Wymiar czasu pracy pracownika to liczba godzin, jaka przypada mu do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym. W związku z tym każda zmiana tego wymiaru oznacza automatycznie konieczność ponownego przeliczenia godzin pracy. To zaś skutkuje inną wysokością wynagrodzenia i obowiązkiem jego ponownego przeliczenia. Pensja pracownika ma bowiem odpowiadać nie tylko rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym do jej wykonywania, lecz ma też uwzględniać jakość i ilość świadczonej pracy. Najlepiej zatem, aby modyfikacja wynagrodzenia określonego stałą stawką miesięczną następowała z pierwszym dniem miesiąca. Wówczas nie wymaga to dodatkowych obliczeń. Czasem jednak taka zmiana następuje w trakcie miesiąca, a to rodzi problemy praktyczne.

Kiedy rachujemy dwa razy

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, oblicza się:

- mnożąc 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie

- dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostających do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku, czyli dni wystających poza pełne tygodnie (art. 130 § 1 k.p.).

Należy jednak pamiętać, że wymiar ten obniża każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela – o 8 godzin, jak i każda usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy – o liczbę godzin przypadających od przepracowania w czasie tej absencji (art. 130 § 2 i 3 k.p.).

Jeśli więc zmieniamy pracownikowi wysokość etatu w trakcie miesiąca, stosujemy również tę zasadę, z tym że osobno za czas przed modyfikacją i po niej.

Przykład 1

Od 1 do 19 czerwca br. pracownik pracuje na cały etat, a od 20 do 30 czerwca na pół etatu. Zatrudnienie w pełnym wymiarze obejmuje 2 tygodnie i 3 dni (tj. 17, 18 i 19 czerwca), dlatego w tym okresie pracownik powinien przepracować 104 godziny [(2 tygodnie × 40 godz.) + (3 dni × 8 godz.)]. Natomiast zatrudnienie na pół etatu obejmuje tydzień i 2 dni (tj. 27 i 28 czerwca), dlatego podwładny powinien przepracować w tym czasie 28 godzin [(1 tydzień × 40 godz. × 1/2 etatu) + (2 dni × 4 godz.)].

Na tym jednak nie koniec, gdyż zmiana wymiaru etatu zwykle pociąga też zmianę wynagrodzenia za pracę. I tu zaczynają się problemy, gdyż przepisy nie normują wprost sposobu postępowania w takiej sytuacji. Podobnie jednak jak przy ustalaniu wymiaru czasu pracy, także i wynagrodzenie trzeba ustalać dwukrotnie. Tego samego zdania jest Główny Inspektorat Pracy. W stanowisku z 6 kwietnia 2009 r. w sprawie obliczania wynagrodzenia przy zmianie etatu w ciągu miesiąca (GPP-471-4560-24/09/PE/RP) wskazał na konieczność odpowiedniego stosowania w takich przypadkach § 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm., dalej rozporządzenie o ustalaniu wynagrodzenia). W myśl tego przepisu, aby obliczyć wynagrodzenie ustalone w stawce miesięcznej w stałej wysokości za przepracowaną część miesiąca, należy:

- miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, następnie

- otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieprzepracowanych i

- obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego przez cały miesiąc.

Analogicznie postępujemy z pensją za czas po zmianie etatu do końca miesiąca.

Przykład 2

Pracownik z przykładu 1 otrzymuje 3500 zł stałej pensji, która po obniżeniu wymiaru zatrudnienia od 20 czerwca do połowy etatu została proporcjonalnie zmniejszona do 1750 zł. Obliczając wynagrodzenie za czerwiec 2013 r., należy odrębnie ustalić je dla pełnego i obniżonego wymiaru czasu pracy:

- praca od 1 do 19 czerwca na cały etat:

3500 zł ÷ 160 godz. (wymiar czasu pracy dla pełnego etatu) = 21,88 zł/godz.,

stawkę godzinową ustaloną dla pełnego etatu mnożymy przez liczbę godzin, kiedy nie obowiązywał ten etat:

21,88 zł/godz. × 56 godz. (tj. 7 dni × 8 godz.) = 1225,28 zł.

