Według raportów Międzynarodowej Organizacji ds. Migracji (IMO) zapotrzebowanie na zwiększenie produktywności jest odpowiedzią na silną konkurencję w skali globalnej. W coraz bardziej mobilnym i połączonym świecie nastawionym na promocję jak najłatwiejszego przepływu kapitału, dóbr i usług, również mobilność ludzi staje się koniecznością. W rezultacie pracownicy, niezależnie od kraju zamieszkania i pracy, mają częściej niż do tej pory do czynienia z przenikającymi się i połączonymi rynkami pracy.
Skala ryzyka związanego z działalnością za granicą generalnie jest tym większa, im większa jest spółka. W dużych podmiotach wchodzących w skład międzynarodowych grup niejednokrotnie ma jednak bowiem scentralizowanej funkcji monitorowania wyjazdów pracowników, a co za tym idzie – związanych z tymi wyjazdami konsekwencji podatkowych. Jednocześnie mniejszym przedsiębiorcom trudniej jest uzyskać dostęp do fachowych informacji o skutkach podatkowych przykładowo wysłania pracowników za granicę w celu wykonania kontraktu.
Warto pamiętać, że najczęściej osoby odpowiedzialne w ramach danego przedsiębiorstwa za kwestie prawne, podatkowe i ubezpieczeń społecznych, pomimo rozwoju międzynarodowej działalności przedsiębiorstwa, nadal administrują wskazanymi obszarami jedynie w zakresie krajowym. Dlatego międzynarodowa mobilność pracowników jest wyzwaniem dla przedsiębiorców. Firmy muszą radzić sobie z jej konsekwencjami.
Dla przedsiębiorców, którzy realizują lub zamierzają realizować część swojej działalności w innym państwie, niezwykle istotne jest dokonanie analizy pozwalającej określić ryzyko, jakie mogą nieść ze sobą takie działania. W tym celu konieczne jest gromadzenie informacji o rodzaju, jak i okresie prowadzenia działalności w innym państwie. Ta wiedza może posłużyć, zarówno
w perspektywie krótko, jak i długoterminowej do ustalenia konsekwencji: podatkowych, prawnych, imigracyjnych i w zakresie ubezpieczeń społecznych, na jakie może być narażone przedsiębiorstwo. W szczególności należy zbierać następujące informacje dotyczące projektów wykonywanych za granicą:
- przewidywaną, a następnie rzeczywistą długość przedsięwzięcia,
- o rodzaju usług i działalności prowadzonej za granicą,
- o pracownikach i kontrahentach związanych z danym przedsięwzięciem; chodzi tu szczególnie o informacje pozwalające na stwierdzenie, czy w trakcie jego realizacji nie doszło do zmiany ich rezydencji podatkowej,
- o długości pobytu pracowników za granicą,
- o częstotliwości wyjazdów pracowników za granicę,
- o prawnych aspektach związanych z wykonywaniem przez pracowników lub kontrahentów pracy za granicą (np. czy pracownicy zostali wysłani do wykonywania pracy za granicą w ramach oddelegowania, czy też podróży służbowej).
Najczęściej ryzyko dodatkowych kosztów ponoszone w związku z prowadzeniem działalności za granicą to:
- Ryzyko powstania zagranicznego zakładu (rozumianego nie jako fabryka czy „zakład pracy", ale podmiot opodatkowania w myśl międzynarodowych umów podatkowych). W takiej sytuacji zyski przedsiębiorstwa przypisane do zagranicznego zakładu zostaną opodatkowane w innym państwie, co może oznaczać między innymi konieczność zapłacenia podatku dochodowego według wyższej stawki. Nie zawsze będzie można też odliczyć ten podatek w Polsce. Na zagraniczny zakład mogą być również nałożone podatki i opłaty o charakterze lokalnym, które ze swej natury nie będą podlegały odliczeniu w Polsce.
- Koszty administracyjne. Generalnie zagraniczna działalność przedsiębiorstwa często wiąże się z obowiązkiem uzyskania licencji, rejestracji w urzędach w celu wykonywania działalności lub lokalnych transakcji. Przedsiębiorca może być zobowiązany do składania za granicą zeznań i deklaracji podatkowych. Należy pamiętać, że niedopełnienie wymaganych formalności może skutkować np. obowiązkiem zapłaty grzywny.
- Koszty pracownicze. W przypadku długotrwałych przedsięwzięć gospodarczych może się okazać, że pracodawca zobowiązany jest do opłacania za granicą składek na ubezpieczenie społeczne i zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
- Ryzyko imigracyjne. Zarówno pracodawca, jak i pracownicy zobowiązani są do przestrzegania przepisów imigracyjnych państwa, w którym prowadzona jest działalność. W szczególności dotyczy to legalizacji pobytu (np. uzyskania wizy) i uzyskania pozwolenia na pracę. Respektowanie tych przepisów jest niezwykle ważne, gdyż czasem nawet drobne uchybienia mogą np. skutkować późniejszą odmową wjazdu dla pracownika do danego kraju lub nawet odpowiedzialnością karną.
- Ryzyko utraty reputacji. Warto pamiętać, że postępowanie niezgodne z przepisami państwa, w którym prowadzi się działalność gospodarczą, może się wiązać z odpowiedzialnością karną. Przedsiębiorcy powinni z jak największą dokładnością i precyzją planować działalność gospodarczą za granicą. Dopiero bowiem wprowadzenie odpowiednich procedur pozwalających m.in. na gromadzenie niezbędnych informacji umożliwi ograniczenie ryzyka związanego z jej prowadzeniem.
Niezależnie od powyższego, aby określić potencjalne skutki prowadzenia działalności gospodarczej za granicą, pomocna jest znajomość ogólnych zasad dotyczących:
- ustalania rezydencji podatkowej,
- unikania podwójnego opodatkowania, certyfikatów rezydencji,
- podlegania ubezpieczeniom społecznym,
- sytuacji mogących skutkować powstaniem zagranicznego zakładu, które omawiamy w kolejnych artykułach.
O czym należy pamiętać
W celu zminimalizowania ryzyka i kosztów związanych z prowadzeniem działalności za granicą należy:
- w przypadku dużych spółek zapewnić komunikację pomiędzy działami: prawnymi, podatkowymi i kadrowymi, tak aby ułatwić zbieranie wszelkich niezbędnych informacji dotyczących działalności zagranicznej;
- stworzyć jednolitą dla całej spółki bazę, w której zapisywane będą niezbędne informacje dotyczące jej zagranicznej działalności;
- rozważyć założenie za granicą oddziału spółki, w szczególności jeśli zagraniczna działalność gospodarcza jest istotnym elementem całokształtu działalności;
- dokonać przeglądu umów zawieranych z zagranicznymi kontrahentami; warto rozważyć podział większych umów, np. sprzedaży i instalacji maszyn, na mniejsze; w ten sposób można ograniczyć ryzyko powstania zagranicznego zakładu;
- ze szczególną dbałością zbierać wszelką dokumentację związaną z zagraniczną działalnością przedsiębiorstwa;
- w miarę możliwości skonsultować się z zagranicznymi oraz krajowymi doradcami w celu określenia obowiązków, jakie przedsiębiorca zobowiązany jest dopełnić za granicą oraz w kraju.
Jarosław Antosik, jest doradcą podatkowym, partnerem w Accreo Taxand
Agata Rutkowska, jest doradcą podatkowym, managerem w Accreo Taxand