Wysyłanie pracowników do pracy w innym państwie: ekspansja wymaga rozsądnego planowania

Według raportów Międzynarodowej Organizacji ds. Migracji (IMO) zapotrzebowanie na zwiększenie produktywności jest odpowiedzią na silną konkurencję w skali globalnej. W coraz bardziej mobilnym i połączonym świecie nastawionym na promocję jak najłatwiejszego przepływu kapitału, dóbr i usług, również mobilność ludzi staje się koniecznością. W rezultacie pracownicy, niezależnie od kraju zamieszkania i pracy, mają częściej niż do tej pory do czynienia z przenikającymi się i połączonymi rynkami pracy.

Skala ryzyka związanego z działalnością za granicą generalnie jest tym większa, im większa jest spółka. W dużych podmiotach wchodzących w skład międzynarodowych grup niejednokrotnie ma jednak bowiem scentralizowanej funkcji monitorowania wyjazdów pracowników, a co za tym idzie – związanych z tymi wyjazdami konsekwencji podatkowych. Jednocześnie mniejszym przedsiębiorcom trudniej jest uzyskać dostęp do fachowych informacji o skutkach podatkowych przykładowo wysłania pracowników za granicę w celu wykonania kontraktu.

Warto pamiętać, że najczęściej osoby odpowiedzialne w ramach danego przedsiębiorstwa za kwestie prawne, podatkowe i ubezpieczeń społecznych, pomimo rozwoju międzynarodowej działalności przedsiębiorstwa, nadal administrują wskazanymi obszarami jedynie w zakresie krajowym. Dlatego międzynarodowa mobilność pracowników jest wyzwaniem dla przedsiębiorców. Firmy muszą radzić sobie z jej konsekwencjami.

Dla przedsiębiorców, którzy realizują lub zamierzają realizować część swojej działalności w innym państwie, niezwykle istotne jest dokonanie analizy pozwalającej określić ryzyko, jakie mogą nieść ze sobą takie działania. W tym celu konieczne jest gromadzenie informacji o rodzaju, jak i okresie prowadzenia działalności w innym państwie. Ta wiedza może posłużyć, zarówno

w perspektywie krótko, jak i długoterminowej do ustalenia konsekwencji: podatkowych, prawnych, imigracyjnych i w zakresie ubezpieczeń społecznych, na jakie może być narażone przedsiębiorstwo. W szczególności należy zbierać następujące informacje dotyczące projektów wykonywanych za granicą:

- przewidywaną, a następnie rzeczywistą długość przedsięwzięcia,

- o rodzaju usług i działalności prowadzonej za granicą,

- o pracownikach i kontrahentach związanych z danym przedsięwzięciem; chodzi tu szczególnie o informacje pozwalające na stwierdzenie, czy w trakcie jego realizacji nie doszło do zmiany ich rezydencji podatkowej,

- o długości pobytu pracowników za granicą,

- o częstotliwości wyjazdów pracowników za granicę,

- o prawnych aspektach związanych z wykonywaniem przez pracowników lub kontrahentów pracy za granicą (np. czy pracownicy zostali wysłani do wykonywania pracy za granicą w ramach oddelegowania, czy też podróży służbowej).

Najczęściej ryzyko dodatkowych kosztów ponoszone w związku z prowadzeniem działalności za granicą to:

- Ryzyko powstania zagranicznego zakładu (rozumianego nie jako fabryka czy „zakład pracy", ale podmiot opodatkowania w myśl międzynarodowych umów podatkowych). W takiej sytuacji zyski przedsiębiorstwa przypisane do zagranicznego zakładu zostaną opodatkowane w innym państwie, co może oznaczać między innymi konieczność zapłacenia podatku dochodowego według wyższej stawki. Nie zawsze będzie można też odliczyć ten podatek w Polsce. Na zagraniczny zakład mogą być również nałożone podatki i opłaty o charakterze lokalnym, które ze swej natury nie będą podlegały odliczeniu w Polsce.

- Koszty administracyjne. Generalnie zagraniczna działalność przedsiębiorstwa często wiąże się z obowiązkiem uzyskania licencji, rejestracji w urzędach w celu wykonywania działalności lub lokalnych transakcji. Przedsiębiorca może być zobowiązany do składania za granicą zeznań i deklaracji podatkowych. Należy pamiętać, że niedopełnienie wymaganych formalności może skutkować np. obowiązkiem zapłaty grzywny.

- Koszty pracownicze. W przypadku długotrwałych przedsięwzięć gospodarczych może się okazać, że pracodawca zobowiązany jest do opłacania za granicą składek na ubezpieczenie społeczne i zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

- Ryzyko imigracyjne. Zarówno pracodawca, jak i pracownicy zobowiązani są do przestrzegania przepisów imigracyjnych państwa, w którym prowadzona jest działalność. W szczególności dotyczy to legalizacji pobytu (np. uzyskania wizy) i uzyskania pozwolenia na pracę. Respektowanie tych przepisów jest niezwykle ważne, gdyż czasem nawet drobne uchybienia  mogą np. skutkować późniejszą odmową wjazdu dla pracownika do danego kraju lub nawet odpowiedzialnością karną.

- Ryzyko utraty reputacji. Warto pamiętać, że postępowanie niezgodne z  przepisami państwa, w którym prowadzi się działalność gospodarczą, może się wiązać z odpowiedzialnością karną. Przedsiębiorcy powinni z jak największą dokładnością i precyzją planować działalność gospodarczą za granicą. Dopiero bowiem wprowadzenie odpowiednich procedur pozwalających m.in. na gromadzenie niezbędnych informacji umożliwi ograniczenie ryzyka związanego z jej prowadzeniem.

Niezależnie od powyższego, aby określić potencjalne skutki prowadzenia działalności gospodarczej za granicą, pomocna jest znajomość ogólnych zasad dotyczących:

- ustalania rezydencji podatkowej,

- unikania podwójnego opodatkowania, certyfikatów rezydencji,

- podlegania ubezpieczeniom społecznym,

- sytuacji mogących skutkować powstaniem zagranicznego zakładu, które omawiamy w kolejnych artykułach.

O czym należy pamiętać

W celu zminimalizowania ryzyka i kosztów związanych z prowadzeniem działalności za granicą należy:

- w przypadku dużych spółek zapewnić komunikację pomiędzy działami: prawnymi, podatkowymi i kadrowymi, tak aby ułatwić zbieranie wszelkich niezbędnych informacji dotyczących działalności zagranicznej;

- stworzyć jednolitą dla całej spółki bazę, w której zapisywane będą niezbędne informacje dotyczące jej zagranicznej działalności;

- rozważyć założenie za granicą oddziału spółki, w szczególności jeśli zagraniczna działalność gospodarcza jest istotnym elementem całokształtu działalności;