Tak ustaloną kwotę odejmujemy od płacy zasadniczej przysługującej za cały miesiąc pracy na pełnym etacie:

3500 zł - 1225,28 zł = 2274,72 zł,

- praca od 20 do 30 czerwca na pół etatu:

1750 zł ÷ 80 godz. (wymiar czasu pracy dla 1/2 etatu) = 21,88 zł/godz.,

stawkę godzinową ustaloną dla 1/2 etatu mnożymy przez liczbę godzin, kiedy nie obowiązywał ten wymiar etatu:

21,88 zł/godz. × 52 godz. (tj. 13 dni × 4 godz.) = 1137,76 zł.

Tak ustaloną kwotę odejmujemy od płacy zasadniczej przysługującej za cały miesiąc pracy w wymiarze 1/2 etatu:

1750 zł - 1137,76 zł = 612,24 zł.

Na koniec sumujemy pensje ustalone za obie części miesiąca, aby uzyskać wynagrodzenie pracownika za czerwiec 2013 r. w wysokości 2886,96 zł (tj. 2274,72 zł + 612,24 zł).

Część pracodawców stosuje § 12 rozporządzenia o ustalaniu wynagrodzenia w pełnym zakresie. Zatem postępuje według przedstawionej w przykładzie metody obliczania wynagrodzenia w miesiącu zmiany wymiaru zatrudnienia.

Urząd upraszcza

PIP pozwala jednak poprzestać na ustaleniu stawki godzinowej przed i po zmianie wymiaru etatu, aby następnie pomnożyć ją przez liczbę godzin przepracowanych w czasie obowiązywania tej stawki (stanowisko z 6 kwietnia 2009 r.). Stosując metodę GIP, wystarczy:

- miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w miesiącu (wynikających z wymiaru etatu, na którym był zatrudniony pracownik), a następnie

- otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin, jaką przepracował według dotychczasowego wymiaru czasu pracy.

Tak obliczona kwota stanowi wynagrodzenie za część miesiąca przepracowanego według dotychczasowego wymiaru.

Następnie takie same zasady odpowiednio stosuje się do obliczenia wynagrodzenia za drugą część miesiąca, w trakcie której podwładny świadczył obowiązki w innym wymiarze czasu pracy. Na koniec zaś sumuje się te kwoty, które razem stanowią wynagrodzenie za cały miesiąc.

Stosując metodę PIP, nie unikniemy jednak podwójnego obliczania wynagrodzenia (tj. sprzed i po zmianie), choć rachunków jest mniej.

Przykład 3

Obliczając pensję pracownika z przykładu 2 według metody PIP,  należałoby zatem:

- 3500 zł ÷ 160 godz. (wymiar czasu pracy dla pełnego etatu) = 21,88 zł (stawka za 1 godzinę pracy na pełnym etacie) × 104 godziny (przepracowane od 1 do 19 czerwca) = 2275,52 zł,

- 1750 zł ÷ 80 godz. (wymiar czasu pracy dla 1/2 etatu) = 21,88 zł (stawka za 1 godzinę pracy na pół etatu) × 28 godz. (przepracowanych od 20 do 30 czerwca na 1/2 etatu) = 612,64 zł.

Na koniec dodaje się obie części, aby uzyskać pensję za czerwiec 2013 r. w łącznej wysokości 2888,16 zł (tj. 2275,52 zł + 612,64 zł).

Porównując wyniki uzyskane przy zastosowaniu obu metod, otrzymujemy bardzo zbliżony rezultat, gdyż różnica wynosi jedynie 1,20 zł (tj. 2888,16 zł – 2886,96 zł).

