O zmianach w harmonogramach czasu pracy należy uprzedzić załogę z tygodniowym wyprzedzeniem

Obowiązujący od 23 sierpnia 2013 r. art. 129 § 3 k.p. uregulował ustalanie rozkładów czasu pracy (ustawa z 12 lipca 2013 r., DzU z 2013 r., poz. 896, dalej nowelizacja). Chociaż art. 129 § 3 k.p. posługuje się pojęciem „rozkładów czasu pracy", nie ma wątpliwości, że ustawodawca miał tu na myśli tzw. harmonogramy czasu pracy, czyli potocznie mówiąc, grafiki sporządzane dla poszczególnych pracowników.

Wskazuje na to sformułowanie, w którym przepis wyraźnie mówi o rozkładzie czasu pracy „danego pracownika". Artykuł 150 § 1 k.p. reguluje bowiem rozkłady czasu pracy rozumiane jako ogólne określenie godzin rozpoczynania i kończenia pracy na poszczególnych stanowiskach w zakładzie (a nie jako indywidualne harmonogramy/grafiki czasu pracy).

Zajmiemy się tu ustalaniem i zmianą rozkładów dla poszczególnych osób, a więc tzw. harmonogramów czasu pracy, o których mowa w art. 129 § 3 k.p. Stąd jednolicie będziemy używać pojęcia „harmonogramy".

Najkrócej na miesiąc

Przed nowelizacją kodeks nie regulował zagadnień dotyczących sporządzania oraz dokonywania zmian harmonogramów. Choć często ustalano je na okresy odpowiadające okresom rozliczeniowym i podawano do wiadomości pracownikom przed ich rozpoczęciem, to pracodawcy określali harmonogramy na część okresów rozliczeniowych, a potem uzupełniali w trakcie ich trwania. Wielu szefów nie wahało się też zmieniać tak ustalonych planów w trakcie okresu rozliczeniowego. Tu wątpliwości budziło nie tyle samo prawo do dokonywania zmian (skoro można zmienić cały regulamin pracy, to tym bardziej można harmonogram na nim oparty), ile wyprzedzenie, z jakim trzeba je zakomunikować załodze.

W nowelizacji ustawodawca uregulował sprawę sporządzania harmonogramów. Zgodnie z nowymi przepisami wolno je ustalać na okresy krótsze niż rozliczeniowe, ale obejmujące co najmniej miesiąc. To konsekwencja wydłużania okresów rozliczeniowych maksymalnie do 12 miesięcy. Trudno wyobrazić sobie, aby zgodnie z dotychczasową praktyką harmonogramy ustalać z góry na cały 12-miesięczny okres rozliczeniowy.

Ponadto ustawodawca określił termin, w jakim należy podać harmonogramy do wiadomości pracowników. W myśl art. 129 § 3 k.p. trzeba przekazać go etatowcowi na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem świadczenia pracy w okresie, na który taki plan sporządzono. Nowością jest też regulacja o dopuszczalnych formach harmonogramów. Obok tradycyjnej postaci pisemnej mogą być one też przekazane w formie elektronicznej. To pracodawca decyduje o wyborze jednej z nich.

Przykład

Pracodawca ustalił harmonogram czasu pracy obejmujący okres od 1 do 30 września 2013 r. 24 sierpnia 2013 r. zamieścił go w zakładowej sieci elektronicznej (intranet) i rozesłał etatowcom na indywidualne skrzynki e-mailowe. Ponadto podczas zebrania 30 sierpnia 2013 r. przekazał go podwładnym w formie pisemnej.

Czy zrobił prawidłowo i należycie przekazał wiadomość?

Tak. Harmonogram został sporządzony na miesiąc, a więc na najkrótszy dopuszczalny okres w świetle art. 129 § 3 k.p. Szef przekazał go załodze 24 sierpnia 2013 r., a więc poinformował o tym z wyprzedzeniem co najmniej tygodnia. Nie ma przy tym znaczenia, że zrobił to w formie elektronicznej.

Dopuszczają ją nowe przepisy. Natomiast późniejsze przekazanie planu w postaci pisemnej było jedynie przejawem dobrej woli szefa i nie wpływało na zachowanie tygodniowego terminu z art. 129 § 3 k.p. Aby go nie naruszyć, wystarczyło przesłać harmonogram elektronicznie 24 sierpnia 2013 r. (przy założeniu, że tego dnia podwładni mogli zapoznać się z pocztą).

