Schemat wyliczeń tego świadczenia znajdziemy w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.).

Aby prawidłowo ustalić kwotę ekwiwalentu urlopowego (a tym samym odprawy), musimy w pierwszej kolejności wyznaczyć średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika. Bierzemy przy tym pod uwagę zarówno składniki o charakterze stałym, jak i zmiennym, zgodnie z zasadami opisanymi tabeli.

Poza kalkulacją

Niektóre elementy pracowniczej płacy nie wpływają jednak na wysokość pieniężnej odprawy dla odchodzących z firmy. W jej podstawie (podobnie jak w podstawie urlopowej) nie uwzględnia się m.in.

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

• dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej oraz nagród jubileuszowych i nagród z zakładowego funduszu nagrodowego,

• premii uznaniowych niemających charakteru roszczeniowego (jak stwierdzono w wyroku SN z 20 lipca 2000, I PKN 17/00, tzw. premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika płacy należnej za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia, a tym samym ekwiwalentu urlopowego),

• wynagrodzenia wypłacanego z tytułu zawieranych z macierzystym pracodawcą umów cywilnoprawnych (potwierdza to wyrok SN z 4marca 2008, II PK 183/07, w którym czytamy, że „(…) w świetle art. 172 k.p. oraz § 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 8 stycznia 1997 w sprawie szczegółowych zasad ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop do wynagrodzenia urlopowego uwzględnia się tylko wynagrodzenie ze stosunku pracy”).

Przykład

Z końcem listopada pan Mariusz musi odejść z firmy, bo pracodawca likwiduje jeden z jej oddziałów. Za utratę pracy dostanie odprawę.

Co miesiąc pan Mariusz otrzymuje stałą pensję oraz premię, która w regulaminie wynagradzania nazwana jest uznaniową (o jej wysokości decyduje przełożony, biorąc pod uwagę osiągnięcie określonych procentowo wyników finansowych przez całą firmę). Ponadto na dziewięć miesięcy pan Mariusz zawarł ze swoim pracodawcą okresową umowę o przeniesienie majątkowych praw autorskich do programu komputerowego, który tworzył na potrzeby jednego z działów. Na jej mocy co miesiąc otrzymywał stałe honorarium.

W tej sytuacji należy uznać, że premię wlicza się do podstawy odprawy, bo wypłacana jest periodycznie, a o jej wysokości decydują skonkretyzowane i zobiektywizowane warunki w postaci wyniku finansowego zakładu.

Bez wpływu na odprawę pozostanie natomiast honorarium wypłacane z umowy cywilnoprawnej.

Ponieważ odprawa stanowi równowartość miesięcznego, dwumiesięcznego lub trzymiesięcznego wynagrodzenia, nie ma potrzeby dzielenia sumy miesięcznych pensji przez współczynnik ekwiwalentowy, co ma na celu ustalenie kwoty ekwiwalentu za jeden dzień urlopu.

Wystarczy poprzestać na skalkulowaniu przeciętnej płacy za miesiąc (uzasadnienie uchwały SN z 9 maja 2000, III ZP 12/00).

Dopełnianie podstawy

Wyliczenia odprawy komplikują się nieco, gdy w okresie, z którego wyznaczana jest jej podstawa, nie wszystkie dni podwładny przepracował. Jeśli uprawniony do rekompensaty choć przez jeden roboczy dzień był nieobecny w firmie, np. z powodu choroby lub urlopu w okresie trzech miesięcy (lub 12 miesięcy przy wypłacaniu przez zakład elementów pensji za okresy dłuższe niż miesiąc) przed nabyciem prawa do niej, wówczas konieczne jest dokonanie tzw. dopełnienia. Polega to na

• podzieleniu faktycznie uzyskanego przez pracownika wynagrodzenia przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało, oraz

• pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby (w ciągu trzech lub 12 miesięcy) w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Przykład

W wyniku zwolnień grupowych 31 października 2011 posadę utracił pracownik zatrudniony na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy.

