- Zatrudniamy magazynierów, którzy w swoich obowiązkach mają m.in. dostarczanie towaru klientom. Objęci są równoważnym systemem czasu pracy. Czy w związku z tym, że często także kierują pojazdami, możemy nie tworzyć dla nich żadnych harmonogramów pracy? Jeśli nie, to na jaki okres minimalny dla takich prac należy tworzyć grafik? – pyta czytelnik.

Istnienie harmonogramu pracy bądź jego brak to dla pracodawcy istotna różnica.

Zasadniczo należy przyjąć, że czas zaplanowany w grafiku powinien być z jednej strony przepracowany, a z drugiej zaliczony do czasu pracy nawet wtedy, gdy szef nie miał dla pracownika jakiegokolwiek zajęcia. Wręczony podwładnemu indywidualny rozkład czasu zadań wiąże bowiem obie strony stosunku pracy. Pracownik musi świadczyć pracę w godzinach wskazanych w harmonogramie, natomiast pracodawca jest zobowiązany zapewnić mu pracę w tych granicach.

Zlecenie pracy w innym przedziale godzinowym niż ten, który wynika z przewidzianego rozkładu, powodować może dwojaki skutek:

- konieczność opłacenia czasu pierwotnie planowanego; nawet wtedy, gdy pracownik nie przepracował efektywnie całego dnia pracy, czas nieprzepracowany zakwalifikowany będzie jako pozostawanie w dyspozycji pracodawcy, które wówczas, gdy przypada na rozkład czasu pracy, podlega wliczeniu do czasu pracy,

- konieczność zaliczenia czasu przepracowanego przypadającego poza godzinami granicznymi wynikającymi z pierwotnie ustalonego harmonogramu do czasu pracy w godzinach nadliczbowych. Skutkuje to zarówno podwyższeniem kosztów pracy, jak i potencjalnie daleko idącymi ograniczeniami wynikającymi z konieczności wliczania tego czasu do limitów nadgodzin (zarówno rocznego, jak i średniotygodniowego w przyjętym okresie rozliczeniowym czasu pracy).

Co na to urząd

Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 6 kwietnia 2009 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu (GPP-417-4560-19/09/PE/RP) wskazuje, że zmiana godzin pracy podwładnego w poszczególnych dniach okresu rozliczeniowego stanowi zmianę harmonogramu czasu pracy tej osoby. Harmonogram czasu pracy nie może być jednak dowolnie zmieniany w trakcie okresu rozliczeniowego. Modyfikacje są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w kodeksie pracy (art. 1513 i 15111). Jeśli zatem zmiany harmonogramu czasu pracy nie przewidują te przepisy, to jest ona niedopuszczalna.

GIP ustosunkował się tutaj do grafików tworzonych na całe okresy rozliczeniowe czasu pracy. Tę opinię trzeba też odnosić do tych tworzonych na krótsze okresy.

Za niedopuszczalne uznaje się zmienianie harmonogramów w związku z potrzebami pracodawcy. W takich sytuacjach należy zlecać pracę w godzinach nadliczbowych. Notoryczne modyfikacje ustalonych zgodnie z regulaminem harmonogramów pracy mogą być uznane za obchodzenie przepisów o pracy w nadgodzinach.

To wprost prowadzi do wniosku, że harmonogramy czasu pracy nie są w pełni „bezpieczne" dla pracodawcy. Zrozumiała jest więc tendencja, aby ich nie tworzyć i zlecać pracę z dnia na dzień.

Magazynier to nie kierowca

Wskazani w pytaniu czytelnika pracownicy są zatrudnieni jako magazynierzy. Co prawda często wykonują czynności kierowania pojazdem (dostawy towaru do klientów), ale jak można zakładać, nie są one przeważające, rodzaj pracy zaś nie został określony jako praca kierowcy.

