Kontrola w firmie: wizyta inspektora pracy możliwa każdego dnia

Nie ma znaczenia wielkość przedsiębiorstwa, forma prowadzenia działalności czy jej profil. Zasady są takie same dla wszystkich przedsiębiorców/pracodawców.

Do kontroli PIP nie stosują się ograniczenia czasu trwania kontroli oraz zakazu równoczesnej kontroli u przedsiębiorcy wynikających z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Jakie przepisy

Problematykę kontroli prowadzonej przez PIP regulują:

- ustawa z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 640 ze zm., dalej ustawa o PIP),

- ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 584 ze zm., dalej usdg) oraz

- konwencja Międzynarodowej Organizacji Pracy nr 81 dotycząca inspekcji pracy w przemyśle i handlu (DzU z 1997 r. nr 72, poz. 450, dalej konwencja MOP).

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej (dotycząca wszystkich rodzajów kontroli, w tym prowadzonej przez PIP) ogranicza czas trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym (art. 83 ust. 1 usdg). Wprowadza także zasadę, że nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy (art. 82 ust. 1 usdg).

Ile to potrwa

Zgodnie z art. 83 ust. 1 usdg czas trwania wszystkich kontroli organu u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

- u mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,

- u małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,

- u średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych,

- u pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Definicje mikroprzedsiębiorcy, małego i średniego przedsiębiorcy zawierają art. 104–106 usdg >patrz ramka. Czas trwania kontroli zależy więc od wielości przedsiębiorcy – im jest większy, tym badanie może trwać dłużej. Należy tutaj podkreślić, że limit czasu trwania kontroli dotyczy jednak nie ich liczby, ale ilości dni w ciągu roku kalendarzowego.

Z wyłączeniami

Zarówno wobec czasu trwania kontroli, jak i zakazu równoczesnego ich prowadzenia usdg wprowadza wiele wyłączeń. Zawierają je odpowiednio art. 83 ust. 2 i art. 82 ust. 1 usdg. Są one takie same w obu przypadkach.

Przy kontrolach prowadzonych przez PIP najbardziej istotny jest przepis, że ograniczenia czasu trwania kontroli, jak i zakazu równoczesnych kontroli nie dotyczą sytuacji, gdy ratyfikowane umowy stanowią inaczej. Dla inspekcji pracy obowiązuje konwencja MOP nr 81, którą Polska ratyfikowała w 1995 r. Stosuje się ją w polskim porządku prawnym i zgodnie z art. 91 ust. 3 Konstytucji Polski ma ona pierwszeństwo przed ustawą krajową w razie postanowień o charakterze kolizyjnym.

Dwa stanowiska

Zakres zastosowania konwencji w Polsce to jednak temat sporny. Według jednego poglądu konwencja MOP nr 81 obejmuje jedynie system inspekcji pracy w zakładach przemysłowych i handlowych. Natomiast według drugiego poglądu konwencję tę stosuje się do wszystkich podmiotów objętych kontrolą PIP, a więc do tych, wobec których PIP ma uprawnienia zgodnie z ustawą o PIP >patrz ramka z wypowiedzią.

W myśl art. 16 konwencji przedsiębiorstwa będą kontrolowane tak często i tak starannie, jak to jest konieczne, aby zapewnić skuteczne stosowanie odpowiednich przepisów. Przyjęcie, że konwencja odnosi się w Polsce do wszystkich przedsiębiorców/pracodawców, oznacza, iż mogą być oni badani bez ograniczeń czasowych (wynikających z art. 83 ust. 1 usdg) i równocześnie z kontrolami innych organów, np. ZUS czy urzędu skarbowego.

Zgodne urzędy...

Konwencja MOP nr 81 w Polsce odnosi się do wszystkich przedsiębiorców/pracodawców objętych zakresem działania PIP bez względu na charakter ich działalności. Stanowisko takie mają także Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, Rada Ministrów oraz Naczelny Sąd Administracyjny.

Zdaniem Rady Ministrów (wyrażanym wielokrotnie, a ostatnio w stanowisku z 6 marca 2015 r. do poselskiego projektu ustawy o zmianie ustawy o swobodzie gospodarczej – druk nr 3002) w obecnym stanie prawnym PIP korzysta z wyłączeń obowiązków określonych w art. 79, 80, 82 oraz 83 usdg na podstawie ratyfikowanej konwencji MOP nr 81. Natomiast co do zakresu podmiotowego, do którego odnoszą się wyłączenia kontroli PIP, to zdaniem RM dotyczą one wszystkich sektorów działalności gospodarczej. W Polsce przyjęto bowiem powszechne stosowanie kontroli i nadzoru inspekcji pracy u wszystkich pracodawców.