Przykład

Szef ustalił harmonogram od 1 września do 31 grudnia 2013 r. i 24 sierpnia 2013 r. ustnie poinformował załogę o planowanych w nim zmianach, ale ich nie sprecyzował. Dopiero 30 sierpnia 2013 r. przekazał podwładnym harmonogram w formie pisemnej. Czy tu ustanowił go właściwie i należycie wywiązał się z przekazania wiadomości o tym?

Harmonogram ustalił prawidłowo i we właściwej formie, ale nie dopełnił wymogu uprzedzenia o nim załogi. Ustna informacja o planowanych zmianach nie wystarczy. Szef musi podać załodze harmonogram (pisemnie lub elektronicznie) na co najmniej tydzień przed startem okresu, który on obejmuje.

Regulacje o ustalaniu harmonogramów są jasne i nie nastręczają problemów. Wątpliwości budzi natomiast dopuszczalność dokonywania w nich zmian. A w szczególności to, czy i w jakich okolicznościach są one dozwolone oraz czy w takim wypadku szef musi stosować art. 129 § 3 k.p. i zawiadomić załogę o modyfikacjach na co najmniej tydzień wcześniej.

W myśl litery prawa powszechnego lub zakładowego

Znowelizowane przepisy odnoszą się wyłącznie do sporządzania harmonogramów czasu pracy. Nie regulują natomiast dokonywania w nich zmian, co powoduje, że nie wiadomo, jak należy je przeprowadzić. W żaden sposób nie odnosi się do tego nowelizacja. Jeszcze zanim do niej doszło, Państwowa Inspekcja Pracy uznała, że zmiany w harmonogramach są dopuszczalne w dwóch sytuacjach.

Po pierwsze, gdy uzasadniają to powszechne przepisy (np. pracownika wezwano do firmy w dniu, który zgodnie z ustalonym grafikiem był dla niego dniem wolnym, co spowodowało konieczność oddania mu dnia wolnego, a co za tym idzie odpowiedniej zmiany jego harmonogramu).

Po drugie, gdy dopuszczają to przepisy wewnątrzzakładowe (tj. szef miał prawo określić w regulaminie pracy lub innym akcie firmowym sytuacje, kiedy zmiany harmonogramu będą uzasadnione).

Żadne przepisy nie regulowały przy tym terminów informowania załogi o modyfikacjach. Teoretycznie wolno je było wprowadzić nawet natychmiast, z dnia na dzień. W praktyce przyjmowano jednak, że szef powinien uprzedzić o zmianach na tyle wcześnie, aby podwładni mogli stawić się do pracy w nowych, zmienionych terminach.

Z możliwością zmiany rodzinnych planów

Wraz z art. 129 § 3 k.p. pojawiły się nowe wątpliwości przy zmianach w harmonogramach. W jaki sposób wprowadzenie tego przepisu wpływa na aktualność stanowiska PIP o dopuszczalności dokonywania w nich modyfikacji oraz trybu informowania załogi o nich? Nowy przepis nie zakazuje samych zmian, nadal aktualna jest opinia PIP. Tym bardziej że całkowite pozbawienie szefa możliwości zmiany harmonogramów znacząco utrudniałoby, a nawet uniemożliwiałoby właściwe organizowanie procesu pracy i prowadzenie działalności, np. w razie nagłej choroby czy wypadku pracownika.

Znacznie więcej niejasności nastręcza natomiast to, czy szef musi informować pracowników o zmianach z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, o którym mówi art. 129 § 3 k.p. Literalne brzmienie tego przepisu sugeruje, że stosuje się go wyłącznie przy ustalaniu nowych harmonogramów, a nie przy modyfikacjach w tych sporządzonych wcześniej. W związku z tym pojawiają się poglądy, że skoro przepis odnosi się wyłącznie do nowych harmonogramów, to nie używa się go do dokonywania zmian w tych już istniejących.

Zatem zezwala się na zmiany na dotychczasowych zasadach zgodnie z interpretacją PIP. Innymi słowy, szef może nadal natychmiast zmodyfikować harmonogram (także z dnia na dzień, bez kilkudniowego uprzedzania załogi), jeżeli tylko przemawiają za tym powszechne przepisy lub pojawiły się szczególne okoliczności przewidziane w regulaminie pracy lub w innych przepisach zakładowych (tak np. Łukasz Pisarczyk, Piotr Wojciechowski).

Można argumentować, że skoro ustawodawca nie odniósł się do zmian w harmonogramach, to nie ma powodu, aby pracodawcom odmawiać takiego prawa na dotychczasowych zasadach (tj. zgodnie z opinią PIP). Co więcej, konieczność modyfikowania harmonogramów powstaje zazwyczaj w sytuacjach nagłych, nieprzewidywanych przy ich sporządzaniu, spowodowanych chorobą pracownika, jego urlopem na żądanie, gwałtownym wzrostem zamówień lub innym zdarzeniem losowym.

