Jak rozliczać koszty podróży służbowych

Koszty przejazdów w delegacji rozlicza się w oparciu o różne dokumenty. Zależy to od tego, jaki środek transportu pracodawca określił w poleceniu wyjazdu >patrz tabelka.

Na podstawie dokumentów

Pracownik ma prawo do zwrotu kosztów przejazdu w wysokości wynikającej z przedłożonych biletów lub faktur, które obejmują cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi. Opłaty dodatkowe trzeba rozliczyć wtedy, gdy są bezpośrednio powiązane z korzystaniem z określonego środka transportu. Najczęściej jest to miejscówka, ale może też być np. stosowana przez przewoźnika opłata za wydanie biletu.

Zwrot kosztów obejmuje cenę biletu, ale z uwzględnieniem przysługującej podróżującemu ulgi na dany środek transportu. Nie ma znaczenia, z jakiego tytułu ona przysługuje. W sytuacji gdy pracownik ma prawo do ulgowych przejazdów na dany środek transportu, rozliczenie pełnego biletu nie wchodzi w grę. Powinien otrzymać zwrot kosztów zakupu biletu ulgowego, czyli realnie poniesionego wydatku. Ulga nie musi mieć żadnego związku z zatrudnieniem u danego pracodawcy.

Jeśli to pracodawca zapłacił za np. legitymację zniżkową, wartości zakupu nie może rozliczyć jako kosztu przejazdu. Nabycie ulgi nie jest równoznaczne tym kosztom.

Przykład

Ulga na koszt szefa

Pracodawca kupił pracownikom, którzy ukończyli 60. rok życia, kartę seniora. Uprawnia ona do zakupu na PKP biletów z 50-procentową zniżką. Niewątpliwie ten zabieg jest dla pracodawcy opłacalny, jeśli często wysyła takie osoby w delegacje służbowe pociągiem.

Jednak wartości zakupu tej karty nie może rozliczyć jako kosztów podróży służbowych. Nie ma znaczenia, że ten zwrócił się już przy pierwszym wyjeździe. Jej zakup nie stanowi kosztów przejazdów. Nie można go więc traktować jako zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej.

Służbowy pojazd

Gdy pracownik porusza się w delegacji samochodem należącym do pracodawcy, często nie uzyskuje zwrotu kosztów przejazdu, ponieważ w rzeczywistości ich nie ponosi.

Przykład

Z własnym szoferem

Kierownik działu jedzie w delegację z kierowcą samochodem służbowym. Pracodawca rozliczy się z kierowcą z kosztów poniesionych na paliwo, ewentualnie na inne wydatki związane z użytkowaniem samochodu służbowego (autostrada, parkingi). Kierownik działu nie dołożył do nich ani złotówki.

Jeśli delegowany ponosi wydatki, należy je rozliczać w faktycznej wysokości na podstawie rachunków, faktur (za paliwo, parkowanie).

Gdy pracownik wyjeżdżający w delegację ma kierować służbowym autem, trzeba pamiętać o kilku kwestiach:

Przykład

Kierowanie to praca

Pracownik jedzie służbowo na konferencję organizowaną przez firmę (osoba ta bierze w niej udział jako słuchacz). Spotkanie odbywa się w godzinach jego pracy. Za zgodą pracodawcy jedzie na związaną z tym delegację własnym samochodem. Przełożony nakazał pracownikowi, żeby jadąc, zabrał materiały niezbędne na konferencję. W związku z tym musiał on dwa razy wracać do siedziby firmy (nie mógł się zabrać za jednym razem). Czas przejazdów przypadający poza jego godzinami pracy powinien być w tym przypadku traktowany jako czas pracy. -

Godziny przejazdu w rozkładzie

Do czasu pracy wlicza się zwykle tylko ten przedział podróży służbowej pracownika, który przypada na jego zwykłe godziny pracy. Przejazd czy przebywanie  w miejscowości docelowej itp. przypadający poza rozkładem zatrudnionego nie stanowi jego czasu pracy. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 4 lipca 1978 r. (I PR 45/78, OSNC 1979/1-2/16), podczas podróży służbowej pracownik w zasadzie nie świadczy pracy i nie pozostaje w dyspozycji zakładu pracy w rozumieniu art. 128 k. p., chyba że wykonuje wtedy zatrudnienie. Oznacza to, że czasem pracy nie jest jedynie taki przejazd w podróży służbowej, podczas którego podwładny nie świadczył pracy.

W tej sprawie pracownik przewoził na polecenie pracodawcy materiały niezbędne na konferencję poza swoimi zwykłymi godzinami pracy. Nie można nawet uznać, że wykonywał te czynności niejako przy okazji swojego wyjazdu – gdyby np. jadąc zabrał do bagażnika mały kartonik potrzebnych dokumentów. Tutaj otrzymał nie tylko polecenie przewiezienia materiałów, ale wręcz kilkukrotnego wracania po nie. Świadczył więc na rzecz pracodawcy czynności przewozowe. Nie był to typowy dojazd do miejsca delegacji, gdy jedynym celem byłaby realizacja zadania służbowego.

Poza udziałem w konferencji delegowany realizował określone, konkretne czynności na rzecz pracodawcy na podstawie jego wyraźnego polecenia. Inaczej mówiąc – przejazdy nie stanowiły samego przemieszczania się do miejsca docelowego. Zadanie służbowe, które miał wykonać podczas delegacji, polegało nie tylko na udziale w konferencji, ale także na dostarczeniu materiałów. W takim przypadku czas przejazdu trzeba zaliczyć do czasu pracy. Niczego nie zmienia to, że na podstawie porozumienia pracownik jechał swoim samochodem. Pojazd był w tym przypadku wykorzystywany do celów służbowych. Własność środka transportu nie przesądza o zaliczeniu lub nie przejazdu do czasu pracy.

Podobna sytuacja legła u podstaw wyroku  Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 1979 r. (I PRN 30/79, OSNC 1979/10/202). Zgodnie z nim czas przejazdu pracownika w podróży służbowej do miejsca delegowania  i z powrotem z reguły nie jest czasem pracy i nie uprawnia go do dodatkowego wynagrodzenia. Jeżeli jednak jedynym celem delegacji jest przewóz pracowników i osobie zatrudnionej na stanowisku umysłowym zlecono – poza godzinami jej normalnej pracy – dodatkowe obowiązki kierowcy, czas przejazdu to dla niej czas pracy.