Ochrona danych osobowych w prawie pracy uzyskała tak restryktywną dla pracodawców regulację (art. 221 k.p.), że w jej efekcie aby pozyskać każdą informację o pracowniku, potrzebna jest podstawa prawna w postaci konkretnego przepisu rangi ustawowej. I można by poprzestać na tym powszechnie spotykanym stwierdzeniu, gdyby nie to, że aby prawidłowo wykonać niektóre obowiązki wynikające ze stosunku pracy, pracodawca musi wyjść poza ustawowy katalog dostępnych mu danych. I w praktyce nie sposób mu odmówić prawa do tego.
Weźmy dla przykładu przewidziany w art. 943 § 1 k.p. obowiązek przeciwdziałania mobbingowi. Do jego realizacji szef po prostu musi czasami gromadzić informacje (w tym dane osobowe), aby np. stwierdzić, czy sytuacja mobbingowa w ogóle występuje. A jeżeli tak, to jakie są jej przyczyny, kto jest ewentualnym sprawcą itp. Bez tego żadnych kroków zaradczych nie byłby w stanie podjąć, a więc wymóg przeciwdziałania niepożądanym zjawiskom w pracy stałby się po prostu niewykonalny. Byłby więc czystą abstrakcją.
Te uwagi można też odnieść do przeciwdziałania dyskryminacji (art. 94 pkt 2b k.p.), w szczególności takim jej formom jak molestowanie i innym niepożądanym zjawiskom w środowisku pracy.
Podobne warunki znajdujemy także przy wykonywaniu przez pracodawcę niektórych uprawnień, np. odwołania pracownika z urlopu (art. 167 § 1 k.p.). Nie ma przepisu ustawowego, który upoważniałby szefa do pozyskiwania, a tym bardziej żądania informacji o miejscu pobytu pracownika w czasie urlopu. Z istoty odwołania wynika jednak konieczność i tym samym możliwość poczynienia przez pracodawcę kroków mających na celu uzyskanie informacji pozwalających mu nawiązać kontaktu i odwołać etatowca.
Umowa o pracę jest wzajemna, dla osiągnięcia celów związanych z zatrudnieniem współdziałanie stron, w tym komunikowanie się jest obiektywną koniecznością.