Z tego względu przysługuje mu odprawa w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia. Oprócz stałego wynagrodzenia określonego stawką miesięczną wynoszącą 3500 zł brutto pracownik otrzymuje co miesiąc stały dodatek funkcyjny w wysokości 500 zł. Uzyskuje także zmienne premie regulaminowe, które w ostatnich trzech miesiącach, kiedy pracownik faktycznie przepracował 56 dni, wyniosły: w lipcu 460 zł, w sierpniu 360 zł i we wrześniu 440 zł. Ponadto przysługują mu nagrody kwartalne (w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odprawy składnik ten wyniósł łącznie 3760 zł za przepracowane 223 dni). Należną odprawę w tej sytuacji należy wyliczyć następująco:

Krok 1

Uzupełnienie zmiennej premii regulaminowej

(460 zł + 360 zł + 440 zł) : 56 dni pracy w miesiącach od lipca do września br. = 22,50 zł

22,50 zł x 65 dni nominalnie do przepracowania w okresie lipiec – wrzesień 2011 = 1462,50 zł

Krok 2

Dopełnienie nagrody kwartalnej

3760 zł : 223 dni pracy

w miesiącach od października 2010  do września 2011 = 16,86 zł

16,86 zł x 253 dni nominalnie do przepracowania w okresie październik 2010 – wrzesień 2011 = 4265,58 zł

Krok 3

Ustalanie średniej wysokości premii regulaminowej

1462,50 zł : 3 miesiące = 487,50 zł

oraz nagrody kwartalnej

4265,58 zł : 12 miesięcy = 355,47 zł

Krok 4

Obliczenie kwoty trzymiesięcznej odprawy

3500 zł stałej miesięcznej pensji + 500 zł dodatku funkcyjnego + 487,50 zł średniej premii regulaminowej

+ 355,47 zł średniej nagrody kwartalnej = 4842,97 zł

4842,97 zł x 3 = 14 528,91 zł

Podstawy nie dopełnia się w razie choroby przypadającej wyłącznie w dni dla pracownika wolne od zadań służbowych. Wówczas podwładny mimo zwolnienia lekarskiego nie opuszcza dni pracujących, a więc efektywnie pracę będzie świadczył przez wszystkie wyznaczone godziny rozkładowe.

Co z nieobecnościami nieusprawiedliwionymi

Przepisy nie precyzują, przy jakich absencjach trzeba dopełniać podstawę świadczeń wyliczanych tak jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Wobec tego nie ma podstaw wyłączających konieczność dopełniania składników wpływających na obliczanie ekwiwalentu (i m.in. odpraw) w razie nieobecności nieusprawiedliwionych.

Uwzględnianie takiej absencji przy wyliczeniu uzupełnionej podstawy to jednak działanie na korzyść zatrudnionego i nie naraża firmy na zarzut wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym.

Całomiesięczne absencje

Zdarza się, że podwładny jest długo nieobecny w pracy. Wtedy pojawia się problem, z jakiego wynagrodzenia skalkulować odprawę, skoro przez znaczący okres bezpośrednio przed zwolnieniem z firmy pracownik długo chorował lub przebywał na urlopie.

Jeśli przez cały czas przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru odprawy poprzedzający miesiąc uzyskania prawa do niej lub przez okres krótszy, lecz obejmujący cały bądź całe miesiące kalendarzowe, zwalnianemu nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne, to przy ustalaniu tej podstawy bierze się pod uwagę najbliższe miesiące, za które zmienne składniki przysługiwały.

Przykład

Pan Piotr w listopadzie br. utraci pracę, bo jego przedsiębiorstwo jest likwidowane. Od 11 lipca 2011 nieprzerwanie przebywa na zwolnieniu lekarskim. Aby w tej sytuacji ustalić odprawę, należy cofnąć się do okresu sprzed choroby i uwzględnić najbliższe trzy miesiące, za które pan Piotr otrzymał wynagrodzenie za pracę, czyli w których przepracował choćby jeden dzień. Te trzy miesiące to maj, czerwiec i lipiec.

Może się też zdarzyć, że przed uzyskaniem prawa do odprawy pracownik otrzymywał wynagrodzenie o charakterze zmiennym krócej niż przez trzy miesiące. Powoduje to konieczność „budowania” podstawy wyliczeń rekompensaty z okresu faktycznie przepracowanego. Z taką sytuacją spotkamy się np. wtedy, gdy pracownik był zatrudniony krócej niż trzy miesiące.

Zmiany w płacy

W praktyce niejednokrotnie dochodzi do modyfikacji składników pensji należnych za okresy nie dłuższe niż miesiąc uwzględnianych w podstawie wymiaru odprawy. Nie chodzi tu tylko o ich wysokość, ale również likwidację lub przyznanie składnika.

Zmiany dokonane w okresie, z którego ustala się podstawę obliczeń, wprowadzone przed nabyciem prawa do odprawy lub w miesiącu uzyskania tego uprawnienia, wymagają przeliczeń elementów płacowych. Ma to na celu ich pełne uwzględnienie.

W zależności od charakteru tych zmian takie przeliczenie może okazać się korzystne dla zwalnianego, np. przy podwyżce pensji, lub nie, gdy przykładowo dany składnik został zlikwidowany lub uległ obniżeniu.

