Od 23 sierpnia br. obowiązuje nowelizacja kodeksu pracy, która dopuściła możliwość stosowania tzw. ruchomej doby pracowniczej. Polega to na tym, że po wprowadzeniu odpowiednich postanowień do przepisów funkcjonujących u pracodawcy będzie można ponownie rozpoczynać pracę w tej samej dobie bez obawy o wystąpienie godzin nadliczbowych.

Są dwie metody „uruchamiania" doby pracowniczej, tzw. harmonogramowa oraz swobodna decyzja pracownicza, która zależy od niego samego. Ilustrują je następujące przykłady.

Metoda 1

Pracodawca wprowadził ruchomą dobę pracowniczą w porozumieniu z działającymi u niego związkami zawodowymi. Dzięki temu szef może sporządzać harmonogramy czasu pracy w taki sposób, że praca rozpoczyna się dwukrotnie w obrębie tej samej doby pracowniczej.

Etatowiec pracujący 8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku zgodnie z nowym harmonogramem w poniedziałek rozpoczyna zadania o 10, we wtorek o 9, w środę o 8 , w czwartek o 7, a w piątek o 6.

Rozkład czasu pracy jest prawidłowy i mimo wejścia dwukrotnie z dniówką roboczą w tę samą dobę, praca taka nie kwalifikuje się do tej wykonywanej w godzinach nadliczbowych zgodnie z nowym rozwiązaniem przyjętym u tego pracodawcy.

Metoda 2

W porozumieniu z przedstawicielstwem załogi szef wprowadził do regulaminu pracy rozwiązanie, zgodnie z którym zatrudnieni w dziale administracji mogą rozpoczynać pracę od 6 do 10 i odpowiednio kończyć ją od 14 do 18. Tu start zadań we wtorek o 10, a w środę o 6, mimo ponownego wejścia w „niezamkniętą" dobę pracowniczą, nie stanowi pracy w nadgodzinach.

Jeśli analizuje się obie metody, to pojawia się pytanie, co dzieje się z samym pojęciem doby przy ponownym wejściu w dobę pracowniczą. Czy rozpoczyna się ona zgodnie z harmonogramem, czyli od godziny wskazanej jako godzina startu pracy? Czy może istotna z prawnego punktu widzenia staje się pierwsza poniedziałkowa dniówka i tak liczona doba trwa od poniedziałku do piątku?

Po analizie nowych regulacji odpowiedź jest prosta – pojęcie doby w kodeksie pracy nie zmieniło się, a uruchomienie mechanizmu wchodzenia godzinami pracy do poprzedniej dniówki nie powoduje jej czasowego przesunięcia. Zatem ruchoma doba jest zupełnie sztywna.

W praktyce oznacza to, że doba poniedziałkowa z metody 1, rozpoczynająca się w poniedziałek o 10, trwa przez kolejne 24 godziny tj. do 10 we wtorek, nie jest ruchoma, ale sztywna i obowiązuje przez kolejne 5 dniówek roboczych. Kolejne dniówki, wchodząc ponownie w dobę poniedziałkową, nie przesuwają jej ram czasowych. Skutek jest taki, że we wtorek – zgodnie z przyjętym harmonogramem – etatowiec wszedł jedną godziną w swoją poniedziałkową dobę pracowniczą, w środę dwiema godzinami, w czwartek trzema, a w piątek czterema. Zgodnie z nowym rozwiązaniem żadna z tych godzin nie będzie jednak pracą nadliczbową.

W metodzie 2 pracownik rozpoczyna swoje dniówki samodzielnie i przychodzi do pracy w poniedziałek o 10, a w środę o 6. Mimo wejścia 4 godzinami w sztywną poniedziałkową dobę, obowiązującą do końca tygodnia, nie nabierają one charakteru godzin nadliczbowych.

Uwaga na odpoczynki

Problemy zaczynają się jednak, gdy podwładnemu trzeba udzielić nieprzerwanych dobowych odpoczynków. W każdej dobie pracowniczej, czyli z metody 1 tej poniedziałkowej, pracownik nie może mieć naruszonego prawa do 11-godzinnego odpoczynku dobowego.

Dlatego sporządzając grafik z ruchomą dobą pracowniczą, szef musi o tym pamiętać. Nie wolno bowiem liczyć odpoczynków od ostatniej rozpoczętej dniówki roboczej, która godzinami weszła w poprzednią dobę, ale od pierwszej dniówki roboczej w rozpoczynającym się tygodniu pracy, czyli w tym przykładzie – doby poniedziałkowej.

Przykład

Pracownik rozpoczął pracę o 10 w poniedziałek. Jego doba robocza skończyła się o 10 we wtorek. Zgodnie z grafikiem we wtorek rozpoczął pracę o 8, w środę o 6, w czwartek o 4, a w piątek przyszedł na 2.

Licząc odpoczynki od poprzedniej dniówki, tzn. przesuwając dobę w tył, szef uznał, że takie zatrudnienie i takie odpoczynki odpowiadają nowej konstrukcji ruchomej doby. Zapomniał jednak o tym, że dla odpoczynku doba jest nadal sztywna i obowiązują go ramy tej poniedziałkowej od 10 do 10.

