Spółkę z o.o. może utworzyć jedna albo więcej osób, z tym że jednoosobowej spółki z o.o. nie może zawiązać inna jednoosobowa spółka z o.o. Kapitał zakładowy spółki powinien wynosić co najmniej 5000 zł, a wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 zł. W umowie spółki rozstrzyga się, czy wspólnik może mieć tylko jeden, czy więcej udziałów. Jeżeli może mieć więcej niż jeden udział, wszystkie udziały w kapitale zakładowym muszą być równe i są niepodzielne.

Spółka jest reprezentowana przez zarząd, do którego można powołać wspólników lub osoby spoza ich grona. W spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa 500.000 zł, a wspólników jest więcej niż 25, musi być ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna.

Krok 1.

Ustal dane dotyczące spółki

Zawarcie umowy spółki powoduje powstanie spółki z o.o. w organizacji. Spółka w organizacji jest reprezentowana przez zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników. Z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) spółka w organizacji staje się spółką z o.o. i uzyskuje osobowość prawną.

W art. 157 k.s.h. przewidziano, że umowa spółki z o.o. powinna określać:

- firmę i siedzibę spółki oraz przedmiot jej działalności,

- wysokość kapitału zakładowego,

- czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,

- liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników oraz

- czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Zasadą jest, że umowa spółki z o.o. powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. W art. 157

1

k.s.h. przewidziano jednak, że umowa spółki z o.o. może być zawarta także przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnianego w systemie teleinformatycznym. Służy do tego system eMS (https://ems.ms.gov.pl), który umożliwia rejestrację spółki bez podpisywania umowy u notariusza. Wzorzec umowy spółki z o.o. udostępniany w systemie teleinformatycznym jest określony w rozporządzeniu ministra sprawiedliwości z 22 grudnia 2011 r. Natomiast tryb zakładania konta w tym systemie, sposób korzystania z sytemu i podejmowania w nim czynności reguluje rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 29 grudnia 2011 r.

Skorzystanie z urzędowego wzorca umowy przyśpiesza proces rejestracji spółki.

Trzeba jednak pamiętać, że przy zawieraniu umowy spółki w tym trybie wspólnicy nie mogą ingerować w treść wzorca. Mogą wybrać tylko te warianty postanowień umowy, które są przewidziane we wzorcu. Należy także zwrócić uwagę, że w przypadku spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, na pokrycie kapitału zakładowego można wnieść tylko wkłady pieniężne. Pokrycie kapitału zakładowego powinno nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od dnia jej wpisu do rejestru (art. 158 § 1

1

k.s.h.). Dopiero późniejsze podwyższenie kapitału zakładowego takiej spółki może być pokryte wkładami pieniężnymi lub niepieniężnymi.

Przykład

Osoby zamierzające założyć spółkę z o.o. chcą, aby zarząd tej spółki składał się z trzech osób oraz aby oświadczenia woli w imieniu spółki składały łącznie wszystkie te trzy osoby. W takim przypadku założyciele spółki nie mogą skorzystać ze wzorca umowy w systemie teleinformatycznym. W tym wzorcu przewidziano bowiem, że zarząd składa się z jednego lub więcej członków powoływanych i odwoływanych uchwałą wspólników (nie muszą to być 3 osoby). We wzorcu przewidziano także tylko 2 warianty dotyczące składania przez zarząd oświadczeń woli w imieniu spółki, a mianowicie:

- wariant A – stanowiący, że w przypadku zarządu jednoosobowego oświadczenia w imieniu spółki składa członek zarządu, a w przypadku zarządu składającego się z 2 lub większej liczby osób do składania oświadczeń w imieniu spółki jest wymagane współdziałanie 2 członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem oraz

- wariant B – stanowiący, że do składania oświadczeń w imieniu spółki jest upoważniony samodzielnie każdy z członków zarządu.

Krok 2.

Przeprowadź rejestrację w systemie eMS

W celu elektronicznej rejestracji spółki z o.o. konieczne jest założenie i aktywowanie indywidualnego konta.

