Wartość szkody w mieniu pracodawcy wolno ująć tylko za pisemną zgodą podwładnego i tylko z jego wynagrodzenia netto. Pozostałe elementy przychodu trzeba rozliczyć odrębnie.

- Pracownik używający służbowego laptopa zniszczył go. Mógł zabierać komputer do domu i korzystać z niego także w celach prywatnych. Okazało się jednak, że pozwalał z niego korzystać swemu małoletniemu dziecku. Syn pozostawiony bez opieki zniszczył komputer, który po upadku i zalaniu sokiem nie nadaje się do użytku. A koszty ewentualnej naprawy są porównywalne z zakupem nowego. Ponieważ nie jest to pierwsza sytuacja, kiedy firma ponosi straty w powierzonym mieniu (pracownik jeździ firmowym samochodem, który był już dwukrotnie w naprawie z winy zatrudnionego), chcemy tym razem potrącić koszt naprawy laptopa – 2000 zł z jego pensji. Wiemy jednak, że nie działał umyślnie.

Czy z jego wynagrodzenia możemy potrącić maksymalnie wartość trzech miesięcznych pensji? Jak to rozliczyć na liście płac, jeśli pracownik zarabia 6000 zł miesięcznie, ryczałt z tytułu używania służbowego auta wynosi 1000 zł, a w kwietniu przez 10 dni dostał wynagrodzenie chorobowe?

– pyta czytelnik.

W przypadku powierzonego mienia (czyli zarówno samochodu, jak i laptopa) nie jest istotne, czy pracownik działał umyślnie – czyli celowo z nastawieniem na wyrządzenie szkody, czy jedynie godził się ze skutkami swego postępowania, czy też szkoda nastąpiła nieumyślnie.

Te kategorie winy i odpowiedzialności obowiązują na gruncie odpowiedzialności odszkodowawczej na zasadach ogólnych, czyli wtedy, gdy uszkodzone zostało ogólnodostępne mienie szefa (np. ekspres do kawy udostępniony pracownikom w firmowej kuchni). Wtedy za szkodę nieumyślną zatrudniony odpowiadałby do wysokości trzech miesięcznych pensji. Gdyby celowo zniszczył sprzęt biurowy, pokryłby ją w 100 proc.

Większa odpowiedzialność

W przypadku powierzonego mienia z obowiązkiem zwrotu i wyliczenia się rozróżnienie na działanie celowe i niecelowe nie ma znaczenia. Tutaj odpowiedzialność materialna za poniesioną szkodę zawsze wynosi 100 proc. i – co istotne – nie trzeba jej udowadniać. Przy tej odpowiedzialności obowiązuje bowiem domniemanie winy zatrudnionego.

By pociągnąć go do odpowiedzialności, wystarczy co do zasady, prawidłowe powierzenie mienia oraz powstanie szkody. Jeżeli zatem w opisywanym przypadku laptop przekazano mu prawidłowo, to szef nie musi udowadniać ani winy pracownika, ani faktu, że nienależycie wykonywał on swoje obowiązki.

To zatrudniony, chcąc uwolnić się od odpowiedzialności, powinien wykazać, że nie miał wpływu na wyrządzenie szkody (bo do jej powstania przyczyniła się inna osoba – art. 117 w zw. z art. 127 kodeksu pracy) oraz że szkoda i tak by powstała, nawet gdyby zaniechał zawinionego zachowania.

U czytelnika pracownik stoi na przegranej pozycji. Gdyby laptop został uszkodzony przez kolegę z pracy na firmowym korytarzu czy przez kontrahenta na biznesowym spotkaniu, to rzeczywiście byłaby podstawa do uznania, że zatrudniony nie miał wpływu na powstanie szkody. Wtedy o odpowiedzialności materialnej zatrudnionego raczej nie mogłoby być mowy. A pokrycia ewentualnych strat pracodawca mógłby żądać na drodze cywilnej od drugiego zatrudnionego czy kontrahenta.

Za zgodą

Szkody powstałej w mieniu pracodawcy nie ma w katalogu potrąceń ustawowych (przymusowych). A to oznacza, że na ujęcie jej wartości z wynagrodzenia podwładnego potrzebna jest jego pisemna i uprzednia zgoda. Ani zgoda ustna, ani tym bardziej dorozumiana nie uprawni do potrącenia i jest nieważna. Jeżeli takiej zgody nie będzie, to pracodawcy pozostaje dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej na ogólnych zasadach.

Kwoty potrąceń odliczamy od wynagrodzenia netto (tj. po odliczeniu składek i podatków). Choć przepisy mówią tylko o składkach na ubezpieczenia społeczne, to przyjmuje się, że chodzi także o składkę zdrowotną. Trzeba też pamiętać, że przy potrąceniach dobrowolnych, z którymi mamy do czynienia w opisywanym przypadku, obowiązuje kwota wolna.

Przy świadczeniach na rzecz pracodawcy stanowi ona wartość minimalnego wynagrodzenia netto. Przy potrąceniach w 2012 r. dla zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, z prawem do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i kwoty zmniejszającej zaliczkę, jest to kwota 1111,86 zł - patrz tabela 1.

Z obowiązkowymi inaczej

Inaczej byłoby, gdyby chodziło o alimenty, należności inne niż alimentacyjne egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych, zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi czy kary pieniężne nałożone na zatrudnionego w trybie art. 108 k.p. Na ich ujęcie z wynagrodzenia nie potrzeba akceptacji pracownika, ale i trzeba pamiętać o kwotach wolnych.

Firmowy sprzęt na domowy użytek

Powierzenie pracownikowi laptopa nie generuje przychodu po jego stronie. Nawet jeśli ten używa go do celów prywatnych.

Inaczej jest jednak z użytkowaniem firmowego auta po godzinach. Korzystanie z niego do celów prywatnych to nic innego jak czerpanie korzyści z nieodpłatnego świadczenia. Sposób jego ustalania określa art. 11 ust. 2 – 2b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r. poz. 361).

Wynika z niego, że jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi, które nie wchodzą w zakres działalności pracodawcy, to ich wartość ustalamy według cen rynkowych stosowanych przez podmioty, które zajmują się np. wynajmem samochodów.

Przy ustalaniu wartości udostępnienia samochodu do celów prywatnych pracownika należy wziąć pod uwagę jego typ, markę, rok produkcji, stan techniczny, wyposażenie. To wszystko trzeba porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie firmy zajmujące się wynajmem tego typu sprzętu.

Wartość takiego nieodpłatnego świadczenia stanowi przychód ze stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek poboru od niego zarówno składek na ubezpieczenia społeczne, składki zdrowotnej, jak i zaliczki na podatek dochodowy.

Czas na rachunki

Dokonując potrąceń, trzeba jednak zrobić podwójne obliczenia. Wartość szkody w mieniu pracodawcy ujmujemy tylko od wynagrodzenia netto. Pozostałe elementy przychodu rozliczamy odrębnie. A to oznacza, że trzeba zrobić osobną listę płac dla świadczenia, które jest równowartością używania służbowego auta do celów prywatnych.

Przychodem pracownika jest wynagrodzenie chorobowe za dziesięć dni, pensja za przepracowaną część miesiąca oraz wartość świadczeń za użytkowanie służbowego samochodu i laptopa do celów prywatnych.

Zacznijmy od wynagrodzenia chorobowego. Liczymy je na zasadach właściwych dla zasiłku chorobowego. Najpierw ustalamy średnią przychodu z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc choroby (wliczając pensje pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej z kieszeni zatrudnionego).

Otrzymany wynik dzielimy przez 30, a uzyskaną stawkę mnożymy przez liczbę dni zwolnienia lekarskiego. Na koniec obliczamy 80 proc. jego wartości. Wynagrodzenie chorobowe nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Na liście płac jego wartość uwzględniamy dopiero w podstawie wymiaru składki zdrowotnej.

Jeśli chodzi natomiast o pobory za przepracowaną część miesiąca, to liczymy je zgodnie z § 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia i innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).

Gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości, to aby obliczyć należność przysługującą za przepracowaną część miesiąca w sytuacji, gdy przez pozostałe dni miesiąca był on nieobecny w pracy z innych przyczyn niż choroba (bez prawa do wynagrodzenia), należy kolejno:

- miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30 (bez względu na to, ile dni ma dany miesiąc kalendarzowy),

- wynik pomnożyć przez liczbę dni nieobecności pracownika spowodowanej np. chorobą lub sprawowaniem opieki nad dzieckiem,

- wyliczony iloczyn odjąć od wynagrodzenia należnego w stałej miesięcznej stawce.

LISTA PŁAC

Założenia:

- pracownik zarabia 6000 zł, ma prawo do podstawowych kosztów i złożył PIT-2,

- pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy, a w kwietniu 10 dni przebywał na zwolnieniu chorobowym, za które miał prawo do 80 proc. wynagrodzenia chorobowego,

- w kwietniu wyrządził szkodę w mieniu pracodawcy wycenioną na kwotę 2 tys. zł,

- zgodził się na potrącenie wartości szkody, czego dowodem jest pisemne oświadczenie.

Uwaga!

Potrąceń dokonujemy od wynagrodzenia, a nie od przychodu. Dlatego dla ryczałtu za używanie firmowego auta do celów prywatnych – trzeba zrobić odrębną listę płac.

Wynagrodzenie chorobowe

6000 zł x 13,71 proc. = 822,60 zł

6000 zł – 822,60 zł = 5177,40 zł

5177,40 zł x 80 proc. = 4141,92 zł

4141,92 zł : 30 = 138,06 zł

138,06 zł x 10 dni = 1380,60 zł

Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca

6000 zł : 30 = 200 zł

200 zł x 10 dni 2000 zł

6000 zł – 2000 zł = 4000 zł - patrz tabela 2.