Inne stawki diet po przekroczeniu granicy Polski

Sposób ustalania czasu trwania zagranicznej podróży zależy od tego, czym przemieszczał się delegowany pracownik. Jeśli był to środek komunikacji:

1)

lądowej

– czas wyjazdu liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,

2) lotniczej

– ważna jest chwila startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju i moment lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

3) morskiej

– czas ten ustala się od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do momentu wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Zagraniczna podróż służbowa rozpoczyna się od chwili przekroczenia granicy polskiej. Dlatego ryczałt przysługujący pracownikowi z tytułu takiego wyjazdu nie obejmuje czasu dojazdu do granicy ani oczekiwania na odprawę celną. Tak uznał SN w wyroku z 29 listopada 2000 r. (I PKN 108/00, OSNP 2002/ 13/306).

W przypadku delegacji łączonej, której część przypada na obszar kraju (dojazd do granicy),  trzeba do niej odpowiednio stosować przepisy dotyczące podróży po terenie Polski.

Powstaje pytanie, jak potraktować czas przejazdów na terenie kraju do granicy i od granicy w drodze powrotnej. Czy są to dwie odrębne części, czy należy je łączyć. Jest to istotne w odniesieniu do diety. W wielu przypadkach świadczenie to przysługuje albo nie w zależności od tego, czy części krajowe dodamy do siebie, czy też rozliczymy oddzielnie. Rozporządzenie o podróżach służbowych wskazuje w § 21, że w przypadku podróży zagranicznej połączonej z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 (który odnosi się do delegacji krajowych) stosuje się odpowiednio. Nie wyjaśnia jednak, jak należy podejść do tego zagadnienia. Temat ten podjęły urzędy

Uważam, że trudno jest uznać, że zlecając pracownikowi wyjazd w podróż zagraniczną otrzymuje on de facto trzy polecenia wyjazdów – np. do granicy polsko-niemieckiej, na terenie Niemiec i od granicy niemiecko-polskiej. Nadal jest to jedna podróż, w której części krajowe należy wyodrębnić i (moim zdaniem) rozliczać łącznie.

Kwota na dzień

Stawki diet dla poszczególnych państw wskazane w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych są zróżnicowane. Choćby dlatego ważna jest zasada, zgodnie z którą dieta przysługuje w wysokości przypisanej do państwa docelowego.

Przykład

Transfer stawek

Pracownik wyjechał samochodem do Amsterdamu w delegację. W tym przypadku od chwili przekroczenia granicy polsko- -niemieckiej do momentu pokonania granicy niemiecko-polskiej w drodze powrotnej dieta przysługuje w stawce 50 euro, przypisanej do Holandii. Za czas przejazdu po terenie Niemiec nie przysługuje dieta według stawki 49 euro (kwota obowiązująca przy wyjeździe do Niemiec). Rozwiązanie wskazane w rozporządzeniu jest dosyć wygodne. Nie wprowadza konieczności rozliczania diet dla kilku państw tylko dlatego, że przemieszczał się przez ich terytorium. Nie stosuje się diet „tranzytowych”.

Kilka państw docelowych

Według rozporządzenia, w przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Pracodawca może już zatem obecnie legalnie (przed końcem lutego było to stosowane, ale nie wynikało bezpośrednio z przepisów) wskazać przy wyjeździe łączonym kilka państw docelowych i w rezultacie naliczać diety według właściwych dla nich stawek.

To, że można określić więcej niż jedno państwo docelowe nie oznacza, że trzeba. Pracodawca ma  całkowitą swobodę decyzyjną i może wskazać tylko jedno państwo docelowe, nawet gdy pracownik przejeżdża przez kilka krajów.

Przykład

Więcej niż jeden cel

Pracownik jedzie na jeden dzień do Berlina, a bezpośrednio stamtąd na cztery dni do Pragi. Pracodawca może wskazać zatem Niemcy i Czechy jako państwa docelowe. Prawidłowe też będzie wyznaczenie tylko jednego państwa docelowego – w tym przypadku Czech, będących zarówno ostatnim krajem, z którego pracownik wraca do Polski, jak i tym, w którym spędzi najwięcej czasu. W zależności od tego pracownik otrzyma (przy założeniu, że spędza w Niemczech jedną dobę „delegacyjną", a w Czechach cztery doby):

172 euro (49 euro i 3 x 41 euro), albo 164 euro (4 x 41 euro).

Rozporządzenie nie rozwiązuje kwestii zaokrągleń diet w przypadku wyjazdów do kilku krajów i wskazania kilku państw docelowych. A może to być bardzo istotna sprawa w przypadku, gdy pracownik podczas jednego wyjazdu będzie przebywał w kilku państwach w ciągu jednej doby (np. Austria, Czechy, Słowacja). Są to skrajne przypadki, ale mogą się zdarzyć.

