Ministerstwo Rozwoju w przyszłym tygodniu wyśle do konsultacji społecznych projekt ustawy zakładający skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizację.
Duża ulga
Resort chce, aby jeszcze w tym roku do Sejmu trafił projekt nowelizacji, który oznacza prawdziwą rewolucję dla prawie miliona polskich przedsiębiorców zatrudniających pracowników. Obecnie muszą przetrzymywać dokumenty pracownicze przez 50 lat, a jeśli wcześniej zakończą działalność gospodarczą, muszą przechować je sami lub zapłacić wyspecjalizowanym firmom archiwizującym takie dokumenty.
Po zmianach, a te mogą wejść w życie już w przyszłym roku, przedsiębiorcy będą musieli przetrzymywać te dokumenty tylko przez 10 lat.
– Od dawna postulowaliśmy skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz umożliwienie elektronicznego jej prowadzenia i przechowywania – mówi Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan. – Przyjęcie takich rozwiązań będzie dużym sukcesem. Przedsiębiorcy mają jednak wystawiać pracownikom rozbudowane świadectwa pracy przy rozstaniu. Znajdą się w nim prawdopodobnie dodatkowe informacje o okresach ubezpieczenia w ZUS i wysokości zapłaconych składek. Zależy nam na tym, aby wystawienie nowego świadectwa nie było zbyt uciążliwe dla przedsiębiorców – dodaje.
Jak dowiedziała się nieoficjalnie „Rzeczpospolita", z nowych możliwości będą mogły skorzystać tylko firmy założone po 1999 r., czyli po tym, jak w ZUS pojawił się elektroniczny system gromadzący informacje o wysokości składek zapłaconych przez danego przedsiębiorcę za konkretnego pracownika. A to oznacza, że starsze archiwa nadal trzeba będzie trzymać przez 50 lat.
Koniec papieru
Drugą bardzo oczekiwaną przez pracodawców zmianą będzie wprowadzenie możliwości elektronicznego przechowywania akt pracowniczych i rezygnacja z papierowych dokumentów generowanych podczas zatrudnienia (ministerstwo szacuje, że firmy wydają na to rocznie nawet 100 mln zł). W czasie prac legislacyjnych nad projektem pojawiły się wątpliwości, czy będzie można wyrzucić oryginały dokumentów (np. umowy o pracę) po ich zeskanowaniu do elektronicznego systemu.
– Mam nadzieję, że uda się wypracować przepisy, które pozwolą zastąpić wszystkie dokumenty papierowe elektronicznymi – mówi Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP. – Postaramy siętakże, by nowe przepisy jasno określały, jakie dokumenty należy przechowywać w archiwach, bo obecnie funkcjonują różne interpretacje.
masz pytanie, wyślij e-mail do autora: m.rzemek@rp.pl
Opinia
dr Paweł Litwiński, z Instytutu Allerhanda
Wątpliwości dotyczące nowych zasad przechowywania dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej należy rozstrzygać na korzyść przedsiębiorców. Taka regulacja w Polsce to zupełna nowość, dlatego rząd może ukształtować przepisy całkowicie dowolnie. Warto zwrócić uwagę na regulacje, jakie niedawno znalazły się w kodeksie cywilnym. Przewidują one tzw. formę dokumentową, czyli praktycznie każdy nośnik informacji, który pozwala na zapoznanie się z treścią informacji. Nic więc nie stoi na przeszkodzie, aby każdy dokument w formie papierowej został zeskanowany do formy elektronicznej. Dotyczy to też oryginałów, np. umowy o pracę. W nowych przepisach można rozważyć okres przejściowy dla starszych osób, tak by uniknąć wykluczenia cyfrowego po stronie starszych pracowników.
