Pracodawca, który udzielił pracownikowi urlopu wychowawczego, ma obowiązek rozliczać za niego w tym okresie składki w odpowiednich raportach. Za czas tego urlopu opłacane są składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe i zdrowotne.

Zanim jednak pracodawca je wykaże, musi ustalić, czy pracownik powinien podlegać ubezpieczeniom z racji przebywania na urlopie wychowawczym. Nie jest nimi bowiem objęta osoba, która ma inny tytuł do ubezpieczeń społecznych lub ma ustalone prawo do emerytury lub renty. Dopiero oświadczenie zatrudnionego daje szefowi podstawę, by ustalić konieczność rozliczania danin za pracownika.

Pracodawca nie dokonuje jednak wpłaty tych składek do organu rentowego. A to dlatego, że są one finansowane przez budżet państwa za pośrednictwem ZUS. Rodzic spędzający czas ze swą pociechą nie podlega natomiast ani ubezpieczeniu chorobowemu, ani wypadkowemu.

Te standardy w rozliczeniach z ZUS nie uległy zmianie. Ale od 1 stycznia 2012 r. zmieniły się zasady ustalania podstawy wymiaru składek należnych na ubezpieczenia emerytalno-rentowe tych osób. Pociąga to za sobą konsekwencje w postaci znacznie trudniejszych rozliczeń niż wcześniej.

Problemy z podstawą

Zmianę zasad ustalania podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych za pracowników na urlopie wychowawczym wprowadziła ustawa zmieniająca kodeks pracy z 6 grudnia 2008 r. (DzU nr 237, poz. 1654).

Z dodanego wówczas do art. 18 ustępu 5b i 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.; dalej ustawa o sus) wynika, że bazą  do ich naliczenia jest 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale albo przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy – jeśli okaże się niższe.

ZUS wyinterpretował z tej zmiany, że ustalając rodzicielską podstawę składkową należy odnieść się do zasad ustalania podstawy wymiaru zasiłków określonych w art. 36 i następnych ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.; dalej ustawa zasiłkowa), z wyłączeniem pomniejszania podstawy wymiaru o kwoty składek w części finansowanej przez pracownika. Instruował w ten sposób płatników składek pod koniec stycznia 2012 r.

Jak z chorobówką

Wątpliwości nie ma, jeśli chodzi o ust. 5b tego przepisu ustawy o sus, który wskazuje na uwzględnienie równowartości 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale (tego, od którego ustala się najwyższą podstawę wymiaru składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe). Zmiana podstawy ustalonej od tego wynagrodzenia zmienia się od trzeciego miesiąca każdego kwartału. Za czerwiec, lipiec i sierpień 2012 r. nie może być ona wyższa niż  2187,65 zł.

Gorzej z praktycznym stosowaniem ust. 14 tego artykułu, który ogranicza wysokość podstawy składek do średniej pensji konkretnego pracownika z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego.

Niemniej jednak, aby ustalić podstawę wymiaru składek dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym, należy porównać:

- kwotę graniczną odpowiadającą 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału oraz

- kwotę średniego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego jej za 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu.

Jeżeli wyższe okaże się faktyczne średnie wynagrodzenie pracownika, składki emerytalną i rentową płatnik nalicza od równowartości

60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Gdy przeciętne wynagrodzenie pracownika jest niższe bądź równe limitowi, daniny te trzeba naliczyć od przychodu uzyskanego przez pracownika przed urlopem.

Dla każdego ubezpieczonego trzeba więc obliczyć średnie wynagrodzenie sprzed urlopu wychowawczego i ewentualnie ograniczyć je do przeciętnej płacy z kwartału ogłoszonej ostatnio przez GUS.

Nie do końca te same

Jeszcze w styczniu ZUS prezentował stanowisko, że podstawę wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego ustala się analogicznie jak tę do naliczenia zasiłku dla pracownika. Obowiązywać miała tylko jedna odrębność – by tego przychodu nie zmniejszać o część składek, które pracodawca potrącił z pensji zatrudnionego.

Nie było to jednak uzasadnione. Z uwagi choćby na to, że trzeba byłoby pomijać składniki wynagrodzenia, które nie są zmniejszane za czas pobierania zasiłków. Takie elementy wynagrodzenia nie wchodzą bowiem do podstawy wymiaru tych świadczeń, mimo pobrania od nich składek na pracownicze ubezpieczenia.

W związku z tym pod koniec marca ZUS zmienił zdanie. W wydanym dla płatników poradniku przyznał, że odstępstw od zasad stosowanych przy naliczaniu zasiłków jest znacznie więcej, niż wskazał na początku.