Takie konto zakłada się po:

- podaniu imienia oraz nazwiska, PESEL, jeżeli dana osoba jest obowiązana do jego posiadania, miejsca urodzenia, identyfikatora dokumentu tożsamości (seria, numer, kod lub inne cechy pozwalające na jednoznaczną identyfikację dokumentu), nazwy tego dokumentu, organu, który go wydał, ze wskazaniem siedziby i państwa, adresu poczty elektronicznej oraz adresu do korespondencji,

- wskazaniu przez użytkownika hasła (hasło powinno zawierać minimum 8 znaków, wielkie i małe litery oraz cyfry),

- dokonaniu weryfikacji zgodności imienia i nazwiska oraz PESEL danej osoby z danymi zawartymi w zbiorze PESEL.

Konto jest udostępniane użytkownikowi po uwierzytelnieniu. Następuje ono za pomocą podpisu elektronicznego lub bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu (uwierzytelnienie może nastąpić także przy wykorzystaniu profilu zaufanego ePUAP). Podpis elektroniczny jest składany przez podanie nazwy użytkownika i hasła.

Wszystkie osoby podpisujące (wspólnicy i osoby reprezentujące) muszą posiadać aktywne konto w systemie eMS. Wszystkie osoby podpisujące w chwili składania wniosku w systemie eMS muszą także znajdować się przy tym samym komputerze w celu elektronicznego podpisania tego wniosku.

Po zarejestrowaniu się w systemie eMS wymagane jest wprowadzenie danych do formularza wniosku oraz wygenerowanie i podpisanie dokumentów rejestracyjnych spółki podpisem elektronicznym. W systemie ujęte są formularze: umowy spółki, listy wspólników i oświadczenia członków zarządu o wniesieniu wkładów na pokrycie kapitału zakładowego (jeżeli takie wkłady nie zostały wniesione, trzeba wnieść je w ciągu 7 dni od dnia wpisania spółki do rejestru).

Jeżeli wniosek o wpis spółki do rejestru ma zostać złożony przez pełnomocnika, wypełnia on w systemie oświadczenie wskazujące na fakt udzielenia mu pełnomocnictwa przez spółkę, osoby działające w jej imieniu, datę udzielenia pełnomocnictwa i jego zakres. Oświadczenie pełnomocnika podlega dołączeniu do wniosku.

Ostatnim etapem procesu rejestracji spółki ramach systemu eMS jest opłacenie wniosku w systemie eCard. Należy uiścić kwotę 600 zł, obejmującą 500 zł opłaty sądowej i 100 zł opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Dodatkowo pobierana jest prowizja w wysokości 14,40 zł. Wniosek o wpis spółki do rejestru, złożony drogą elektroniczną i nieopłacony, nie wywołuje skutków, jakie przepisy wiąże z wniesieniem pisma do sądu.

Krok 3.

Przekaż brakujące dokumenty sądowi rejestrowemu

Opłacony wniosek o wpis spółki do KRS jest przesyłany do właściwego terytorialnie sądu rejestrowego. W art. 20a ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: ustawa o KRS) zastrzeżono, że sąd ma obowiązek rozpoznać taki wniosek w terminie jednego dnia od daty jego wpływu. W przypadku, gdy rozpoznanie wniosku wymaga wezwania do usunięcia przeszkody do dokonania wpisu, wniosek powinien być rozpoznany w terminie 7 dni od usunięcia przeszkody przez wnioskodawcę. Jeżeli rozpoznanie wniosku wymaga wysłuchania uczestników postępowania albo przeprowadzenia rozprawy, wniosek trzeba rozpoznać nie później niż w terminie miesiąca.

Warto zwrócić uwagę, że system nie tworzy dokumentu z adresami członków zarządu spółki - mimo, że są one wymagane zgodnie z art. 166 § 1 pkt 5 k.s.h. Sąd wezwie więc do złożenia tego dokumentu, jeżeli wnioskodawca nie zrobił tego wcześniej. W terminie 7 dni od dnia wpisania spółki do rejestru trzeba także przedstawić w sądzie wzory podpisów członków zarządu uwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu (art. 19a ust. 2a ustawy o KRS).

