Kodeks pracy nie definiuje wprost pojęcia podróży służbowej. Z art. 775 § 1 wnioskujemy, że aby mówić o podróży służbowej, muszą być spełnione następujące warunki:

1) wykonywanie zadania służbowego,

2) na polecenie pracodawcy,

3) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Sąd Najwyższy w wyroku z 22 lutego 2008 r. (I PK 208/07) potwierdził, że trzy wskazane wyżej warunki podróży służbowej muszą wystąpić łącznie. W uzasadnieniu uchwały siedmiu sędziów z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08) podkreślił natomiast incydentalność podróży służbowej.

Polecenie wyjazdu

Podróż służbowa odbywa się zawsze na polecenie pracodawcy. Polecenie wyjazdu wydaje się na piśmie. Powinno ono szczegółowo określać zadanie, termin jego wykonania, miejsce realizacji i środek transportu oraz fakt otrzymania przez pracownika zaliczki na pokrycie kosztów podróży (i jej wysokość). W rozliczeniu podróży pracownik wykazuje szczegółowo: miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, czas trwania delegacji, poniesione wydatki oraz rozlicza się z zaliczki.

Pracownik ma obowiązek stosować się do poleceń przełożonych dotyczących pracy. Nie może zatem odmówić wyjazdu w delegację, gdyż grozi mu wtedy nawet zwolnienie dyscyplinarne z uwagi na ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Odmowa jest możliwa, tylko wtedy, gdy polecenie jest sprzeczne z prawem lub z zasadami współżycia społecznego.

Zakaz wysłania w delegację

Są jednak grupy zatrudnionych, których nie wolno bez ich zgody wysyłać poza stałe miejsce pracy. Należą do nich kobiety w ciąży (art. 178 § 1 k.p.) i pracownicy – zarówno kobiety, jak i mężczyźni – opiekujący się dzieckiem do lat czterech (art. 178 § 2 k.p.). Osoby te mogą w każdej chwili odwołać podróż.

Stałe miejsce i czas pracy

Przy okazji wyjazdu służbowego konieczne jest doprecyzowanie pojęcia stałego miejsca pracy. To jeden z warunków, który trzeba wskazać w umowie o pracę. Ponieważ k.p. go nie definiuje, długo budziło wątpliwości, które rozstrzygnęło orzecznictwo.

Zgodnie ze stanowiskiem SN z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 350/00, OSNAP 2003/2/36) miejscem świadczenia pracy nie musi być lokal, pomieszczenie czy posesja mające stały adres i znajdujące się w jednej miejscowości. Ponadto SN w wyroku z 1 kwietnia 1985 r. (I PR 19/85, OSP 1986, poz. 46) uznał, że miejscem pracy jest stały punkt w znaczeniu geograficznym lub pewien obszar, strefa określona granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić świadczenie pracy.

Wskazanie regionu lub kilku miejsc wykonywania pracy jest często stosowane w przypadku tzw. pracowników mobilnych, do których można zaliczyć nie tylko przedstawicieli handlowych, ale również np. osoby wykonujące usługi serwisowe u klientów czy pracowników zarządzających kilkoma oddziałami.

We wspomnianej wcześniej uchwale składu siedmiu sędziów SN z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08) przyjęto, że w przypadku tzw. pracowników mobilnych stałe przemieszczanie się (podróż) nie stanowi zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych. W świetle powyższego warto przypomnieć, że przepisy dotyczące podróży służbowej odnoszą się wyłącznie do zadań nietypowych i okazjonalnych, a ustawodawca określa podróż służbową jako wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Dobrze więc wskazać jako obszar wykonywania obowiązków miasto, gminę, powiat, województwo czy nawet region geograficzny, gdyż ten zapis będzie określał jasno, jaki wyjazd będzie uważany za podróż służbową. Dopiero wyjazd poza wskazany obszar będzie delegacją. Należy przy tym pamiętać, że wskazanie miejsca pracy powinno być zgodne ze stanem faktycznym.

W kontekście miejsca pracy warto zwrócić uwagę również na uchwałę SN z 9 grudnia 2011 r. (II PZP 3/11). SN sprecyzował w niej miejsce pracy pracowników budowlanych, którzy realizując inwestycje w różnych miejscowościach, mogą mieć w umowie o pracę określone miejsce wykonywania pracy jako miejsce, gdzie pracodawca prowadzi budowy lub innego rodzaju stałe prace. Oznacza to, że stałym miejscem pracy takiego pracownika w rozumieniu art. 775 § 1 k.p. jest miejsce, w którym pracownik przez dłuższy czas systematycznie świadczy pracę.

Określenie stałego miejsca świadczenia pracy ściśle wiąże się z czasem pracy. Kodeks pracy wskazuje nie tylko normy czasu pracy, ale również konieczność zapewnienia dobowego i tygodniowego okresu wypoczynku pracownika, a w przypadku zbyt dużego obszaru nie byłoby to możliwe.

Godziny w podróży

Ustalenie czasu pracy w zakresie odbywanych przez pracowników podróży służbowych stwarza wiele problemów. Kontrowersje budzi głównie pytanie, czy czas poświęcony na dojazd do celu i powrót jest czasem pracy.

Wątpliwości te rozstrzygnął SN w wyroku z 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/2004), stwierdzając, że: „czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 k.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku".

Skoro więc do czasu pracy nie wlicza się całego okresu podróży, a pracownik nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy w rozumieniu art. 128 § 1 k.p., to nie należy mu się dodatkowe wynagrodzenie, a tylko wynagrodzenie za ten czas podróży, który pokrywa się z jego rozkładem czasu pracy.