Jak stwierdził Departament Prawny GIP (pismo z 11 sierpnia 2008 r., GPP-302-4560-609/08/PE, Rzeczpospolita DF z 2008 r. nr 194.3), inspektor pracy dokonujący czynności nadzorczo-kontrolnych w zakresie przepisów o czasie pracy weryfikuje zgodność organizacji czasu pracy ze szczególnymi rozwiązaniami z ustawy o czasie pracy kierowców tylko wtedy, jeżeli strony stosunku pracy wspólnie uzgodniły taki właśnie charakter zatrudnienia. Inspektor pracy nie ma przy tym uprawnień, aby wyręczyć strony stosunku pracy w tym zakresie. Jeżeli zatem ustalą one, że pracownik będzie wykonywał pracę jako magazynier, w rzeczywistości jednak – w ocenie pracownika – charakter jego zatrudnienia bardziej mu przypomina kierowcę, to ewentualnych roszczeń podwładny może dochodzić wyłącznie przed sądem pracy np. w powództwie o ustalenie charakteru zatrudnienia.

Do osób z pytania czytelnika nie stosuje się ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców ( tekst jedn. DzU z 2012 r. poz. 1155). Nie można więc użyć szczególnej regulacji w niej zawartej o harmonogramach czasu pracy. Zgodnie z jej art. 11 ust. 2a rozkładów czasu pracy nie ustala się dla kierowcy wykonującego przewóz rzeczy lub okazjonalny przewóz osób. Na podstawie art. 15 ust. 6 ustawy o czasie pracy kierowców postanowienie to w pełni działa, gdy stosuje się równoważny czas pracy.

Ustawa pozwala więc całkowicie zrezygnować z tworzenia harmonogramów pracy z wyprzedzeniem wobec szoferów wykonujących przewozy rzeczy. Konkretne godziny pracy wolno im zlecać z dnia na dzień. Pozwala to na bardzo daleko idące powiązanie tych godzin z rzeczywistym zapotrzebowaniem na pracę.

Brak harmonogramów znacząco ułatwiałby też rozliczanie przepracowanego czasu:

- wyłączałby obowiązek uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania wolnego za pracę w dniu wolnym od zadań wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy – korzystając z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy – przełożony mógłby zlecić – oczywiście pamiętając o wypoczynkach i ograniczeniu maksymalnej liczny godzin pracy oraz godzin prowadzenia pojazdu – pracę w dniu zwykle wolnym, a wyznaczyć w innych tygodniach okresu rozliczeniowego dzień wolny;

- łatwiej byłoby rekompensować nadpracowany ponad 8 godzin na dobę czas mieszczący się w maksymalnym dobowym wymiarze wydłużeń wynikających ze stosowania równoważnego czasu pracy.

Ustalenia muszą być

Harmonogram czasu pracy służy określeniu dni pracy i tych wolnych od niej dla poszczególnych pracowników (pracownika), a także godzin pracy (jej rozpoczęcia i zakończenia). To zindywidualizowane, przypisane do danej osoby i narzucone przez pracodawcę sprecyzowanie ogólnych rozkładów czasu pracy funkcjonujących w zakładzie.

W podstawowym systemie czasu pracy w wielu wypadkach nie ma potrzeby układania harmonogramów. Podwładny ma bowiem stałe dni i godziny zadań wyznaczone najczęściej regulaminem pracy. Jednak we wszystkich systemach zakładających zmienne dobowe wymiary czasu pracy oraz pracę w równych dniach jest to konieczne. Zatrudniony musi bowiem z wyprzedzeniem znać zakładaną ilość swojej pracy w poszczególnych dniach i konkretne dni, kiedy ma świadczyć zadania.

Przepisy nie przybliżają zarówno okresu, na jaki powinien opiewać harmonogram pracy, jak i terminu, w jakim podwładny ma być z nim zapoznany. Oczywiste jest jednak, że pracownik musi mieć możliwość zapoznania się z nim, zanim rozpocznie się okres, którego dotyczy plan.

