Ochrona danych osobowych w prawie pracy uzyskała tak restryktywną dla pracodawców regulację (art. 221 k.p.), że w jej efekcie aby pozyskać każdą informację o pracowniku, potrzebna jest podstawa prawna w postaci konkretnego przepisu rangi ustawowej. I można by poprzestać na tym powszechnie spotykanym stwierdzeniu, gdyby nie to, że aby prawidłowo wykonać niektóre obowiązki wynikające ze stosunku pracy, pracodawca musi wyjść poza ustawowy katalog dostępnych mu danych. I w praktyce nie sposób mu odmówić prawa do tego.

Weźmy dla przykładu przewidziany w art. 943 § 1 k.p. obowiązek przeciwdziałania mobbingowi. Do jego realizacji szef po prostu musi czasami gromadzić informacje (w tym dane osobowe), aby np. stwierdzić, czy sytuacja mobbingowa w ogóle występuje. A jeżeli tak, to jakie są jej przyczyny, kto jest ewentualnym sprawcą itp. Bez tego żadnych kroków zaradczych nie byłby w stanie podjąć, a więc wymóg przeciwdziałania niepożądanym zjawiskom w pracy stałby się po prostu niewykonalny. Byłby więc czystą abstrakcją.

Te uwagi można też odnieść do przeciwdziałania dyskryminacji (art. 94 pkt 2b k.p.), w szczególności takim jej formom jak molestowanie i innym niepożądanym zjawiskom w środowisku pracy.

Podobne warunki znajdujemy także przy wykonywaniu przez pracodawcę niektórych uprawnień, np. odwołania pracownika z urlopu (art. 167 § 1 k.p.). Nie ma przepisu ustawowego, który upoważniałby szefa do pozyskiwania, a tym bardziej żądania informacji o miejscu pobytu pracownika w czasie urlopu. Z istoty odwołania wynika jednak konieczność i tym samym możliwość poczynienia przez pracodawcę kroków mających na celu uzyskanie informacji pozwalających mu nawiązać kontaktu i odwołać etatowca.

Umowa o pracę jest wzajemna, dla osiągnięcia celów związanych z zatrudnieniem współdziałanie stron, w tym komunikowanie się jest obiektywną koniecznością.

Zarówno kodeksowe, jak i pozakodeksowe przepisy o ochronie danych osobowych silnie chronią (i słusznie) przed próbami ingerencji w sferę prywatności pracowników, ograniczają stosowanie praktyk dyskryminacyjnych. Nie mogą zmienić jednak tego, że ustawowy katalog danych, których szef ma prawo żądać od pracownika, jest daleko niewystarczający, aby prawidłowo realizować wszystkie prawa i obowiązki ze stosunku pracy. Zamknięcie pracodawcy dostępu do innych niż podane w art. 221 k.p. danych prowadziłoby do tego, że wiele praw i obowiązków składających się na stosunek pracy stałoby się fikcją. Syntetycznie ujął to jeden z komentarzy do art. 221 k.p. (L. Florek „Kodeks pracy. Komentarz": „Skoro obowiązki pracodawcy zależą od posiadania określonych informacji, to nie można mu odmówić prawa do uzyskiwania tych informacji, nawet jeżeli przepis nie stanowi tego wyraźnie".