Przykład

Zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownik pracuje w godzinach 8–16. Dojazd do celu podróży zajmuje sześć godzin (do godz. 14), następnie przez dwie godziny pracownik wykonuje zadanie, czyli świadczy pracę. W godzinach 16–22 odbywa podróż powrotną. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie za osiem godzin (od 8 do 16). Za czas podróży powrotnej dodatkowe wynagrodzenie nie przysługuje, a więc nie należy się też dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.Gdyby jednak pracownik podróżował do 16, następnie wykonywał zadanie, to otrzymałby wynagrodzenie za czas podróży i za dwie godziny świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych zgodnie z art. 1511 k.p. Za czas podróży powrotnej wynagrodzenie nie przysługuje.

11 godzin na odpoczynek

Z czasem pracy ściśle związane jest prawo pracownika do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego dobowego odpoczynku. Jeśli podwładny kończy podróż o 22, a normalnie o 8 następnego dnia rozpoczyna dzień pracy, to brakuje godziny odpoczynku. Pracodawca ma wówczas obowiązek udzielić mu równoważnego okresu odpoczynku, a jeśli to niemożliwe, zapłacić odpowiedni ekwiwalent pieniężny jak w przypadku pracy w godzinach nadliczbowych.

Czas trwania wyjazdu

Nie ma przepisu regulującego długość podróży służbowej, ale są takie, na których można się oprzeć, rozstrzygając tę kwestię. Należy zacząć od umowy o pracę. Art. 29 § 1 k.p. stanowi, że określa ona strony, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania. Zmiana warunków umowy wymaga formy pisemnej. Przy zmianie na niekorzyść co do zasady trzeba stosować wypowiedzenie zmieniające. Ale nie zawsze tak jest. Art. 42 § 4 k.p. stanowi bowiem, że nie jest ono wymagane w razie powierzenia pracownikowi w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom zatrudnionego. Mimo że ten przepis nie mówi o podróży służbowej, przyjmuje się na jego podstawie, że delegacja nie może trwać dłużej niż trzy miesiące. Należy się tu jednak kierować zdrowym rozsądkiem, uwzględniać faktyczne potrzeby pracodawcy i pamiętać o incydentalnym charakterze takiego wyjazdu.

Diety i zwrot kosztów

Za wykonanie zadania poza stałym miejscem pracy przysługują pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z taką podróżą. Zagadnienie to reguluje obecnie rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167). Ma ono zastosowanie zarówno do podróży krajowych, jak i zagranicznych, określa wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku wyjazdu poza granicami kraju walutę, w jakiej przysługuje dieta i limit wydatków na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Pracodawca ma obowiązek pokryć te koszty.

To rozporządzenie ma zastosowanie nie tylko do podmiotów sfery budżetowej, ale też do pracodawców prywatnych, chyba że ustalili własne zasady w przepisach wewnętrznych.

Bez podatku...

Dieta i inne należności z tytułu podróży służbowej w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są przychodami ze stosunku pracy. Jednak z uwagi na to, że delegacja jest rodzajem niedogodności, a należności określone w przywołanym rozporządzeniu mają ją zrekompensować, w art. 21 ust. 1 pkt 16 updof ustawodawca zwalnia je od podatku, choć pod pewnymi warunkami. Wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych przepisach – chodzi tu o przywołane rozporządzenie. Zatem podatek nie należy się od należności, jakie z tytułu takiego wyjazdu otrzymałby pracownik budżetówki.

...i bez składek

Generalną zasadą jest, że podstawę składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu updof. Jednak należy zwrócić uwagę na § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (zwanego rozporządzeniem składkowym). Zgodnie z nim należności z tytułu podróży służbowej pracownika nie stanowią podstawy wymiaru składek do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie należności z tytułu podróży służbowych. Jeśli pracodawca ustalił w przepisach wewnątrzzakładowych wyższe diety niż określone w tym rozporządzeniu, to nadwyżka będzie podlegała oskładkowaniu.

Wyjątek wobec kierowców

Określenie terenu całego kraju jako miejsca pracy dopuszcza się w przypadku zawodu kierowcy, rozumianego wąsko jako pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy. Stosuje się tu ustawę z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879 ze zm.). W art. 2 pkt 7 stanowi ona, że podróż służbowa kierowcy to każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub wyjazdu poza tę miejscowość, miejscowości, filie, oddziały w celu wykonania przewozu drogowego. A więc w przypadku kierowcy każdy wyjazd poza miejscowość, w której mieści się zakład pracy, jest traktowany jako delegacja.

Warto przy tym pamiętać o przywołanej uchwale składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08), zgodnie z którą kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie obszarze jako miejscu świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 k.p.

Zdaniem autorki

Beata Spychała, samodzielna księgowa ds. kadr i płac, koordynator projektów w PKF Consult

W świetle przywołanego orzecznictwa wydawałoby się, że jako miejsce świadczenia pracy wolno wskazać każdy obszar, jeśli można go określić np. granicami administracyjnymi. Jednak SN w wyroku z 9 lutego 2010 r. (I PK 157/09) jednoznacznie zanegował dopuszczalność określenia miejsca pracy jako obszar całego kraju, a co za tym idzie, i innego większego obszaru, np. kontynentu. Wskazał, że jest to sprzeczne z podstawowymi zasadami prawa pracy, gdyż zbyt obszerne określenie miejsca pracy w postaci terytorium całego kraju faktycznie pozbawia pracownika wskazania miejsca świadczenia pracy. Może ono naruszać przepisy o czasie pracy, wynagrodzeniu i wypoczynku oraz o zwrocie kosztów podróży służbowych, przerzucając je na pracownika.