Część ekspertów oraz GIP twierdzą, że harmonogramy trzeba tworzyć na całe okresy rozliczeniowe czasu pracy. Te służą jednak nie tyle planowaniu zadań, ile rozliczaniu faktycznie przepracowanych  już godzin. Przy założeniu konieczności ustalania harmonogramów na całe okresy rozliczeniowe tracą jakikolwiek sens wszystkie te okresy rozliczeniowe czasu pracy, które opiewają na dłużej niż np. miesiąc. Trudno bowiem zakładać, że stosując np. 4-miesięczny okres rozliczeniowy, szef jest w stanie racjonalnie przewidzieć na cały ten okres zapotrzebowanie na pracę w poszczególnych dniach.

Nie ma racjonalnego powodu, dla którego tworzenie harmonogramów na okres krótszy niż pełny rozliczeniowy byłoby niemożliwe na gruncie kodeksu pracy. Powinien to jednak precyzować regulamin pracy, wskazując zarówno okresy, na jakie tworzone są harmonogramy (np. okresy miesięczne), jak i termin przekazania pracownikowi harmonogramu (np. najpóźniej ostatniego dnia roboczego przed rozpoczęciem okresu objętego harmonogramem) oraz sytuacje, w których grafik może się zmienić >patrz ramka poniżej.

Skoro harmonogramu nie trzeba tworzyć na cały okres rozliczeniowy czasu pracy, a jedynie na jego część (wyraźnie określoną w przepisach wewnętrznych), to czas pracy w nim zaplanowany nie musi w pełni odpowiadać wymiarowi czasu pracy w tym okresie (harmonogramowym). Wymiar czasu pracy rozliczany jest bowiem w okresach rozliczeniowych.

Przykład 1

Jak prawidłowo ustalić

Zgodnie z postanowieniami regulaminu pracy harmonogramy tworzone są na okresy 2-tygodniowe, przy 4-tygodniowym okresie rozliczeniowym czasu pracy.

Jeżeli zaś harmonogram rozpisywany został od razu na cały okres rozliczeniowy, należy pamiętać o tym, aby nie planować w nim dłużej pracy, niż wynika to z wymiaru czasu pracy obowiązującego w danym okresie (>patrz przykład 2).

W harmonogramie pracownika zatrudnionego w systemie równoważnym zaplanowano na te 2 tygodnie 100 godzin pracy. Byłoby to niedopuszczalne, gdyby był to okres rozliczeniowy, gdyż zaplanowano by o 20 godzin pracy ponad wymiar czasu pracy. Skoro jednak okres rozliczeniowy wynosi miesiąc, to w harmonogramie określonym na dalszą jego część powinno zostać zaplanowane odpowiednio mniej pracy (poprzez skrócenie godzin pracy lub dodatkowe dni wolne od pracy >patrz tabela 2).

Przykład 2

Do pracowników objętych równoważnym systemem czasu pracy stosowane są okresy rozliczeniowe równe miesiącom kalendarzowym. Firma funkcjonuje od godz. 6 do 18. W lipcu 2013 r. wymiar czasu pracy wynosi 184 godziny. Tyle pracy można zatem zaplanować w harmonogramie na ten miesiąc >patrz tabela 3.

Zatrudnionemu zaplanowano 184 godziny pracy, a więc tyle, ile wynosi wymiar czasu pracy w tym okresie. Istotne jest to, że nadpracowany czas szef rekompensuje zasadniczo zwiększoną liczbą dni wolnych od pracy. Takie działanie zadowala pracowników. W wielu wypadkach wydłużony o 2 godziny dzień pracy nie stanowi dla nich dużego problemu, zyskują zaś całe dni wolne, co pozwala np. zaplanować wypoczynek.

Przykładowe postanowienia regulaminu

1. Pracownicy zatrudnieni w systemie równoważnym czasu pracy pracują na podstawie harmonogramów ułożonych na miesiąc przez bezpośrednich przełożonych. Harmonogramy wskazują godziny pracy w poszczególnych dniach oraz dni wolne od pracy w poszczególnych tygodniach. Harmonogramy przekazywane są pracownikom nie później niż 4 dni przed rozpoczęciem okresu nimi objętego.