- ofert, które zostały odrzucone;
- zastosowania aukcji elektronicznej;
- wyboru najkorzystniejszej oferty;
- zatwierdzenia wyniku postępowania;
- zawiadomienia o wyborze albo unieważnieniu postępowania oraz powodów unieważnienia postępowania;
- środków ochrony prawnej;
- udzielenia zamówienia publicznego;
- załączników do protokołu i uwag do protokołu.
Elementy te stanowią zbiór wszelkich informacji, które hipotetycznie mogą znaleźć się w protokole, natomiast to, które konkretnie znajdą się w protokole jest zależne każdorazowo od trybu udzielania zamówienia publicznego. Konkretne informacje zostaną zatem umieszczone w protokole, jeżeli dotyczą danego trybu postępowania.
Można elektronicznie
Zamawiający ma obowiązek dokumentowania swoich czynności w trakcie prowadzenia postępowania poprzez sporządzenie protokołu w formie pisemnej. Rozporządzenie pozostawia zamawiającemu swobodę w zakresie sposobu sporządzenia protokołu, albowiem może to uczynić odręcznie, jak i w formie elektronicznej.
Ustawa nie określa, na jakim etapie postępowania protokół postępowania powinien przybrać formę pisemną, a art. 96 ust. 1 ustawy p.z.p. wskazuje jedynie, iż pisemny protokół sporządza się w trakcie prowadzenia postępowania. Należy zatem przyjąć, że protokół powinien przybrać formę pisemną najpóźniej w momencie wyboru oferty najkorzystniejszej.
Sporządzanie protokołu postępowania stanowi obowiązek zamawiającego przy udzielaniu zamówienia w każdym trybie i niezależnie od wartości zamówienia. Protokół sporządza się w trakcie postępowania, czyli wraz z dokonywaniem poszczególnych czynności.
Obowiązek sporządzenia protokołu powstaje więc w chwili wszczęcia postępowania. Jednocześnie art. 96 ustawy p.z.p. przesądza, że protokół powinien być prowadzony na bieżąco. Informacje zawierane w nim, które odnoszą się do czynności poprzedzających wszczęcie postępowania, powinny być w nim zamieszczone niezwłocznie po wszczęciu postępowania.
Prowadzenie na bieżąco protokołu jest konieczne ze względu na przepisy umożliwiające wszystkim zainteresowanym podmiotom wgląd do protokołu postępowania na każdym jego etapie. Należy wskazać, że na zamawiającym ciąży również obowiązek dokumentowania czynności podejmowanych jeszcze przed wszczęciem postępowania, jak na przykład szacowanie wartości zamówienia.
Sama czynność sporządzania protokołu powinna być powierzana przez kierownika jednostki konkretnej osobie, na ustalonych przez niego zasadach prowadzenia postępowania jak też zgodnie z regulaminem wewnętrznego postępowania. Protokół – zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia podpisuje osoba go sporządzająca oraz kierownik zamawiającego.
Jakie ograniczenia czasowe
Protokół jest jawny, ale ustawodawca przewidział ograniczenia czasowe jawności załączników do protokołu (art. 96 ust. 1–3 ustawy p.z.p.).
Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że: oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, oferty wstępne od dnia zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.
Tylko na wniosek
Sposób oraz forma udostępniania zainteresowanym protokołu wraz z załącznikami określona jest w rozporządzeniu. Zgodnie z jego § 5 ust. 1 zamawiający udostępnia protokół lub załączniki do protokołu na wniosek. Udostępnienie protokołu lub załączników, w myśl ust. 2, może nastąpić poprzez wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną, zgodnie z wyborem wykonawcy wskazanym we wniosku.
Możliwość wyboru przez wykonawcę sposobu udostępnienia protokołu lub załączników doznaje ograniczenia w ust. 4, który stanowi, że przypadku gdy przesłanie kopii protokołu lub załączników zgodnie z wyborem wnioskodawcy jest z przyczyn technicznych znacząco utrudnione, w szczególności z uwagi na ilość żądanych do przesłania dokumentów, to zamawiający informuje o tym wnioskodawcę i wskazuje sposób, w jaki mogą być one udostępnione.