Wymaga to szybkiej reakcji i dostosowania obowiązującego harmonogramu. Pozbawienie pracodawcy prawa wprowadzenia zmian i zobowiązanie go, aby uprzedził o tym personel na co najmniej tydzień, zdezorganizowałoby pracę i prowadzenie biznesu. Modyfikacje są uzasadnione obowiązkiem dbałości o dobro zakładu i chronią interes pracodawcy, gdy pojawią się szczególne podstawy.

Problem ten należy jednak rozważyć w powiązaniu z celem znowelizowanego art. 129 § 3 k.p. Niewątpliwie jest nim uprzedzenie etatowca o godzinach rozpoczynania i kończenia pracy. To przemawia za tym, aby informować go przynajmniej tydzień wcześniej zarówno o nowych harmonogramach, jak i o wszelkich w nich zmianach (w pewnym sensie są one ustaleniem nowego harmonogramu).

Podobny wniosek wynika ze stanowiska resortu pracy. Dopuszcza on zmiany w grafikach, gdy pojawią się obiektywnie uzasadnione okoliczności, ale nie wolno ich dokonać z naruszeniem art. 129 § 3 k.p. Czy zatem szef musi odpowiednio stosować ten przepis także wtedy, gdy modyfikuje harmonogramy, co oznacza konieczność informowania załogi na tydzień przed wdrożeniem zmian w życie i wyklucza ich dokonanie w trybie natychmiastowym (zgodnie z dotychczasową praktyką i stanowiskiem PIP)?

W tej sytuacji przy wprowadzaniu zmian zalecamy zachowanie ostrożności. Przynajmniej do czasu ugruntowania się poglądów doktryny i orzecznictwa na ten temat. Przyjmując brzmienie znowelizowanego art. 129 § 3 k.p., można bronić poglądu, że takie zmiany są dopuszczalne na zasadach zgodnych ze stanowiskiem PIP. Ustawodawca nie uregulował bowiem dokonywania zmian w harmonogramach, tak jak uczynił to przy ich sporządzaniu.

Stąd gdy jest to uzasadnione powszechnymi przepisami oraz gdy pojawią się szczególne okoliczności z regulacji wewnętrznych, szef nadal mógłby natychmiast zmodyfikować harmonogramy, nawet z dnia na dzień. I nie musiałby informować o tym personelu z tygodniowym wyprzedzeniem. Każda taka nagła zmiana może jednak wiązać się z ryzykiem naruszenia art. 129 § 3 k.p. Przy modyfikacjach wynikających z powszechnych przepisów ryzyko będzie niewielkie, gdyż to te regulacje wprost narzucają pracodawcy konieczność naniesienia zmian.

Z większym niebezpieczeństwem wiążą się natomiast zmiany wprowadzane wskutek okoliczności określonych w aktach zakładowych. Zwłaszcza jeżeli są wynikiem przeszkód leżących wyłącznie po stronie pracodawcy, np. okresowego, nieprzewidzianego wzrostu zamówień.

Aby zatem uniknąć ryzyka, lepiej wcześniej uprzedzić załogę o każdym przypadku zmiany, z zachowaniem tygodniowego terminu z art. 129 § 3 k.p. Niezależnie od tego, że w świetle literalnego brzmienia wskazanego przepisu, niedopełnienie tego obowiązku nie może być traktowane jako naruszenie przepisów.

Z dnia na dzień za aprobatą

Takie ryzyko szef ograniczy również, uzyskując zgodę pracownika na dokonanie zmiany w jego harmonogramie. Można argumentować, że akceptacja etatowca wyłącza stosowanie tygodniowego uprzedzenia, skoro on sam przystał na modyfikację godzin pracy. Pracodawcy pozwalałoby to bezpiecznie wprowadzać natychmiastowe zmiany w harmonogramach oraz uniknąć wątpliwości dotyczących stosowania art. 129 § 3 k.p. i wcześniejszego uprzedzania.

Nie można jednak wykluczyć, że taką zgodę inspektor pracy zakwestionuje jako uzyskaną pod przymusem. Ryzyko to jest jednak niewielkie, gdyż zmiany w harmonogramach trudno oceniać w kategoriach „korzystności" lub „niekorzystności" dla pracownika, a co za tym idzie – nie sposób mówić tu o przymuszaniu go do akceptowania niekorzystnych rozwiązań.