Co do zasady należy zatem postępować zgodnie z regułami określonymi w art. 36 i następnych ustawy zasiłkowej, ale z pewnymi istotnymi wyjątkami. Przede wszystkim chodzi o pomijanie zasad wynikających z art. 40 i 41. A to oznacza, że:

- jeśli w ciągu 12 miesięcy poprzedzających urlop rodzicielski pracownikowi zmienił się wymiar czasu pracy, to pod uwagę należy brać zarówno zarobki sprzed zmiany, jak i po niej (art. 40 ustawy zasiłkowej karze przy ustalaniu podstawy zasiłkowej przyjąć jedynie wynagrodzenie po zmianie wymiaru czasu pracy),

- do podstawy trzeba wliczać także te składniki wynagrodzenia, do których zatrudniony zachowuje prawo za czas pobierania zasiłku,

- nie należy pomijać tych składników, które przysługują etatowcowi tylko do określonego terminu (art. 41 ustawy zasiłkowej kreuje zasadę, zgodnie z którą z podstawy zasiłkowej wyłącza się te elementy płacy, które przysługują do określonego terminu).

Nie zawsze rok

Ustalając podstawę należy zatem brać pod uwagę miesięczne wynagrodzenie pracownika, które stanowiło podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, za okres 12 miesięcy przed urlopem.

Jeśli pracownik był zatrudniony krócej, należy uwzględnić wynagrodzenie z pełnych kalendarzowych miesięcy pracy. Ustaloną sumę tych pensji trzeba następnie podzielić przez odpowiednią liczbę miesięcy (przez 12 lub mniej). Trzeba przy tym przestrzegać zmodyfikowanych zasad zasiłkowych.

Uwzględniane należności

Aby ustalić przeciętne pobory za 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy, trzeba zsumować wszystkie składniki pracowniczego przychodu, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika.

Zatem eliminacja z obliczeń dotyczy w zasadzie tylko świadczeń za czas choroby i macierzyństwa (wynagrodzenia chorobowego i zasiłków) oraz przychodów wymienionych w  § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

To z kolei oznacza, że nie należy pomijać składników, od których została odprowadzona składka chorobowa (mimo że nie są wliczane do podstawy wymiaru zasiłku). W praktyce chodzi głównie o takie składniki, jak:

- nagrody uznaniowe,

- dodatki stażowe,

- dodatki służbowe i funkcyjne,

- nagrody za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów),

- jednorazowe nagrody z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika,

- koszty wynajmu przez pracownika mieszkania sfinansowanego lub dofinansowanego przez szefa,

- dopłaty pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia zatrudnionego,

- bony lub wypłaty w gotówce przyznawane w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika, określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.,

- składniki wynagrodzenia, nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy podwładnego, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy,

- premie, nagrody (miesięczne, kwartalne, roczne).

Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne trzeba przy tym uwzględniać traktując je jak przychód za ten miesiąc, w którym zostały wypłacone. Te kwartalne wlicza się natomiast do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot, które pracownik otrzymał za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął urlop wychowawczy.

Natomiast roczne składniki uwzględnia się w części 1/12 wypłaconej zatrudnionemu za rok poprzedzający miesiąc, od którego jest na urlopie rodzicielskim. Zasady te stosuje się odpowiednio do składników wynagrodzenia wypłacanych za inne okresy.

Przykład

Pani Aneta jest na urlopie wychowawczym od 1 października 2011 r. Ponieważ nie ma innego tytułu do ubezpieczeń społecznych, to obowiązkowym jest ten urlop.

Począwszy od podstawy wymiaru składek za styczeń 2012 r. pracodawca musiał wziąć pod uwagę przeciętne wynagrodzenie wypłacone pracownicy od 1 października 2010 r. do 30 września 2011 r.

W tym okresie pani Aneta otrzymała nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale i dodatek służbowy, a także premie miesięczne, które zgodnie z firmowymi przepisami płacowymi należą się zatrudnionym także za czas ich choroby. Wszystkie te składniki stanowią bazę

do naliczania składek za czas wychowawczego, chyba że ich przeciętna miesięczna wysokość przekroczy równowartość 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia.

Przykład

Pani Adrianna na wychowawczym jest od 4 grudnia 2011 r. Przed urlopem obok płacy zasadniczej otrzymywała także uznaniowe premie kwartalne.

Podstawę wymiaru składek na jej ubezpieczenia emerytalne i rentowe od 1 stycznia 2012 r. stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie zasadnicze za okres od grudnia 2010 r. do listopada 2011 r. oraz premie za IV kwartał 2010 r. i I, II oraz III kwartał 2011 r.

Premia za II kwartał 2011 r. nie została pracownicy przyznana, zatem w podstawie wymiaru składek uwzględniono 1/12 sumy premii wypłaconych za IV kwartał 2010 r. oraz I i III kwartał 2011 r.