Przepis § 5 ust. 3 rozporządzenia pozostawia w gestii zamawiającego decyzje w sprawie wyrażenia zgody na samodzielne wykonanie kopii dokumentacji przez wykonawcę. Zamawiający udostępnia wnioskodawcy protokół lub załączniki niezwłocznie.
W wyjątkowych przypadkach, w szczególności związanych z zapewnieniem sprawnego toku prac dotyczących badania i oceny ofert, zamawiający udostępnia oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu do wglądu lub przesyła ich kopie w terminie przez siebie wyznaczonym, nie później jednak niż w dniu przesłania informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej albo o unieważnieniu postępowania.
Mogą być opłaty za kopie
Udzielenie informacji publicznej w jednej z form przewidzianych w rozporządzeniu (wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną) uprawnia zamawiającego do naliczenia opłat z tytułu poniesionych kosztów dodatkowych – tzw. kosztów materialnych (zużyty materiał, nośniki na których zostaje udzielona informacja) oraz kosztów osobowych (p
raca osoby oddelegowanej specjalnie do załatwienia tej konkretnej sprawy z wniosku). Wskazać jednak należy, że zamawiający jest uprawniony do żądania ich zwrotu tylko i wyłącznie wówczas, gdy będą to koszty wykraczające poza normalne koszty jego funkcjonowania.
Poza wnioskowaniem o protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i załączniki do protokołu, zasadne jest również żądanie udostępnienia umowy zawartej w sprawie zamówienia publicznego. Stanowisko takie zawarte zostało w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 29 lutego 2012 r. (I OSK 2215/11), w którym podniósł on, że: „zgodnie z art. 139 ust. 3 p.z.p. umowy w sprawach zamówień publicznych są jawne i podlegają udostępnieniu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej.
A zatem do spraw wszczętych w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej podmiot zobowiązany do jej udzielenia stosuje przepisy tej ustawy przy uwzględnieniu szczególnych unormowań ustawy – Prawo zamówień publicznych.
Jawność umów w sprawach zamówień publicznych na gruncie ustawy o dostępie do informacji publicznej wyłącza możliwość odmowy ich udostępnienia z powołaniem się na którąkolwiek z tajemnic ustawowo chronionych.
Nie jest zatem dopuszczalne wydanie decyzji odmawiającej udostępnienia umów w sprawach zamówień publicznych, gdyż są one jawne. W ocenie NSA tego rodzaju regulacja prawna zawarta w ustawie – Prawo zamówień publicznych nie oznacza, że inne niż umowy dokumenty dotyczące postępowań przetargowych i szeroko pojętej realizacji zamówień nie zawierają informacji publicznej i nie podlegają udostępnieniu. Ustawa ta zawiera uregulowania szczególne, które należy uwzględniać przy stosowaniu trybu dostępu do informacji publicznej".
Leszek Kot prawnik Barylski T., Olszewski A., Brzozowski A. Kancelaria Prawnicza Spółka Komandytowa
Komentuje Leszek Kot prawnik, Barylski T., Olszewski A., Brzozowski A. Kancelaria Prawnicza Spółka Komandytowa
Zasada jawności prowadzonego postępowania o zamówienie publiczne oraz jawności umów w sprawie zamówień publicznych gwarantują przejrzystość prowadzonego przez zamawiającego postępowania.
Odgrywa również istotną rolę w realizacji pozostałych zasad prawa zamówień publicznych, takich jak zasada uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Jest ona zatem instrumentem gwarantującym rzetelność oraz przejrzystość procedury, a także daje możliwość kontrolowania zamówień.
Ma też na celu zapewnienie wszystkim zainteresowanym możliwości zapoznania się z dokumentami. Na zamawiającym ciąży więc obowiązek zapewnienia swobodnego dostępu do informacji i dokumentów dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia wszystkim jego uczestnikom oraz innym zainteresowanym.