Ponieważ w tym dniu etatowiec pracował do 18, jego odpoczynek do 8 we wtorek wynosił 14 godzin, w środę 12, w czwartek już tylko 10, a w piątek 8. Ostatnie 2 odpoczynki nie spełniały zatem wymogów przewidzianych prawem, czyli co najmniej 11 kolejnych godzin w obrębie sztywnej doby poniedziałkowej, działającej do piątku w analizowanym tygodniu.

W tym wypadku najwcześniejsze cofnięcie się w dobie mogłoby przypadać na 5. Czyniłoby to zadość 11-godzinnemu odpoczynkowi liczonemu od końca dniówki poniedziałkowej, tj. od 18.

Tylko zgodnie z grafikiem

Ten przykład jest cenną wskazówką dla szefów sporządzających ruchome harmonogramy. W praktyce wadliwe ich ułożenie może spowodować, że inspektor pracy stwierdzi wykroczenia przeciwko prawom podwładnego. Polegają one na naruszaniu przepisów o czasie pracy, a tu na tym, że podwładnemu nie udzielono należnego odpoczynku od pracy.

Wprowadzając ruchomą dobę i układając grafiki, pracodawca musi pamiętać, że jej mechanizm obowiązuje zgodnie z przyjętym grafikiem, natomiast dodawanie godzin pracy nadal będzie stanowić tę w nadgodzinach.

Przykład

Do przepisów wewnątrzzakładowych szef wprowadził mechanizm ruchomej doby. Harmonogram przewidywał, że praca we wtorek rozpoczyna się o 8 i trwa do 16, a środę o 6 i trwa do 14. W związku ze szczególnymi potrzebami pracodawca wezwał etatowca do firmy w środę o 4 i pracował on do 14, po czym, powołując się na ruchomą dobę, szef stwierdził, że praca taka nie ma charakteru tej realizowanej w nadgodzinach. Uznał tak, gdyż 2 godziny z doby wtorkowej stanowią według niego ponowne wejście w poprzednią dobę, a 8 kolejnych pochodzą z nowej doby. Nie ma jednak racji.

Wezwanie podwładnego do pracy o 2 godziny wcześniej powoduje, że w dobie wtorkowej praca trwała 10 godzin. Oznacza to, że wystąpiły 2 nadgodziny z powodu przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Należy je zrekompensować zgodnie z zasadami wynikającymi z kodeksu pracy.

Podobnie będzie, gdy szef, posiłkując się tym przykładem, skróci dzień pracy w środę o 2 godziny, w wyniku czego trwać on będzie jedynie 6 godzin. Wezwanie etatowca do dodatkowej pracy w dobie wtorkowej również w takiej sytuacji jest poleceniem zadań w nadgodzinach z obowiązkiem jej rekompensaty.

Lista korekt

Nowe przepisy nie zmieniają dotychczasowych zasad modyfikacji harmonogramów czasu pracy. Są one dopuszczalne w sytuacjach przewidzianych powszechnymi przepisami, jak i w tych wynikających z regulaminu pracy. Przykładowo w razie choroby pracownika, urlopu na żądanie czy innych nieprzewidzianych okoliczności szef ma prawo skorygować sporządzony przez siebie grafik. Do regulaminu pracy lepiej jednak wprowadzić katalog zdarzeń, które umożliwiają takie modyfikacje.

Ostrożnie z ewidencją

W praktyce nowe zasady uruchamiania dób pracowniczych spowodują zmiany przy prowadzeniu klasycznej ewidencji czasu pracy. Ponowne wejście w tę samą dobę pracowniczą zwiększa bowiem liczbę godzin w obrębie tej doby, a zapisanie jej przez zwykłe dodanie liczby godzin może sugerować pracę w nadgodzinach.

Przykład

Po porozumieniu ze związkami zawodowymi pracodawca dopuścił sporządzanie harmonogramów z możliwością ponownego rozpoczęcia pracy w obrębie tej samej doby pracowniczej.

System informatyczny rejestrujący godziny pracy zapisuje liczbę przepracowanych godzin w starej wersji, traktując ponowne wykonywanie zadań jak kolejne godziny w obrębie tej samej doby pracowniczej.

Zgodnie z harmonogramem w poniedziałek etatowiec miał rozpocząć pracę o 8 i zakoń- czyć ją o 16, a we wtorek miałpracować od 6 do 14. System zarejestrował godziny pracy, wprowadzając 10 godzin do doby poniedziałkowej i wskazał na wystąpienie 2 nadgodzin z powodu przekroczenia normy dobowej.

Na tym przykładzie widać, że wprowadzenie tzw. ruchomej doby pracowniczej wymaga nowych rozwiązań przy sporządzaniu klasycznej ewidencji. Ma z niej wynikać, że ponowne rozpoczynanie zadań nie stanowi pracy w nadgodzinach.

Nie ma przy tym przeszkód prawnych, aby ewidencjonować czas pracy „po staremu", ale podczas czynności kontrolnych inspektor pracy musi mieć precyzyjny harmonogram. Wskaże on zasady rozkładu czasu pracy w poszczególnych dniach. Dopiero analiza porównawcza obu tych dokumentów pozwoli kontrolerowi odstąpić od uznania, że wystąpiły nadgodziny.

Autor współpracuje z Kancelarią Adwokacko-Radcowską „Gujski Zdebiak"