Czas to pieniądz

Za czas zagranicznej delegacji przysługuje:

a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,

c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przykład

Właściwa proporcja

W trakcie jednej doby pracownik był przez cztery godziny na terenie Czech, 13 godzin w Austrii i 7 godzin na obszarze Słowacji. Wszystkie te państwa pracodawca wskazał jako docelowe. Powstaje więc istotny problem z ustaleniem wysokości diet. W każdym z tych państw obowiązuje bowiem inna ich wysokość. Sięgając natomiast do zaokrągleń trzeba byłoby wypłacić:

Zasadą jest, że za pełną dobę pobytu należy się pełna dieta. Nie możemy zatem przyjąć, że za rzeczywistą dobę naliczymy tutaj łącznie 1 i 2/3 diet. Należy się jedna dieta. Przepisy nie wyjaśniają jednak, którą stawkę przyjąć do rozliczeń.

Uważam, że przepisy wewnątrzzakładowe powinny w takich przypadkach wskazywać na stosowane w zakładzie pacy rozwiązanie. Przykładowo, do całościowego rozliczenia można przyjąć dietę tego państwa, na obszarze którego pracownik spędził podczas tej doby najwięcej czasu. Problemu nie będzie wówczas, gdy określone zostanie tylko jedno państwo docelowe.

Nie tylko na jedzenie

Jeżeli pracownik wyjeżdżający w zagraniczną podróż ma zapewnione bezpłatne, całodzienne wyżywienie, ma prawo do 25 proc. diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3 rozporządzenia. Ta 1/4 to kwota przewidziana na inne wydatki niż jedzenie. „Inne drobne wydatki” oznaczają tutaj te wszystkie koszty ponoszone przez delegowanego, które trudno jest ująć w zakresie jakichkolwiek rozliczeń (toaleta, szatnia itp.). Często wskazuje się wręcz, że to swoiste kieszonkowe dla pracownika.

Przykład

Co najmniej 1/4

Jednostka budżetowa wysłała pracownika w podróż służbową do Czech. Podczas tego jednodniowego wyjazdu miał zapewnione pełne wyżywienie, a także dojazd i powrót na miejsce samochodem prowadzonym przez kierowcę jednostki. W trakcie wyjazdu nie miał czasu wolnego. Kierowca zawiózł go na miejsce, a w przerwach w spotkaniu miał zapewnione posiłki. Nie miał więc nawet możliwości ponoszenia jakichkolwiek wydatków.

Mimo to nie można go pozbawić 1/4 należnej diety – nawet gdyby się jej zrzekł składając oświadczenie. Część diety przeznaczona jest bowiem na „inne drobne wydatki". Jest to kwota ryczałtowa, która nie została powiązana z faktycznym ponoszeniem wydatków.

Pracownik powinien otrzymać 25 proc. należnej mu pełnej diety lub jej części – w zależności od czasu spędzonego w delegacji. Taki sposób liczenia tych 25 proc. wynika z odesłania do § 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, a więc do przepisu, który wskazuje procent z pełnej stawki diety w zależności od czasu spędzonego poza granicami.

Pracodawcy sfery publicznej stosują to rozporządzenie bez możliwości wprowadzania do niego zmian, tzn. są nim bezpośrednio, w pełni objęci. Rozporządzenie zatem tworzy pewne uprawnienia pracowników i obowiązki pracodawców.

Pracownik uprawniony od określonych świadczeń na podstawie przepisów prawa pracy nie może zawrzeć z pracodawcą porozumienia, na podstawie którego rezygnuje z tych świadczeń. Biorąc pod uwagę zasadę uprzywilejowania zatrudnionego w stosunkach pracy (art. 9 i 18 k. p.) porozumienie takie (czy też oświadczenie pracownika w tej kwestii) należałoby uznać za nieważne z mocy prawa.

Ograniczona swoboda

Art. 77

5

§ 3 k.p. wskazuje, że pracodawca, który nie należy do sfery budżetowej, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi określa w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, a jeśli nie jest objęty układem i nie ma obowiązku tworzenia regulaminu – w umowie o pracę.

Jedynym ograniczeniem swobody jest tutaj aktualna stawka za delegację krajową – wewnętrzne przepisy nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż jej krajowa stawka określona w przepisach dotyczących pracowników sfery budżetowej.

Unormowanie wewnętrzne (najczęściej zawarte w regulaminie wynagradzania) nie musi być od razu całościowe. Może dotyczyć tylko pewnych kwestii związanych z delegacją. Inaczej niż w rozporządzeniu można uregulować tylko pewne kwestie (np. diety za czas podróży służbowej poza granicami kraju). W pozostałym zakresie trzeba stosować przepisy rozporządzenia. U pracodawców spoza „budżetówki" można więc np. wprowadzić jednolitą kwotę diety niezależnie od państwa docelowego.

