Ile sekretów w arbitrażu

Poufność jest postrzegana jako nieodłączna cecha arbitrażu handlowego. Przedstawiana jest jako zaleta sądownictwa polubownego, która odróżnia je od jawnego – co do zasady – postępowania przed sądem powszechnym. W szczególności przedsiębiorcy zwracają uwagę na ten aspekt arbitrażu, który pozwala im na prowadzenie sporów z dala od ciekawskich spojrzeń dziennikarzy, oraz konkurencji czyhającej na ujawnienie w trakcie postępowania sekretów handlowych stron.

Waga woli stron

Warto jednak podkreślić, że w prawie polskim brak jest normatywnej podstawy obowiązku poufności w arbitrażu, gdyż zagadnienie to nie zostało uregulowane ustawowo. Zatem źródłem poufności arbitrażu w Polsce może być wyłącznie wola stron. Strony mogą albo wprost zawrzeć ?w umowie postanowienie ?o objęciu postępowania arbitrażowego poufnością, albo zdać się na postanowienia dotyczące poufności postępowania zawarte w wybranym przez nie regulaminie arbitrażowym. Dlatego też w celu określenia zakresu poufności, konieczne jest każdorazowe badanie w tym zakresie treści umowy stron i właściwego regulaminu postępowania.

Poufność w arbitrażu handlowym można zdefiniować jako obowiązek zachowania ?w tajemnicy okoliczności dotyczących postępowania arbitrażowego. Poufność wynika ?z zaciągniętego przez określone podmioty (strony, arbitrów) zobowiązania, że powstrzymają się od ujawniania osobom trzecim informacji dotyczących postępowania.

Prywatny charakter

Obok poufności arbitrażu często podkreślany bywa jego prywatny charakter. Prywatność oznacza, że jedynie strony, arbitrzy i osoby przez nich wezwane mogą uczestniczyć w posiedzeniach sądu polubownego, co wyłącza uczestnictwo osób trzecich. Podnosi się, że arbitraż nie jest widowiskiem sportowym: publiczność nie jest konieczna, a wręcz jest niepożądana.

Poufność i prywatność bywają określane jako dwie strony tej samej monety. Jednak o ile prywatność w arbitrażu handlowym może istnieć bez obowiązku zachowania poufności, to nie może być mowy o poufności, gdy nie obowiązuje zasada prywatności.

Kto jest zobowiązany

Określając podmioty zobowiązane do zachowania poufności, warto zacząć od samych stron postępowania. Zwraca uwagę, że regulaminy sądów polubownych nie zawsze wymieniają je wśród podmiotów zobowiązanych do zachowania poufności. Świadczy to ?z jednej strony o poszanowaniu autonomii woli stron ?i umożliwieniu im dowolnego ukształtowaniu obowiązku poufności we wzajemnych relacjach. Z drugiej, nakłada to na strony obowiązek sformułowania z wyprzedzeniem zasad, jakie będą obowiązywały w odniesieniu do zachowania poufności ewentualnego postępowania arbitrażowego.

W przypadku arbitrów obowiązek zachowania poufności wynika często z regulaminu sądu arbitrażowego. Szczególnym źródłem obowiązku poufności może być kodeks etyki danego sądu polubownego, do przestrzegania którego zobowiązani są arbitrzy. Obowiązek poufności może wynikać dla arbitrów także z receptum arbitrii, czyli umowy podpisywanej ?z arbitrem przez strony lub przez instytucję arbitrażową.

Pracownicy sądu polubownego (np. sekretarze, protokolanci) są zazwyczaj zobowiązani do zachowania w poufności informacji, o których dowiedzieli się z racji pełnionej funkcji. Zobowiązanie takie wynika dla nich bądź z regulaminu postępowania przed sądem arbitrażowym, bądź ?z wewnętrznego regulaminu funkcjonowania danej instytucji. Stosowny przepis może być także zawarty w umowie ?o pracę.

Warto pamiętać, że w postępowaniu arbitrażowym nierzadko biorą udział także inne osoby – świadkowie, biegli, tłumacze. Co do zasady osób tych nie obowiązują reguły dotyczące poufności ustalone między stronami. Warto zatem rozważyć zawarcie z tymi podmiotami stosownej umowy o zachowanie poufności.

Podobnie jak w przypadku zakresu podmiotowego, tak ?i zakres przedmiotowy obowiązku poufności w arbitrażu zależy od porozumienia zawartego w tym zakresie przez strony. Możliwe jest objęcie całego postępowania obowiązkiem zachowania poufności lub zawężenie obowiązku do poszczególnych zagadnień.

Kwestie, które należy przeanalizować, chcąc określić granice poufności, to: fakt wszczęcia i istnienia postępowania arbitrażowego, tożsamość stron i arbitrów, przedmiot i wartość sporu, stanowiska stron i treść pism procesowych, dowody z dokumentów, zeznania świadków, opinie biegłych, protokoły posiedzeń, przebieg narady ?i głosowania nad wyrokiem oraz sam wyrok.

Są wyjątki

Nawet gdy strony uzgodniły, że postępowanie będzie poufne, to jest wiele sytuacji, ?w których ujawnienie określonych okoliczności dotyczących postępowania będzie możliwe, a nawet – konieczne, w szczególności ze względu na przepisy obowiązującego prawa.

Wskazać należy choćby obowiązki informacyjne spółek publicznych zobligowanych do ujawnienia faktu wdania się w niektóre spory. Podobnie w przypadku postępowań przed sądem powszechnym: incydentalnych (np. o zabezpieczenie, wyłączenie arbitra) lub postarbitrażowych (o uznanie lub stwierdzenie wykonalności wyroku sądu polubownego lub jego uchylenie), niezbędne będzie przedstawienie przebiegu postępowania lub wyroku sądu polubownego. Pewnym remedium może ?w takim przypadku być wniesienie o rozpatrzenie sprawy przez sąd przy drzwiach zamkniętych.

Jakie sankcje

Co do zasady, osoba naruszająca ciążący na niej obowiązek zachowania poufności ponosi odpowiedzialność tytułem niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania (art. 471 k.p.c.). Będzie to jednak wymagało od strony dochodzącej swoich praw udowodnienia ogólnych przesłanek odpowiedzialności, tj. naruszenia przez drugą stronę zobowiązania umownego, poniesienia szkody w określonej wysokości oraz związku przyczynowego między nimi, co niejednokrotnie może być utrudnione.

Dlatego warto rozważyć zastrzeżenie kary umownej na wypadek naruszenia obowiązku poufności. W przypadku kary umownej, czyli zryczałtowanego odszkodowania, nie jest konieczne wykazywanie szkody i związku przyczynowego, co znacznie ułatwia jej dochodzenie.

Należy pamiętać, że jeżeli ujawnione informacje można zakwalifikować jako tajemnicę przedsiębiorstwa, to w grę wchodzi także odpowiedzialność deliktowa lub karna na podstawie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Zdaniem autorki:

Agnieszka ?Zarówna, aplikant adwokacki ?w departamencie postępowań sądowych, arbitrażu i mediacji FKA Furtek Komosa Aleksandrowicz sp.k.