Procedurę zwolnień grupowych reguluje ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn ich niedotyczących (DzU nr 90, poz. 844 ze zm., dalej ustawa). Choć przepisy określają stosunkowo nieskomplikowany scenariusz postępowania, to z pozoru proste obowiązki informacyjne i konsultacyjne mogą w praktyce przyprawić szefa o ból głowy.
Pierwszym obowiązkiem pracodawcy planującego znaczną redukcję etatów jest zawiadomienie o tym zamiarze pracowników.
Gdy nie ma związków
Gdy w firmie nie działają związki zawodowe, taka informacja powinna trafić do przedstawicieli załogi wyłonionych w trybie przyjętym u pracodawcy. Jeżeli jednak w zakładzie nie ma takiego sposobu, szef sam musi zadbać o to, aby załoga wybrała reprezentantów. W rezultacie trzeba poinformować całą załogę o zwolnieniach grupowych jeszcze przed formalnym rozpoczęciem procesu po to, aby zainicjować wybór przedstawicieli. To dodatkowy krok, o którym ustawa milczy, a jest on niezbędny przed przystąpieniem do właściwej procedury zwolnień.
Bez narzucania
Pracownicy powinni samodzielnie wybrać reprezentantów i szef nie może ich w tym wyręczać. Arbitralne wytypowanie przedstawicieli przez pracodawcę sprawi, że udział strony pracowniczej w procesie redukcji będzie iluzoryczny. Byłby to poważny zarzut, który może uzasadnić odwołania pracowników od wypowiedzeń otrzymanych w toku zwolnień grupowych.
Jeżeli w zakładzie działają związki, szef najpierw ustala, czy przysługują im uprawnienia zakładowych organizacji związkowych. Informacja o planowanych redukcjach musi bowiem dotrzeć do każdej z nich.
Konieczna konsultacja
Zakładowa organizacja związkowa (zoz) musi zrzeszać co najmniej 10 pracowników i obejmować swoją działalnością cały zakład. Związek ma obowiązek zawiadamiać szefa o liczbie członków co kwartał. Pismo z tymi danymi powinno wpłynąć do kierownika najpóźniej 10. dnia miesiąca następującego po kwartale.
Zawiadomienie to jest dla pracodawcy wiążące, nawet jeśli podejrzewa, że wskazane informacje są nierzetelne. Warto też zaznaczyć, że do wykonywania uprawnień zoz istotna jest liczba członków związku z dnia, w którym pracodawcy podano informację o niej. Jeżeli więc w trakcie kolejnego kwartału liczebność członków spadnie poniżej 10 osób, szef nie ma prawa zanegować uprawnień zoz.
Przy zwolnieniach grupowych oznacza to konieczność kierowania informacji o planowanych redukcjach i prowadzenia konsultacji ze stroną związkową, nawet jeżeli bieżąca liczba członków organizacji spadnie poniżej 10.
Te zasady stosuje się, gdy pismo o liczebności związkowców dotarło do pracodawcy we właściwym terminie. Co ma jednak zrobić szef, który takiego pisma nie otrzyma wcale lub z opóźnieniem? Odpowiedzi na te pytania dostarcza orzecznictwo Sądu Najwyższego.
W wyroku z 15 listopada 2006 r. (I PK 135/06) SN stwierdził, że gdy w ustawowym terminie pracodawca nie uzyska informacji o liczebności związku zawodowego, ma prawo przyjąć założenie, że od tej daty związkowi nie przysługują uprawnienia zakładowej organizacji. Na potrzeby procedury zwolnień grupowych oznacza to tyle co brak uzwiązkowienia i otwiera drogę do dalszego ich prowadzenia bez udziału związków.
To formalistyczne podejście jednocześnie łagodzi stwierdzenie SN, że związek zawodowy zachowuje prawo do wykazywania, że przysługują mu jednak uprawnienia zoz. Jeżeli więc pracodawca otrzyma spóźnione pismo o liczbie członków wynoszącej co najmniej 10 osób, powinien je uwzględnić i potraktować stronę związkową jako prawowitego partnera.
Przykład
W spółce X sp. z o.o., która planuje przeprowadzenie zwolnień grupowych, działa związek zawodowy. Do 10 kwietnia zarząd nie otrzymał informacji o liczbie członków związku zawodowego, więc przyjął, że w zakładzie nie działa zoz. W rezultacie informację o planowanych zwolnieniach grupowych skierowano 15 kwietnia do reprezentantów pracowników.
Następnego dnia prezes spółki otrzymał pismo informujące, że związek zawodowy zrzesza 53 osoby. Uzasadnia to przyznanie mu uprawnień zakładowej organizacji związkowej. Dodatkowo związek zarzucił, że informacja o masowych redukcjach została nieprawidłowo skierowana do reprezentantów pracowników oraz zażądał dopuszczenia do konsultacji.
