Jak ustalić plan urlopów wypoczynkowych?

Często szefowie postrzegają ten dokument jako kolejny element biurokracji w prawie pracy i rezygnują z niego. Kodeks pracy zezwala na to pod pewnymi warunkami. Nie zawsze jednak takie uelastycznienie jest korzystne.

WARIANT 1 Planowanie wypoczynku

Plan urlopów to dokument, zgodnie z którym powinny być udzielane urlopy zarówno aktualne (oprócz dni na żądanie), jak i zaległe (art. 163 § 1 k.p.). Zawiera terminy wybrania wakacji przez pracowników. Ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski podwładnych i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, najczęściej na rok (można na krócej, np. na kwartał). Sporządza się go przed rozpoczęciem lub na początku roku. Późniejsze ustalenie planu nie może prowadzić do odmowy udzielenia etatowcowi urlopu od początku roku kalendarzowego. W trakcie roku można go uzupełniać np. o osoby nowo przyjęte bądź powracające po dłuższej nieobecności albo korygować.

Przy tworzeniu takiego grafiku szef jedynie „bierze pod uwagę" wnioski pracowników. Nie są one dla niego wiążące, ale może się do nich przychylić. Od tej zasady są dwa wyjątki. Po pierwsze szef jest związany wnioskiem pracownicy/pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim/ojcowskim (art. 163 § 3 k.p.). Po drugie pracownikowi młodocianemu uczęszczającemu do szkoły trzeba udzielić urlopu podczas ferii, bez składnia przez niego wniosku (art. 205 § 3 k.p.).

Nie ma wymogu konsultacji planu urlopów z zakładową /międzyzakładową organizacją związkową. Ich zgoda jest natomiast konieczna, gdy pracodawca zamierza zrezygnować z planu urlopów (art. 163 § 11 k.p.). Jeżeli nie działają one w zakładzie, szef sam decyduje o rezygnacji ze sporządzania planu wakacji.

Jeżeli pracownik rozpoczyna urlop w terminie przewidzianym w planie lub ustalonym z pracodawcą, nie musi uprzedzać go o tym zamiarze ani składać dodatkowych wniosków czy podania o wolne. Szef, który uważa, że praca etatowca w danym okresie jest niezbędna, przesuwa jego urlop z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy. W praktyce często przepisy wewnątrzzakładowe (np. regulamin pracy) lub procedury firmowe przewidują wymóg wypełniania takich wniosków lub innych dokumentów, np. karty urlopowej, zawiadomienia na piśmie o starcie urlopu w określonym dniu i w określonym wymiarze. Te dokumenty mają charakter jedynie informacyjny i dowodowy. Potwierdzają wykorzystanie urlopu w planowanym czasie. Jeśli natomiast termin podany przez pracownika w takim piśmie jest inny niż wynika z grafiku, jest to jego prośba o zmianę planu i przesunięcie wakacji na inny czas. Taki wniosek etatowiec musi uzasadnić, a o jego uwzględnieniu decyduje szef.

WARIANT 2 Wakacje bez grafiku

Gdy firma rezygnuje z planu urlopów, pracodawca ustala termin wyjazdu po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 11 k.p.). Porozumienie oznacza zaś coś więcej niż tylko „branie pod uwagę" wniosku etatowca. Szef nie ma jednak obowiązku dostosować się do terminu urlopu wskazanego w piśmie. W praktyce może okazać się, że trudniej jest ustalić z pracownikiem termin urlopu wypoczynkowego nie tworząc planu urlopów, niż gdy się to robi. Niekiedy więc dla pracodawców bezpieczniej jest pozostać przy tworzeniu tego grafiku.

Tak jak przy ustalaniu planu, w dwóch tych samych sytuacjach pracodawca jest związany wnioskiem pracownika.

Gdy pracownik nie ustali z szefem dat wykorzystania urlopu, samo złożenie wniosku o jego udzielenie nie oznacza, że rozpocznie go we wskazanym we wniosku terminie. Przy braku planu urlopów wypoczynkowych samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika (wyrok SN z 13 maja 1998 r., I PKN 99/98). Jeżeli pracownik, bez zgody pracodawcy, rozpocznie urlop w terminie podanym we wniosku, nieobecność w pracy należy potraktować jako nieusprawiedliwioną. Szef ma wówczas prawo rozwiązać angaż bez wypowiedzenia z winy etatowca z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.). Może jednak wybrać łagodniejszą formę rozstania i wypowiedzieć umowę.

Zarówno pracodawca, jak i pracownik muszą przestrzegać ustalonych terminów wybrania wakacji. Wyjątkowo, na zasadach określonych w kodeksie pracy, terminy te można zmieniać, np. przesunąć datę startu urlopu czy odwołać z niego.

Wady

konieczność zaplanowania z góry rocznej dyspozycyjności załogi

wyjątkowo, na zasadach określonych w kodeksie, można zmieniać daty wykorzystania urlopu

termin tworzenia planu pokrywa się z innymi ustaleniami na kolejny rok, głównie z planowaniem budżetu i rozliczaniem mijającego roku

Zalety

element uporządkowania pracy w firmie

możliwość odrzucania wniosków załogi i udzielenia urlopu w terminie dogodnym dla pracodawcy

od ogłoszenia plan jest wiążący – nie trzeba zawiadamiać każdego pracownikach o terminach wakacji

Zalety

nie ma uciążliwości planowania z góry rocznej dyspozycyjności załogi

możliwość elastycznego dostosowania liczby etatowców do ilości pracy w firmie po porozumieniu z nimi

mniejsza częstotliwość korzystania z przesunięcia terminu rozpoczęcia urlopu czy odwołania z niego, co ogranicza koszty firmy

Wady

porozumienie z pracownikiem to warunek ustalenia terminu udzielenia urlopu

niewykluczona kumulacja wniosków w tym samym terminie, co sprzyja konfliktom w załodze

wcześniejsze zaplanowanie absencji pozwala lepiej rozłożyć pracę podwładnych