Opłacanie delegacji – według własnych, czy budżetowych zasad

Pracodawca, który nie należy do sfery budżetowej, ma daleko posuniętą swobodę w zakresie sposobu kalkulowania i wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych. Może ustalić własne zasady organizowania i rozliczania delegacji albo postępować zgodnie z uregulowaniami obowiązującymi w państwowych i samorządowych jednostkach.

Wariant 1. Jak w sferze publicznej

W budżetówce świadczenia za wyjazdy służbowe nalicza się na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167). Z jego przepisów korzysta również wiele prywatnych firm.

Przywołana ustawa weszła w życie 1 marca 2013 r. i zastąpiła dwa odrębne rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. traktujące o rozliczeniach delegacji w budżetówce:

- na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),

- poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Oprócz diet >patrz tabela, pracownikom odbywającym podróż służbową przysługuje zwrot kosztów:

- przejazdów (również własnym samochodem osobowym),

- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

- noclegów,

- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wady

- wypłata ściśle według przepisów może znacznie podnieść koszty wyjazdów służbowych

- konieczna jest dokładna znajomość przepisów i pilnowania, czy nie wprowadzono zmian

Korzyści

- korzystanie z gotowych rozwiązań doprecyzowanych w rozporządzeniu

Wariant 2. Wewnętrzne reguły

Prywatny pracodawca może opracować wewnętrzne zasady rozliczania delegacji we własnym zakresie. Jeżeli się o to nie pokusi, musi stosować reguły obowiązujące w budżetówce.

Decydując się na wprowadzenie własnych zasad rozliczeń delegacji, należy je uregulować:

- w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo

- w umowie o pracę – jeżeli firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy i nie ma obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania.

Obowiązuje tu jedno bardzo ważne ograniczenie. Otóż zakładowe uregulowania nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej – zarówno krajowej, jak i zagranicznej – na niższym poziomie niż dieta z tytułu delegacji na obszarze kraju przysługująca pracownikowi budżetówki (obecnie 30 zł).

Korzyści

- możliwość ograniczenia wysokości i zakresu należności za odbyte delegacje (duże oszczędności)