Wniosek o przyjęcie takiego dokumentu do akt nie podlega opłacie sądowej. W sytuacji, gdy przed złożeniem wniosku nie pokryto kapitału zakładowego, trzeba również złożyć sądowi oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały w całości wniesione przez wszystkich wspólników. Złożenie takiego dokumentu podlega opłacie sądowej w kwocie 40 zł.

Krok 4.

Prześlij dodatkowe dane do urzędu skarbowego

Po zmianie przepisów, która weszła w życie 1 grudnia tego roku, przy składaniu wniosku o wpis do KRS nie trzeba dołączać do niego wniosków i zgłoszeń dla urzędu skarbowego, statystycznego i ZUS. Po rejestracji spółki w KRS sąd automatycznie przesyła jej podstawowe dane, wpisane do tego rejestru, do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP-KEP) oraz rejestru REGON. Za pośrednictwem CRP-KEP trafią one również do Centralnego Rejestru Płatników Składek prowadzonego przez ZUS.

Wpis w przedmiocie nadanych spółce NIP i REGON polega na ich automatycznym zamieszczeniu w KRS po przekazaniu z CRP-KEP i rejestru REGON. Takie wpisy nie podlegają opłacie sądowej i ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W art. 19b ustawy o KRS zastrzeżono, że spółka z o.o. w organizacji we wniosku o wpis do KRS powinna zamieścić informację, że nie wystąpiła o uzyskanie NIP lub REGON, chyba że zgłasza je do rejestru.

Spółka powinna także pamiętać o przekazaniu swoich danych uzupełniających, czyli takich, które nie są wpisywane do KRS, na formularzu NIP-8 do właściwego miejscowo urzędu skarbowego. Urząd skarbowy przekaże je do urzędu statystycznego i do ZUS. Na formularzu NIP-8 trzeba będzie podać m.in.: skróconą nazwę płatnika składek, datę powstania obowiązku opłacania składek i wykaz rachunków bankowych. Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS (http://www.zus.pl) warunkiem utworzenia przez ZUS konta dla spółki jako płatnika składek będzie poprawne i dokładne wypełnienie wniosku w KRS w zakresie danych podstawowych oraz zgłoszenie w urzędzie skarbowym, w terminie 7 dni od daty rejestracji w KRS, wypełnionego druku NIP-8.

Zawarcie umowy spółki z o.o. podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych. Od podstawy opodatkowania, którą stanowi wartość kapitału zakładowego, odlicza się opłaty związane z wpisem spółki do rejestru przedsiębiorców oraz ogłoszeniem o wpisie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (600 zł). Stawka podatku wynosi 0,5 proc. Obowiązek podatkowy ciąży na spółce z o.o., która w terminie 14 dni powinna złożyć, bez wezwania, w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na adres jej siedziby deklarację na druku PCC-3 i obliczyć podatek od czynności cywilnoprawnych.

podstawa prawna: art. 11–21, art. 151–300 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1030 ze zm.)

Ważne przepisy

- art. 19a ust. 2a, art. 19b, art. 20 ust. 1a-1e, art. 20a ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jedn. DzU z 2013 r. poz. 1203 ze zm.),

- art. 1, art. 3-7 ustawy z 26 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz o zmianie niektórych innych ustaw (DzU z 2014 r., poz. 1161),

- art. 1 ust. 1 pkt 1 lit. k, art. 4 pkt 9, art. 6 ust. 1 pkt 8 lit. a i ust. 9, art. 7 ust. 1 pkt 9, art. 10 ust. 1, art. 12 ust. 1 pkt 3 ustawy z 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 101, poz. 649 ze zm.),

- rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 22 grudnia 2011 r. w sprawie określenia wzorca umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnianego w systemie teleinformatycznym (DzU nr 199, poz. 1774),

- rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 29 grudnia 2011 r. w sprawie trybu zakładania konta w systemie teleinformatycznym, sposobu korzystania z systemu teleinformatycznego i podejmowania w nim czynności związanych z zawiązaniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy oraz wymagań dotyczących podpisu elektronicznego (DzU nr 297, poz. 1762).