Notarialna kopia świadectwa pracy uratuje zawodową przyszłość pracownika

Obowiązek wydania dokumentu o przebiegu zatrudnienia regulują kodeks pracy i rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm., dalej rozporządzenie). Pracodawca ma obowiązek zrobić to niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy.

Kilka dni zwłoki

Nie zawsze jednak można wydać ten dokument od ręki. Dzieje się tak np. przy rozwiązaniu umowy o pracę w trybie natychmiastowym. W takiej sytuacji świadectwo trzeba przekazać pracownikowi nie później niż w ciągu siedmiu dni od upływu terminu ustawowego.

Przełożony nie może uzależnić spełnienia tego obowiązku od żadnej okoliczności. W szczególności nie wolno mu opóźnić lub odmówić wydania świadectwa dlatego, że podwładny wcześniej nie rozliczył się np. z udzielonej mu pożyczki.

Świadectwo pracy należy przekazać pracownikowi w oryginale. Po otrzymaniu dokumentu może on uzyskać u notariusza jego poświadczoną kopię.

Na wszelki wypadek

Taką kopią można posługiwać się jak oryginałem. Przyda się więc w razie nieprzewidzianych zdarzeń, np. pożaru czy zalania lokalu. Jak bowiem wskazuje art. 2 § 2 ustawy z 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 189, poz. 1158 ze zm.), czynności notarialne, dokonane przez notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego.

Kopia wykonana samodzielnie przez pracownika w żaden sposób nie chroni go przed negatywnymi konsekwencjami nieprzewidzianej utraty świadectwa. Nie ma ona bowiem mocy oryginału, a więc nie uzna jej ani przyszły pracodawca, ani organy państwowe.

Co istotne, pracodawca ma obowiązek sporządzić kopię świadectwa pracy i złożyć ją do akt osobowych pracownika. Jeżeli więc podwładny zapobiegawczo nie poświadczył notarialnie kopii dokumentu, lub taka kopia zniszczyła się lub zaginęła wraz z oryginałem, może wystąpić do byłego pracodawcy o wydanie odpisu świadectwa z akt osobowych.

Jak bowiem wynika z § 4 rozporządzenia, pracodawca musi przekazać mu taki dokument w uzasadnionych przypadkach. Za takie należy uznać m.in. utratę dokumentu w wyniku kradzieży, zalania, pożaru. Wniosek w tej sprawie pracownik musi odpowiednio uzasadnić, wskazując okoliczności, które nie pozwolą byłemu pracodawcy odmówić przekazania mu potrzebnego dokumentu.

Na prośbę szefa

Dokumenty osobowe załogi przechowuje się przez 50 lat. Zakład powinien przy tym zadbać o to, aby dokumentacja pracownicza była przetrzymywana w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem ani zniszczeniem. Gdy szef nie zastosuje się do tej powinności, popełnia wykroczenie z art. 281 pkt 7 k.p., podlegające grzywnie od 1 tys. do 30 tys. zł.

Jeśli akta osobowe pracownika, w tym kopia świadectwa, zostaną utracone wskutek zdarzenia nadzwyczajnego, np. pożaru lub powodzi, nie ma przeszkód, aby pracodawca doprowadził do ich odtworzenia. Dokumenty wchodzące w ich skład stanowią bowiem w dużej części kopie. W szczególności szef może poprosić pracownika o udostępnienie przekazanego wcześniej świadectwa, aby sporządzić kolejną jego kopię do akt. W razie utraty tylko części dokumentów może on także odtworzyć pozostałe na podstawie danych zawartych w częściowo zachowanej teczce pracownika.

Bez osobnego wniosku

Co do zasady świadectwo pracy szef przekazuje z automatu po zakończeniu współpracy. Pracownik nie musi składać wniosku w tej sprawie, od czego obowiązuje tylko jeden wyjątek. Gdy podwładny jest zatrudniony u tego samego pracodawcy krócej niż 24 miesiące na podstawie kolejnych umów terminowych, np. na okres próbny i na czas określony lub do wykonania określonego zadania, pracodawca wydaje świadectwo obejmujące łączny okres pracy na pisemny jego wniosek.