Jako przykładowy zapis regulaminu wynagradzania można wskazać taki: „Kwota diety za dobę podróży służbowej poza granicami kraju wynosi w PLN równowartość 25,00 EUR, niezależnie od państwa docelowego podróży."Taka konstrukcja niweluje problem wielu państw docelowych i różnych diet z tym związanych. Oczywiście prowadzi także do oszczędności.

Pracownik nie musi zwracać nadpłaty należności, jeśli nie przyczyni się do jej powstania.

Mniej o śniadanie lub obiad

Od lat funkcjonującą zasadą jest to, że kwotę diety zagranicznej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiedni procent diety, tj.:

Przykład

To nie posiłek

Pracownik w ramach opłaconej konferencji miał zapewniony bufet w środku dnia (w przerwie). Zgodnie z jego oświadczeniem oraz wcześniejszą informacją w materiałach przesłanych przez organizatora bufet obejmował kawę, herbatę, zimne napoje, kanapki i ciastka.

W tym przypadku nie można uznać, że pracownik miał zapewniony jakikolwiek posiłek wymieniony w rozporządzeniu. Chodzi tu raczej o poczęstunek, przekąskę, a nie zapewnienie śniadania, obiadu czy kolacji. Pora poczęstunku wskazywałaby na możliwość czasowego powiązania z obiadem.

Obiad uznaje się powszechnie za główny, często najbardziej obfity posiłek w ciągu dnia, spożywany zwykle w środku dnia. Co do zasady jest to posiłek ciepły. Kanapki i ciastka nie mogą więc go zastąpić.

Podobnie jak przy delegacjach krajowych, również w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono mu wyżywienie, należy odpowiednio stosować zasadę dotyczącą zmniejszania diety odpowiednio do liczby zapewnionych posiłków.

W cenie noclegu

W praktyce stosunkowo często poruszany jest problem wyżywienia zapewnionego pracownikowi w ramach opłaty za nocleg (najczęściej śniadania). Przed wejściem od marca br. nowych przepisów istniały pewne wątpliwości w zakresie możliwości czy też konieczności zmniejszania diety w takich sytuacjach. Zmiana nie tyle umożliwiła w pełni pracodawcy obniżanie diet, gdy hotel zapewnia w ramach opłaconego noclegu śniadanie (lub ewentualnie inne posiłki), co wyraźnie zobowiązuje go do obniżania w takich przypadkach  diety.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak ta należność jest niższa od diety, ma on prawo do wyrównania do stawki diety.

Przykład

Wyrównanie do stawki

Pracodawca wypłacił pracownikowi, który wyjechał na kilka  dni w delegację do Niemiec pełne kwoty diet (pięć noclegów; ze względu na czas trwania podróży zatrudniony nabył prawo do pięciu diet). Od pracownika nie pobrano oświadczenia, czy w ramach opłaty noclegowej miał zapewnione śniadania (pracodawca nigdy ich nie wymagał). Jednak  informacja o możliwości skorzystania z tego posiłku w ramach opłaty noclegowej widnieje nie tylko na stronie internetowej hotelu, ale też na potwierdzeniu dokonanej rezerwacji (którymi zajmuje się w firmie osoba organizująca delegacje pracowników).  W tym przypadku pracownik otrzymał nienależnie 36,75 EUR (49 EUR x 15 proc. x 5 dni). Rodzi to następujące konsekwencje:

Czy pracodawca może domagać się od pracownika zwrotu tej kwoty wskazując, że doskonale powinien zdawać sobie sprawę, że mu ona nie przysługiwała?

Na taki zwrot nie ma co liczyć. Sprawami związanymi z naliczeniem, wypłatą i innymi działaniami związanymi ze świadczeniami delegacyjnymi zajmują się w imieniu pracodawcy zwykle wyspecjalizowane osoby (pracownicy, osoby zewnętrzne). Ponoszą one odpowiedzialność (wobec pracodawcy, zleceniodawcy) za prawidłowy przebieg wypłaty, naliczenie i odprowadzenie obciążeń publicznoprawnych (ZUS, zaliczka na podatek dochodowy itp.).

Pracownik otrzymujący te świadczenia nie musi wcześniej dokładnie znać ich wysokości. Otrzymuje on ogólną kwotę składającą się z kilku elementów, a do tego dochodzą jeszcze przeliczenia walutowe itp. Ustalenie ostatecznej należnej stawki wymaga zatem posiadania pewnej wiedzy specjalistycznej. Pracownikowi nie można zatem przypisać złej wiary, tzn. zakładać, że w chwili otrzymania zawyżonej kwoty zdawał sobie sprawę, że wypłacone zostało pomyłkowo.

Obowiązek zwrotu nadpłaty wygasa, jeśli ten, kto korzyść uzyskał (w tym przypadku pracownik) zużył lub utracił korzyść (nadpłatę) w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że w chwili wydawania tej sumy powinien się liczyć z obowiązkiem zwrotu (np. otrzymał od pracodawcy w chwili zasilenia konta informację o wystąpieniu wątpliwości co do wysokości wypłaconej kwoty).

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że w sytuacjach nadpłaty pracownik nie musi zakładać, że mu nie przysługiwała. Przykładowo, w wyroku z 9 stycznia 2007 r. (II PK 138/06, OSNP 2008/3-4/38) stwierdzono, że pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem. Jego obowiązek liczenia się ze zwrotem świadczenia ogranicza się więc zasadniczo do sytuacji, w których ma świadomość otrzymania nienależnego świadczenia. Ciężar dowodu w tej kwestii spoczywa na pracodawcy.

W przepisach wewnętrznych pracodawcy opisanego w przykładzie nie ma zobowiązania do przekazywania wszelkich informacji mających wpływ na prawo do diet i innych należności. Firma też konsekwentnie nie wymaga takich oświadczeń od pracowników. Nawet gdyby przyjąć, że pracownik zna przepisy rozporządzenia delegacyjnego i bezwzględnie musi przekazywać informacje o wszystkich sytuacjach nieznanych pracodawcy, które mają wpływ na wysokość diety i innych należności delegacyjnych, to mógł w pełni zakładać, że pracodawca wiedział o tym, że śniadania miał zapewnione, skoro wskazano na to w potwierdzeniu rezerwacji.

Zwłaszcza, że dokonywała jej osoba, która w zakresie obowiązków służbowych organizuje wyjazdy delegacyjne pracowników.  Rozporządzenie w § 5 ust. 3 zobowiązuje zaś pracownika do składania takich oświadczeń nie po każdym powrocie z delegacji, lecz tylko w uzasadnionych przypadkach. Mamy tutaj więc do czynienia z bezpodstawnym wzbogaceniem w dobrej wierze.

Przedstawiona sytuacja obrazuje pewne niedociągnięcia często występujące w praktyce, związane z brakiem wewnętrznego doregulowania obowiązków pracowniczych – np. wprowadzenia obowiązku składania po powrocie z każdej podróży oświadczenia na przygotowanym przez pracodawcę wzorze dotyczącego wszelkich okoliczności, jakie trzeba brać pod uwagę przy rozliczaniu delegacji. Wynika też zapewne z trudności w wewnętrznym przepływie informacji (między osobą organizującą delegacje i tą, która je rozlicza).

Na wypadek leczenia

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25 proc. diety.

Wyróżnienie to jest związane albo z zapewnieniem pracownikowi wyżywienia w czasie przebywania w tych placówkach albo z brakiem możliwości otrzymywania zwykłych posiłków w tym czasie ze względu na stan zdrowia. Pozostaje jedynie uprawnienie do 1/4 diety, czyli części przeznaczonej na inne cele niż wyżywienie.

URZĘDY

NIE ROZSTRZYGAJĄ

Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy z 2 lutego 2009 r. w sprawie delegacji służbowych przedstawicieli handlowych (GPP-417-4560-10/09/PE/RP, źródło: www.rp.pl) napisał:

W przypadku pracownika wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową, w czasie której w jednej dobie dojeżdża on do granicy państwa, a w innej dobie po zakończeniu podróży zagranicznej wraca z granicy państwa do miejsca ustalonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, odbywa on dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną.

Czas zagranicznej podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju. Natomiast czas podróży pracownika obejmujący czas dojazdu do granicy państwa oraz powrotu z granicy do miejsca określonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, przypadające w różnych dobach, należy liczyć odrębnie dla każdej z tych podróży.

Inaczej wypowiedział się Departament Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej (pismo z 3 lutego 2009 r.). Wskazał, że przy ustalaniu należności z tytułu diet przysługujących pracownikowi z tytułu podróży zagranicznej połączonej z przejazdem przez obszar kraju można wziąć pod uwagę łączny czas trwania podróży. W takim wypadku należy po obliczeniu liczby diet przysługujących za całą podróż służbową odliczyć liczbę diet za część zagraniczną. Różnica stanowi należną dietę za część podróży na obszarze kraju.

Z kolei Pomorski Urząd Skarbowy z interpretacji z 27 lutego 2006 r. (DM/P/415-0064/05/AP) wskazał, że w sytuacji gdy zagraniczna podróż służbowa łączy się z podróżą krajową, konieczne jest zawsze wyznaczenie momentów, od kiedy mamy do czynienia z poszczególnymi podróżami. Odrębnie należy ustalić wysokość diety za czas podróży służbowej na terenie kraju. Przy czym należną dietę ustala się sumując czas tej podróży na terenie kraju.