Trudniej z niepełnoetatowcem

Jeszcze bardziej skomplikowane są obliczenia dla niepełnoetatowego pracownika, gdyż przepisy nie regulują w ogóle sposobu ustalania obowiązującego go wymiaru czasu pracy. Liczbę godzin przypadających do przepracowania przez taką osobę określa się, mnożąc wymiar czasu pracy zatrudnionego na pełny etat przez ułamek etatu, na który zaangażowany jest niepełnoetatowiec. Uzyskany w ten sposób wymiar czasu pracy niepełnoetatowca jest proporcjonalny do wielkości jego etatu.

Przykład 4

Pracownik zatrudniony na pół etatu dostaje 2200 zł wynagrodzenia. Od 20 czerwca br. pracodawca zaproponował mu podwyższenie wymiaru etatu do 3/4 oraz proporcjonalny wzrost pensji do 3300 zł. Ponieważ wymiar czasu pracy w czerwcu wynosi 160 godzin dla pełnego etatu, należy go obniżyć odpowiednio do wymiaru zatrudnienia pracownika. W związku z tym dla 1/2 etatu wymiar w czerwcu wynosi 80 godzin, a dla 3/4 etatu odpowiednio 120 godzin. Podwładny pracuje w podstawowym systemie od poniedziałku do piątku, po 4 godziny dziennie, a od 20 czerwca po 6 godzin. Ustalając jego wynagrodzenie za czerwiec, należy:

- 2200 zł ÷ 80 godz. = 27,50 zł × 52 godz. (liczba godzin przepracowanych od 1 do 19 czerwca, tj. 13 dni pracy po 4 godz.) = 1430 zł,

- 3300 zł ÷ 120 godz. = 27,50 zł × 42 godz. (liczba godzin przepracowanych od 20 do 30 czerwca, tj. 7 dni pracy po 6 godz.) = 1155 zł.

Po zsumowaniu obu części pracownik otrzyma w czerwcu 2585 zł pensji (1430 zł + 1155 zł).

Prawidłowość takiego przeliczania potwierdził też resort pracy. W stanowisku z 3 grudnia 2009 r. w sprawie wyliczenia wynagrodzenia niepełnoetatowca uznał, że zasady obliczania pensji za część miesiąca, określone w rozporządzeniu o ustalaniu wynagrodzenia, są uniwersalne i stosuje się je niezależnie od wymiaru etatu, w którym zatrudniony jest pracownik.

Uwaga! Zdaniem MPiPS dla ustalenia wysokości przysługującego pracownikowi wynagrodzenia za pracę nie ma znaczenia nawet rozkład jego czasu pracy. Istotna jest jedynie liczba godzin do przepracowania, która powinna być ustalona przy zastosowaniu kodeksowych przepisów o czasie pracy, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy podwładnego określonego w umowie o pracę. W tym zakresie zatem resort ma pogląd sprzeczny z interpretacją PIP, która odwołuje się do godzin faktycznie przepracowanych przez podwładnego.

Autorka jest byłym inspektorem pracy, aktualnie wspólnikiem w firmie Pogotowie Kadrowe sp.j.

Analogia przy zmianie poborów

Do modyfikacji pensji może dojść również bez zmiany pozostałych warunków zatrudnienia, w tym wymiaru etatu. Dopuszczalne są zarówno podwyżki jak i cięcia płacy, niezwiązane ze zmianą czasu pracy. Na szczęście zazwyczaj takie modyfikacje obowiązują od pierwszego dnia miesiąca i wówczas nie trzeba przeprowadzać żmudnych obliczeń. Jeśli jednak taka zmiana następuje w trakcie miesiąca, to znów próżno szukać rozwiązania w powszechnych przepisach. Co gorsza, na ten temat nie wypowiedziały się również urzędy, których stanowiska czy interpretacje mogłyby wskazywać prawidłowy kierunek postępowania. Mimo licznych wątpliwości  powszechnie stosuje się tu także § 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu, a w konsekwencji też przedstawione metody liczenia. Zatem tak jak pokazano w przykładach, wynagrodzenie pracownika należy obliczać w dwóch częściach, tj. za okres sprzed i po zmianie, a następnie je zsumować.