...i sądy

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 26 lutego 2015 r. (II GSK 10/14) stwierdził, że odstępstwa od stosowania niektórych postanowień ustawy o swobodzie działalności gospodarczej muszą dotyczyć jednakowo wszystkich podmiotów objętych kontrolą PIP, w stosunku do których sprawowana jest inspekcja pracy i tym samym znajduje zastosowanie konwencja MOP. Szerszą argumentację przedstawił Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w wyroku z 14 sierpnia 2013 r. (II SA/Sz 273/13) w związku z którego zaskarżeniem został wydany powyższy wyrok NSA. WSA w Szczecinie stwierdził, że z art. 2 ust. 1, art. 12 ust. 1a konwencji MOP wynika, iż jej zakres przedmiotowy może być stosowany przez państwo członkowskie MOP w różnej strukturze. Sama konwencja wymaga przede wszystkim, aby istniał system inspekcji pracy w zakładach przemysłowych i handlowych, pozostawiając członkowi MOP decyzję o szerszym zakresie podmiotowym stosowania systemu inspekcji pracy.

Nie bez znaczenia dla analizowanego zagadnienia jest to, że Polska od uchwalenia konwencji obejmowała wszystkie zakłady pracy systemem inspekcji pracy, a zatem taki stan faktyczny i prawny istniał także w dacie jej ratyfikacji. W konsekwencji, skoro w warunkach krajowych przyjęto konwencję MOP jako stosowaną do wszystkich pracodawców, ratyfikowanie przez Polskę protokołu do tej konwencji podpisanego 22 czerwca 1995 r., rozciągającego jej stosowanie na pracodawców zajmujących się działalnością pozahandlową, było zbędne.

Władza rozstrzyga

Ponadto zgodnie z art. 26 tej konwencji w każdym przypadku, w którym nie jest pewne, czy jej postanowienia odnoszą się do jakiegoś zakładu, jego części lub miejsca pracy, powinna to rozstrzygnąć właściwa władza. Polski ustawodawca zrobił to w ten właśnie sposób, że zakresem działania inspekcji pracy objął wszystkich pracodawców, przesądzając tym samym, że wszystkie postanowienia konwencji MOP będą stosowane do tych wszystkich podmiotów, które podlegają polskiemu systemowi inspekcji pracy.

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej w rozdziale 5 („Kontrola działalności gospodarczej przedsiębiorcy") przewiduje odstępstwa od zasady zapowiedzi zamiaru przeprowadzenia kontroli oraz ograniczenia liczby i czasu trwania kontroli przedsiębiorcy dotyczące ratyfikowanych przez Polskę umów międzynarodowych, a zatem również konwencji MOP nr 81. Odstępstwa od stosowania niektórych przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej muszą więc dotyczyć jednakowo wszystkich podmiotów objętych kontrolą PIP, wobec których sprawowana jest inspekcja pracy i tym samym stosuje się konwencję MOP nr 81.

Zdaniem autorki

Agata Jeleszuk, radca prawny Kancelaria Nowakowski i Wspólnicy spółka komandytowa

Przyjęcie, że konwencja MOP nr 81 odnosi się tylko do zakładów przemysłowych i handlowych, oznacza, iż w zależności od podmiotu kontrolowanego (tj. czy jest zakładem przemysłowym lub handlowym) albo będą go obowiązywać ograniczenia czasu trwania kontroli wynikające z art. 83 ust. 1 usdg (jeśli nie jest zakładem przemysłowym lub handlowym), albo kontrole będą mogły być prowadzone bez ograniczenia (jeśli jest zakładem przemysłowym lub handlowym).

Pogląd o ograniczonym stosowaniu konwencji MOP tylko do przemysłu i handlu (korzystniejszy dla pracodawców) prezentuje głównie sama inspekcja pracy, chociaż coraz rzadziej. Natomiast dominuje pogląd – i za nim należy się opowiedzieć – że konwencja w Polsce odnosi się do wszystkich przedsiębiorców/pracodawców objętych zakresem działania PIP bez względu na charakter ich działalności. Opowiadają się za tym m.in. resort pracy, Rada Ministrów oraz sądy.

Ważne definicje

Mikroprzedsiębiorca to przedsiębiorca, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

- zatrudniał średniorocznie mniej niż dziesięciu pracowników oraz

- osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Mały przedsiębiorca to taki, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:

- zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz

- osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro.