BHP: profilaktyczne badania lekarskie załogi obowiązkiem firmy

Tak wynika z art. 229 kodeksu pracy. Pracownik nie ma wyboru – musi się im poddać, o czym przesądza art. 211 pkt 5 k.p. Pierwsze, co weźmie pod uwagę inspektor przy badaniach lekarskich, będzie to, czy pracodawca zawarł pisemną umowę z jednostką medycyny pracy zdolną do wykonywania kontroli zdrowia załogi.

Bliżej lecznicy

Obowiązek ten wprowadził 27 grudnia 2008 r. zmieniony art. 12 ustawy z 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (tekst jedn. DzU z 2004 r. nr 125, poz. 1317 ze zm.). Wcześniej pracodawca nie musiał podpisywać umowy, a pracownik mający skierowanie na badania sam wybierał przychodnię medycyny pracy, w której chciał je wykonać.

Pracodawcy prowadzący działalność w całym kraju powinni zawrzeć pisemną umowę o świadczenie usług w zakresie medycyny pracy z kilkoma jednostkami w pobliżu miejsca, gdzie funkcjonują. Chodzi o to, aby pracowników kierować do lekarza w pobliżu miejsca świadczenia pracy, a nie tam, gdzie np. znajduje się siedziba firmy.

Wiele błędów pracodawców inspektorzy zauważają przy wystawianiu zleceń do medyka. Zatrudniony na kilku stanowiskach powinien w skierowaniu mieć je wpisane wszystkie, aby wykonać komplet niezbędnych badań. Może się bowiem okazać, że przeprowadzi tylko część potrzebną na jedno stanowisko, a pominie inne istotne.

Co w skierowaniu

Jeżeli szef ma wątpliwości, co powinno się znaleźć w takim piśmie, sięga do rozporządzenia z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 69, poz. 332 ze zm., dalej rozporządzenie w sprawie badań). Powinny tam być wpisane następujące informacje:

• określenie rodzaju badania profilaktycznego, jakie ma być wykonane (wstępne, okresowe, kontrolne),

• u kandydatów do pracy lub pracowników przenoszonych na inne stanowisko – wskazanie tego, na którym ta osoba ma być zatrudniona,

• u pracowników – określenie stanowiska, na którym pracownik jest zatrudniony,

• informacja o występowaniu na stanowisku lub stanowiskach czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych oraz aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia, wykonywanych na tych posadach.

Kontrolujący pracodawcę inspektor przyjrzy się także sposobowi przechowywania zaświadczeń. Warto pamiętać, aby dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracownika były właściwie uporządkowane.

W odpowiedniej teczce

Orzeczenia lekarskie, które dotyczą badań wstępnych, należy wpiąć do części A akt osobowych. Natomiast zaświadczenia uzyskane podczas badań okresowych i kontrolnych powinny być w części B. Tak wynika z § 1 ust. 1 pkt 5 oraz § 6 ust. 2 pkt 1 i 2 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia kart osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm., dalej rozporządzenie o dokumentacji).

W dużych przedsiębiorstwach mających scentralizowane komórki kadrowe orzeczenia lekarskie należy przechowywać w dziale kadr. W oddziałach – na wypadek kontroli – najlepiej trzymać kserokopie tych dokumentów.

Zanim upłynie ważność

Uwagi inspektora nie ujdzie także wykonywanie pracy przez zatrudnionych bez ważnych badań lekarskich. Prawo pracy kategorycznie zabrania dopuszczania do zadań służbowych tych, którzy nie mają aktualnych takich orzeczeń. Dlatego tak istotne jest, aby pracownik przy badaniach wstępnych uzyskał je jeszcze przed rozpoczęciem pracy, a okresowe ponowił, zanim upłynie ważność poprzednich.

Data orzeczenia lekarskiego nie może więc być późniejsza niż faktyczny start pracy. Bez znaczenia dla odpowiedzialności pracodawcy jest to, że w orzeczeniu wydanym później niż rozpoczęcie pracy medyk stwierdzi, że nie ma przeciwwskazań do wykonywanych czynności.

Warto podwładnego wysłać do lekarza z pewnym wyprzedzeniem, np. tygodniowym czy miesięcznym, aby zdążył zrobić wszystkie badania przed upływem ważności poprzednich. Aby uniknąć problemu z wyegzekwowaniem tego obowiązku, skierowanie wydajemy za pokwitowaniem. Wtedy do szybkiego działania niezdyscyplinowanych zmotywuje np. kara regulaminowa czy niedopuszczenie do pracy.

Pracownika, który nie był obecny w firmie z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby trwającej dłużej niż 30 dni, przed dopuszczeniem do wykonywania zadań też należy skierować na badania kontrolne. Taki obowiązek ustanawia art. 229 § 2 k.p. Nie powinno się jednak tego robić wcześniej niż w dniu stawienia się podwładnego do zakładu po zdrowotnej niedyspozycji.

Inspektor pracy, który będzie chciał to zbadać, zażąda akt osobowych pracowników, którzy w ostatnim czasie przebywali na ponad 30-dniowym zwolnieniu lekarskim, aby sprawdzić, czy mają aktualne orzeczenie lekarskie dopuszczające do pracy na zajmowanym stanowisku.

Kiedy nakazy i wystąpienia

Jeśli inspektor stwierdzi nieprawidłowości w zakresie badań lekarskich, wyda nakazy i wystąpienia. Z pewnością to pierwsze otrzyma pracodawca wtedy, gdy pracownik świadczy pracę bez aktualnych badań lekarskich do wykonywania zadań na tym stanowisku.

Z decyzji będzie wynikał obowiązek skierowania konkretnych osób do medyka i termin, do kiedy trzeba to zrobić. Nawet jeśli badanie akt przeprowadzono wyrywkowo, a inspektor nie doszukałby się wszystkich pracowników bez aktualnych badań, warto samodzielnie skontrolować teczki całej załogi, aby nie narazić się na sankcje przy ponownej wizycie PIP.

Wystąpienie grozi natomiast za te nieprawidłowości, które nie kwalifikują się do decyzji nakazowej, np. niewłaściwe przechowywanie zaświadczeń lekarskich. Zdarza się, że choć pracodawca ma ważne potwierdzenia medyczne podwładnych, to przetrzymuje je niezgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji.

Przykład

Przeprowadzona w styczniu 2012 r. w firmie kontrola PIP wykazała, że od kwietnia do sierpnia 2011 r. cztery osoby pracowały bez wstępnych badań lekarskich potwierdzających brak przeciwwskazań do zadań na zajmowanych stanowiskach.