Ustawa z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DzU poz. 730) ma dostosować do RODO przepisy m.in. kodeksu pracy. Zwraca ona uwagę w kontekście limitowania danych osobowych zbieranych od kandydatów do pracy. Nowelizacja, w mojej ocenie, wpłynie na konieczność zmiany dotychczasowej praktyki pracodawców dotyczącej w szczególności kierowania na wstępne badania lekarskie.
Zakres danych kontaktowych
W świetle nowelizacji, pracodawca będzie mógł żądać od kandydata do pracy danych osobowych obejmujących dane kontaktowe. Przy czym będą to dane wskazane przez takiego kandydata, a nie te, które wskaże potencjalny pracodawca.
Jednocześnie pracodawca, co do zasady, będzie mógł żądać adresu zamieszkania dopiero po zatrudnieniu pracownika. Na etapie wcześniejszym będzie to dopuszczalne tylko, gdyby było niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Sama regulacja, w kontekście chociażby zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 pkt c RODO), nie budzi wątpliwości. Pojawia się jednak inny aspekt tego zagadnienia, związany z kierowaniem osób przyjmowanych do pracy na wstępne badania lekarskie.
Wzory z miejscem na adres
Wstępnym badaniom lekarskim podlegają osoby przyjmowane do pracy. Takie badania są przeprowadzane na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Wzór tego skierowania, a także wzór orzeczenia lekarza medycyny pracy, zawierają adres zamieszkania kandydata (osoby przyjmowanej do pracy). Obydwa wzory zawiera rozporządzenie ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 2067).
Trzecia kategoria osób
Idąc dalej, w praktyce kodeksowy podział na kandydatów do pracy i pracowników uległ niejako modyfikacji. Pojawia się bowiem jeszcze trzecia kategoria osób – tych, które pomyślnie przeszły etap rekrutacji, a jednocześnie nie zostały jeszcze formalnie zatrudnione. Z reguły już wtedy większość pracodawców kieruje taką osobę na badania lekarskie, chociaż są oczywiście tacy, którzy wydają skierowanie dopiero po zawarciu umowy o pracę.
Możliwe rozwiązania
W odniesieniu do grupy osób, które nie są już kandydatami, ale jeszcze też nie pracownikami, tj. osób zrekrutowanych na dane stanowisko pracy, pracodawcy powinni zrewidować swoje dotychczasowe postępowanie oraz rozważyć zmodyfikowanie przyjętych praktyk.
Do nowych przepisów można się dostosować przez:
1. skierowanie na badania dopiero po podpisaniu umowy o pracę, albo
2. żądanie danych o adresie zamieszkania jeszcze na etapie rekrutacji, z powołaniem się na konieczność spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (tj. wystawienia skierowania na badania lekarskie, zawierającego adres zamieszkania osoby przyjmowanej do pracy), albo
3. wreszcie – to ustawodawca może nieco ułatwić praktykę poprzez modyfikację dotychczasowych wzorów skierowania na badania oraz orzeczenia lekarskie – poprzez wyeliminowanie adresu zamieszkania osoby przyjmowanej do pracy. Z pewnością jednak warto zwrócić uwagę, że sama minimalizacja danych osobowych na etapie rekrutacji wywołuje również skutki w odniesieniu do osób przyjmowanych do pracy.
Omawiane przepisy wejdą w życie po upływie 14 dni od dnia opublikowania w Dzienniku Ustaw, tj. 4 maja 2019 r.
Tomasz Czerkies radca prawny, ADP Polska
