Od stycznia 2016 r. zmieniły się zasady prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy czy prowadzenia akt osobowych pracownika. Na czym one polegają? – pyta czytelnik.
2 stycznia 2016 r. weszła w życie kolejna nowelizacja rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Tego dnia zaczęła obowiązywać zmieniona wersja § 6 ust. 2 pkt 2 lit. h, który otrzymał takie brzmienie: „Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują: w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach, urlopu macierzyńskiego urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego".
Wszedł także w życie dodany w przywołanym przepisie § 6 ust. 2 pkt 2, zapis lit. h (b). Jego zmienione brzmienie zobowiązuje do trzymania w teczce personalnej podwładnego również „dokumentów związanych z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego".
Zmienił się też pomocniczy wzór umowy o pracę określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia. Zniknął bowiem zapis, że umowę zawarto „na czas wykonania określonej pracy". Pojawił się za to pkt 3, w którym pracodawca powinien wyjaśnić przyczyny zawarcia terminowej umowy o pracę w celu:
- zastępstwa pracownika w okresie jego usprawiedliwionej absencji w firmie,
- realizacji pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym albo
- przez okres kadencji,
- jak również leżące po jego stronie obiektywne przesłanki przemawiające za nawiązaniem umowy na czas określony.
Ma to służyć weryfikacji, czy zawarcie w konkretnym przypadku terminowej umowy o pracę zmierza do zaspokojenia rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności towarzyszących jej podpisaniu >patrz nowy wzór umowy o pracę. Zmieniona wersja załącznika zacznie obowiązywać dopiero 22 lutego 2016 r., ale pracodawcy nie muszą jej bezwzględnie stosować.
Uwaga! Jeżeli pracodawca nie zawiadomi właściwego okręgowego inspektora pracy w formie pisemnej lub elektronicznej o zawarciu terminowej umowy o pracę, o której mowa w art. 251 § 4 pkt 4 k.p. ze wskazaniem leżących po jego stronie obiektywnych przyczyn nawiązania tego angażu, w terminie pięciu dni od jego zawarcia, naraża się na grzywnę od 1 tys. zł do 30 tys. zł.
Pozostała treść rozporządzenia pozostaje bez zmian.
—Anna Borysewicz, adwokat
podstawa prawna: rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 10 listopada 2015 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU z 2015 r., poz. 2005)
