Pracodawca, który nie należy do sfery budżetowej, ma daleko posuniętą swobodę w zakresie sposobu kalkulowania i wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowych. Może ustalić własne zasady organizowania i rozliczania delegacji albo postępować zgodnie z uregulowaniami obowiązującymi w państwowych i samorządowych jednostkach.
Wariant 1. Jak w sferze publicznej
W budżetówce świadczenia za wyjazdy służbowe nalicza się na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167). Z jego przepisów korzysta również wiele prywatnych firm.
Przywołana ustawa weszła w życie 1 marca 2013 r. i zastąpiła dwa odrębne rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. traktujące o rozliczeniach delegacji w budżetówce:
- na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),
- poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Oprócz diet >patrz tabela, pracownikom odbywającym podróż służbową przysługuje zwrot kosztów:
- przejazdów (również własnym samochodem osobowym),
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- noclegów,
- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Wady
- wypłata ściśle według przepisów może znacznie podnieść koszty wyjazdów służbowych
- konieczna jest dokładna znajomość przepisów i pilnowania, czy nie wprowadzono zmian
Korzyści
- korzystanie z gotowych rozwiązań doprecyzowanych w rozporządzeniu
Wariant 2. Wewnętrzne reguły
Prywatny pracodawca może opracować wewnętrzne zasady rozliczania delegacji we własnym zakresie. Jeżeli się o to nie pokusi, musi stosować reguły obowiązujące w budżetówce.
Decydując się na wprowadzenie własnych zasad rozliczeń delegacji, należy je uregulować:
- w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo
- w umowie o pracę – jeżeli firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy i nie ma obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania.
Obowiązuje tu jedno bardzo ważne ograniczenie. Otóż zakładowe uregulowania nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej – zarówno krajowej, jak i zagranicznej – na niższym poziomie niż dieta z tytułu delegacji na obszarze kraju przysługująca pracownikowi budżetówki (obecnie 30 zł).
Korzyści
- możliwość ograniczenia wysokości i zakresu należności za odbyte delegacje (duże oszczędności)
- możliwość obniżenia „zagranicznych" diet nawet do 30 zł
Wady
- konieczność opracowania własnych reguł i spisania ich w akcie wewnątrzzakładowym (lub w umowie o pracę)
- zmiana zasad opłacania wyjazdów służbowych, która byłaby zmianą na niekorzyść pracowników, wymaga porozumień lub wypowiedzeń zmieniających
- ryzyko, że pracownicy będą mieli poczucie, że ich wyjazdy służ- bowe są rozliczane na gorszych warunkach niż w budżetówce
