- Pracownik pojechał w delegację krajową pociągiem, który spóźnił się – na miejsce dotarł o 2 zamiast o 23.30. Nocował u rodziny. Dopiero o 9 miał podjąć (i podjął) pracę. Czy przysługuje mu ryczałt noclegowy?
Pracownikowi odbywającemu podróż służbową pracodawca pokrywa koszty noclegu. Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm., dalej rozporządzenie) nie wprowadza w tym zakresie żadnych limitów.
Planuje się jednak (w projekcie rozporządzenia o świadczeniach delegacyjnych) ograniczyć maksymalną kwotę zwrotu wydatków noclegowych do 20-krotności diety za jedną dobę hotelową (przy zakładanych zmianach wysokości diety byłoby to 600 zł). Jednak w uzasadnionych wypadkach pracodawca będzie mógł zgodzić się na pokrycie kosztów droższego noclegu.
Jeśli pracownik nie przedstawi dokumentu potwierdzającego, że poniósł wydatek noclegowy, przysługuje mu ryczałt na spanie w wysokości 150 proc. diety. Tego świadczenia jednak zatrudniony nie może domagać się za czas przejazdu oraz gdy pracodawca zapewnił mu bezpłatny nocleg (np. w docelowej miejscowości wynajmuje mieszkanie, z którego korzystają przebywający w podróży). Prawa do ryczałtu nie ma także w przypadkach, w których pracownik może codziennie wracać do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Ryczałt noclegowy przypisany jest do wszystkich innych sytuacji, czyli tych, w których szef niejako nie przyczynia się w żaden sposób – bezpośrednio lub pośrednio – do zapewnienia pracownikowi możliwości noclegu. Wskazany „bezpłatny nocleg" wyłączający prawo do ryczałtu musi zagwarantować pracodawca. To, że podwładny nocował u rodziny czy znajomych, nie zwalnia szefa z wymogu uregulowania ryczałtu. Ustawodawca nie uzależnił jego wypłaty od przedstawienia dowodów, że koszty te pracownik rzeczywiście poniósł (wyrok Sądu Najwyższego z 19 lutego 2007 r., I PK 232/06).