Postawiony zarzut jest niesłuszny. Brak zawiadomienia o liczbie członków uprawnia pracodawcę do podejmowania działań przy założeniu, że nie ma partnera związkowego w procesie zwolnień grupowych. Zatem informację o redukcjach zarząd prawidłowo skierował do reprezentantów załogi. Jednak w pozostałym zakresie powinien uwzględnić postulat związku zawodowego. Wykazał on bowiem, że przysługują mu prawa zoz i dlatego może uczestniczyć w konsultacjach.
Analogicznie trzeba postąpić, gdy po rozpoczęciu procedury zwolnień grupowych w zakładzie powstanie nowy związek zawodowy i poinformuje pracodawcę o tym, że zrzesza co najmniej 10 osób. Nie ma potrzeby powtarzania procesu od początku, ale należy w nim respektować uprawnienia nowej organizacji zawodowej.
Tu pojawia się kolejny problem. Po stronie załogi są bowiem wtedy dwaj partnerzy: reprezentanci pracowników, do których doszła informacja o planowanych zwolnieniach oraz zakładowa organizacja związkowa (nowa lub spóźniona z zawiadomieniem o liczbie zrzeszonych). Ustawa nie wyjaśnia, z kim w takim wypadku szef ma konsultować sprawy związane ze zwolnieniami.
Słuszne byłoby jednak, aby rozmowy prowadzić w formie trójstronnej, nie wykluczając wyłonionych już reprezentantów załogi. Jeśli wszystkie strony porozumieją się co do konsultowanych zagadnień, nie ma przeciwwskazań, aby zawrzeć trójstronne porozumienie, mimo że ustawodawca nie przewidział takiego rozwiązania. Natomiast brak zgody na linii szef – związek skutkuje powstaniem po stronie pracodawcy obowiązku wydania regulaminu zwolnień grupowych, w którym powinien uwzględnić postulaty obu partnerów uczestniczących w konsultacjach ze strony pracowniczej.
Urzędowe zamieszanie
Kolejnym wymogiem ustawowym dla pracodawcy jest dwukrotne zawiadomienie właściwego urzędu pracy: najpierw o planowanych zwolnieniach, a następnie o ustaleniach powziętych po przeprowadzeniu konsultacji. Choć ta formalność wydaje się prosta, to trudno ją zrealizować w zakładach o złożonej strukturze. Pracodawca musi bowiem na wstępie określić, jaki urząd pracy jest właściwy. Do wyboru może być ten właściwy ze względu na siedzibę pracodawcy albo lokalizację biura lub zakładu dotkniętego redukcjami. W praktyce przyjmuje się, że informację o planowanej redukcji etatów należy skierować do urzędu obejmującego swoim zakresem działania miejscowość, w której zwolnienia rzeczywiście wystąpią. Decydujące jest więc kryterium miejsca pracy zwalnianych pracowników.
Gdy redukcje dotykają zatrudnionych w różnych lokalizacjach, kilka urzędów może uznać się za właściwe. W takiej sytuacji warto zawiadomić każdy z tych urzędów. Można też przesłać informację do jednego z nich, np. stacjonującego w mieście będącym siedzibą spółki, wskazując jednocześnie inne lokalizacje dotknięte redukcją.
Przykład
Spółka ABC sp. z o.o. ma siedzibę w Warszawie, ale prowadzi działalność także w Krakowie i Wrocławiu, gdzie znajdują się jej zakłady produkcyjne. Spółka planuje zwolnienia grupowe, które obejmą 35 osób zatrudnionych w Krakowie i pięć we Wrocławiu.
Szef zastanawia się, do którego urzędu ma skierować wymagane zawiadomienia o redukcjach. Może przekazać je zarówno do tego z Krakowa, jak i Wrocławia. To w tych miastach nastąpią bowiem zwolnienia i to te urzędy muszą przygotować się na ewentualne przyjęcie grupy bezrobotnych.
Może też przesłać pismo do urzędu z Krakowa, wskazując, że zwolnienia obejmują także osoby z innego miasta.
Jaka kolejność
Podstawowe etapy procedury zwolnień grupowych to:
- zawiadomienie o planowanych zwolnieniach grupowych strony pracowniczej, tj. związków zawodowych, a gdy ich nie ma - wyłonionych przedstawicieli załogi,
- zawiadomienie właściwego urzędu pracy o planowanych zwolnieniach,
- przeprowadzenie konsultacji ze stroną pracowniczą,
- zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi lub wprowadzenie regulaminu zwolnień grupowych,
- zawiadomienie urzędu pracy o przebiegu konsultacji i ich wynikach,
- zwalnianie pracowników.
Autorka jest prawnikiem w kancelarii Baker & McKenzie
