Nie trzeba płacić ryczałtu na jazdy lokalne za każdy dzień delegacji

- Pracownik pojechał w dwutygodniową podróż służbową (w poniedziałek rano, a wracał wieczorem w sobotę w następnym tygodniu). W tym czasie miał zapewniony jeden dzień wolny (niedziela) w taki sposób, aby zachować minimalny wypoczynek tygodniowy (faktyczne wolne od sobotniego wczesnego popołudnia do poniedziałkowego ranka). Czy ryczałty na jazdy lokalne powinniśmy wypłacić za każdy dzień pobytu w tej podróży?

– pyta czytelnik.

Pracownik czytelnika w podróży służbowej musiał mieć zapewniony minimalny wypoczynek tygodniowy, czyli co najmniej 35 godzin, przypadających w każdym tygodniu. Pobyt w delegacji nic nie zmienia w obowiązkach pracodawcy dotyczących czasu pracy. Nadal obowiązują normy czasu pracy, minimalne wypoczynki itp.

Skoro podróż rozpoczęła się w poniedziałek i zakończyła w kolejnym tygodniu w sobotę, to podwładny nie mógł świadczyć pracy każdego dnia podczas tej delegacji, na co czytelnik zresztą wskazuje. Oczywiście należy pamiętać także o przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy i konieczności odpowiedniego wyrównania liczby dni wolnych podczas okresu rozliczeniowego.

Autobusem lub taksówką

Przekłada się to także na ryczałty na jazdy lokalne. Mają one umożliwić pracownikowi poruszanie się po terenie podczas podróży służbowej, a te przejazdy są niezbędne do  wykonania zadania służbowego. Obejmują zatem wszelką konieczność przemieszczania się w związku z poleceniem pracodawcy. Przykładowo będzie to dojazd z dworca do hotelu, codzienne przejazdy z hotelu do siedziby kontrahenta itp.

Pracownik nie ma prawa do  ryczałtu na jazdy lokalne wtedy, kiedy faktycznie nie płaci za przejazdy lokalne w  miejscu, do którego pojechał w  związku z delegacją. Takich kosztów nie ponosi m.in. w dni wolne przypadające podczas podróży.

Odbywającemu krajową podróż służbową przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. I to w wysokości 20 proc. aktualnej diety (obecnie ryczałt wynosi 4,60 zł) za każdą rozpoczętą dobę podróży.

Jednak ryczałt nie przysługuje, gdy

- pracownik nie ponosi kosztów takich przejazdów,

- pracodawca na wniosek pracownika zgodzi się pokryć udokumentowane koszty do- jazdów komunikacją miejscową.

Jakie wyłączenia

Wyłączenie prawa do ryczałtu, gdy pracownik nie płaci za przejazdy lokalne, obejmuje wszystkie przypadki, w których zlecone przez pracodawcę zadania nie wymagają, aby musiał się on przemieszczać płatnym transportem miejscowym. Będzie to np. wtedy, gdy spotkanie z klientem odbywa się nieopodal dworca lub gdy kontrahent, u którego pracownik przez kilka dni analizuje dokumentację, ma siedzibę obok hotelu, w którym zatrzymał się delegowany. Może więc tam przejść na piechotę.