Posiadanie dokumentu, z którego wynika, że podwładny nie może stawić się w pracy, nie wystarcza do tego, aby uznać, że jego nieobecność będzie usprawiedliwiona. Pracownik powinien poinformować pracodawcę, że nie ma możliwości świadczyć pracy, a wiadomość tę przekazuje przełożonemu niezwłocznie. Szef ma zatem prawo jak najszybciej dowiedzieć się o powodach absencji i przewidywanym okresie jej trwania.
Zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281, dalej: rozporządzenie) pracownik powinien skontaktować się w tej sprawie z pracodawcą w terminie nie dłuższym niż drugi dzień nieobecności. Uchybienie temu terminowi usprawiedliwiają tylko szczególne okoliczności. Może to być obłożna choroba połączona z tym, że w mieszkaniu nie ma innych domowników, lub inne zdarzenie losowe. W tej sytuacji podwładny powiadamia pracodawcę niezwłocznie po ustaniu przeszkody uniemożliwiającej dokonanie tego w terminie.