przeciwnym wypadku takie samowolne wykonywanie obowiązków służbowych po godzinach nie kwalifikuje się jako praca w godzinach nadliczbowych i w związku z tym nie uprawnia pracownika do wysnuwania roszczeń o wypłatę dodatku za ten czas.
Firmowe regulacje
Przede wszystkim pracodawcy powinni zadbać o odpowiednie uregulowanie zasad wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. Może to nastąpić np. w regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania czy innych politykach wewnętrznych. Takie rozwiązanie zapewni jasną sytuację dla obydwu stron stosunku pracy, tj. zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników.
W tym celu rekomendujemy ujęcie we właściwym dokumencie postanowień o konieczności uzyskania przez każdego pracownika zgody przełożonego na wykonywanie pracy po godzinach.
Wskazana zgoda powinna zostać udzielona w utrwalonej formie, czyli np. pisemnej lub zwykłej elektronicznej (co w praktyce jest najprostszym rozwiązaniem) co do zasady przed podjęciem pracy po godzinach lub – w pilnych, szczególnie uzasadnionych przypadkach – niezwłocznie po jej wykonaniu.
Dodatkowo należy zadbać o właściwe, skrupulatne prowadzenie ewidencji czasu pracy. Jest to nieodłącznie związane z obowiązkiem właściwego potwierdzania przez pracowników przybycia oraz obecności w pracy.
Dzięki takiemu rozwiązaniu pracodawca właściwie zabezpieczy swoje interesy na wypadek ewentualnych roszczeń pracowniczych z tytułu dodatkowego wynagrodzenia. Udokumentowana zgoda na wykonywanie pracy w nadgodzinach oraz ewidencja czasu pracy mogą posłużyć jako dowody w razie sporu przed sądem pracy.
Kary porządkowe
Za nieprzestrzeganie przyjętej organizacji i porządku w procesie pracy lub przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy każdy pracownik może ponieść odpowiedzialność porządkową. Wskazane przewinienia są zagrożone karą upomnienia lub nagany.
W przypadku wielokrotnie powtarzających się tych samych uchybień konsekwencje mogą być dużo dalej idące. Pracodawca może w takiej sytuacji postanowić nawet o wypowiedzeniu stosunku pracy.
Ciężar dowodu
W razie ewentualnego sporu dotyczącego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych obowiązuje zasada, zgodnie z którą to na powodzie spoczywa ciężar udowodnienia słuszności swoich żądań, czyli najczęściej na pracowniku.
Ciężar udowodnienia okoliczności uzasadniających brak podstaw do wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny spoczywa na pozwanym pracodawcy w sytuacji, w której nie ma sporu co do występowania pracy w godzinach nadliczbowych oraz liczby przepracowanych nadgodzin (wyrok SN z 19 grudnia 2013 r., II PK 70/13).
Pracownicy najczęściej próbują wykazać, że pracowali po godzinach za pomocą timesheetów, zeznań świadków czy korespondencji e-mail wysyłanej poza godzinami pracy. W takiej sytuacji pracodawcy mogą skutecznie bronić się przed zarzutami pracowników poprzez przedłożenie właściwie prowadzonej ewidencji czasu pracy i wykazaniu procedury wykonywania godzin nadliczbowych w zakładzie pracy.
Termin przedawnienia
Roszczenia o wypłatę dodatkowego wynagrodzenia z tytułu świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym wystąpiły nadgodziny dobowe oraz z upływem trzech lat od końca okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe.
Zdaniem autorek
Aleksandra Pisarek - prawniczka w zespole Prawa Pracy Kancelarii JDP
Karolina Pomarańska - prawniczka w zespole Prawa Pracy Kancelarii JDP
Opisany problem występuje zwłaszcza w przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną. Często nie wykonują oni zadań służbowych w godzinach pracy. Zamiast tego kontynuują, a w skrajnych wypadkach nawet zaczynają pracować dopiero poza wyznaczonymi godzinami, w tym również w porze nocnej lub w dni wolne. Wykluczenie tej możliwości jest szczególnie istotne z uwagi na obowiązek zapłaty zwiększonych dodatków z tego tytułu. Przykładowo za pracę w porze nocnej przysługuje – poza dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych – dodatek w wysokości 20 proc. stawki minimalnej.
DEFINICJE
Normalne wynagrodzenie
Zgodnie z orzecznictwem, przez pojęcie normalnego wynagrodzenia za pracę należy uznać takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje systematycznie. Przy jego obliczaniu należy uwzględnić nie tylko samo wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, ale także dodatkowe składniki wynagrodzenia.
Dodatkowe składniki wynagrodzenia muszą mieć charakter stały, a ich przyznanie pracownikowi może wynikać przykładowo z umowy o pracę, regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania czy polityk premiowych obowiązujących u danego pracodawcy.
Do takich składników zalicza się przykładowo premie regulaminowe (zależne od spełnienia konkretnych, mierzalnych warunków), dodatki funkcyjne, dodatki za staż pracy czy dodatki za pracę szkodliwą dla zdrowia.