Przykład

W połowie listopada 2011 nastąpi rozwiązanie z pełnoetatowym pracownikiem umowy o pracę z przyczyn dotyczących wyłącznie pracodawcy. Zwalniany do końca września 2011  otrzymywał stałą pensję (4000 zł).

Od października wynagradzany jest stawką godzinową (24 zł/godz.), a prócz tego przyznano mu zgodnie ze zmienionym regulaminem wynagradzania prowizję, która za październik 2011  wyniosła 350 zł.

Biorąc pod uwagę to, że pracownik ten od sierpnia do października przepracował wszystkie dni robocze (65 dni), ustalenie podstawy należnej mu odprawy powinno wyglądać tak:

• przeliczenie płacy według stawki godzinowej 24 zł x (65 dni x 8 godz.) = 12 480 zł

• ustalenie przeciętnego wynagrodzenia (12 480 zł + 350 zł prowizji) : 3 = 4276,67 zł

Na konto w ostatnim dniu

Odprawę należną na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych trzeba  wypłacić pracownikowi w dniu zakończenia stosunku pracy. Potwierdził to SN w wyroku z 14 czerwca 2006  (I PK 249/05). Dzieje się to także wtedy, kiedy pracodawca wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc do 10 dnia następnego miesiąca.

Ta reguła nie zmienia się również w razie przyjęcia porozumienia stron skracającego okres wypowiedzenia. Wtedy prawo do odszkodowania za utraconą posadę powstaje w momencie faktycznego rozwiązania stosunku pracy, a nie w chwili, gdy miał się skończyć bieg okresu wypowiedzenia w normalnym trybie (por. wyrok SN z 10 października 1990, I PR 297/90).

Roszczenie o zapłatę odprawy przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym pracownik nabył do niej prawo. Jeśli szef nie wypłaca odprawy lub robi to nieterminowo, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Grozi mu za to kara grzywny od 1 tys.  do 30 tys. zł.

Co i jak uwzględnić w obliczeniach odprawy

Bez niektórych elementów

Jeśli firma z powodu trudności finansowych nie wypłaciła należnych pracownikowi składników pensji, np. premii regulaminowej, wówczas w razie obowiązku wypłaty odpraw staje przed dylematem, jak to przełoży się na wysokość rekompensaty za utratę pracy. W rozstrzygnięciu tego może pomóc stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 15 września 2010 w sprawie obliczania odszkodowania z art. 55 § 11 k.p. w razie niewypłacania składników zmiennych (GPP-364-4560-47-1/10/PE/RP).

Gdy w trzech miesiącach poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odszkodowania, które tak jak odprawa wyliczane jest według reguł stosowanych przy ekwiwalencie za urlop, pracownikowi nie była wypłacana należna premia, odszkodowanie powinno się obliczyć, biorąc pod uwagę wynagrodzenie z pominięciem niewypłaconych elementów. Tak czytamy w stanowisku GIP.

Brakuje jednak regulacji prawnych nakazujących uwzględnianie w takim wypadku zmiennych składników płacowych, których podwładny nie otrzymał. GIP nadmienia, że jeśli zatrudniony spełnił warunki nabycia prawa do premii regulaminowej, a mimo to pracodawca jej nie wypłacił, wówczas pracownik może dochodzić roszczeń z tego tytułu na drodze sądowej.

Podwładny w zakresie takiego roszczenia miałby prawo także domagać się wyrównania kwoty otrzymanego odszkodowania. Te wyjaśnienia można odnieść wprost do wyliczeń odpraw za zwolnienie z pracy.

Przykład

Cała załoga jednej z likwidowanych filii firmy handlowej od pięciu miesięcy nie otrzymuje wypracowanej prowizji (co miesiąc wypłaca się  jedynie wynagrodzenie zasadnicze).

W związku z tym pracownicy zwalniani z końcem listopada z powodów dotyczących pracodawcy otrzymają odprawy, przy kalkulowaniu których zostanie uwzględniona tylko płaca zasadnicza.

Jakie składki i podatek

Odprawa z racji redukcji grupowych jest w całości zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, także wtedy, gdy jej wysokość wykracza poza maksymalne ustawowe pułapy.

Pełna jej kwota podlega jednak opodatkowaniu. Podstawy składek ZUS-owskich nie stanowią zarówno obligatoryjne odprawy należne zwalnianej osobie na podstawie prawa pracy, jak i odprawy przysługujące w myśl porozumienia zawartego w danym zakładzie (z pracownikiem czy grupą pracowników).

Niezbędną przesłanką wyłączenia z oskładkowania jest związek między wypłatą określonego świadczenia i rozwiązaniem stosunku pracy. Takich wyjaśnień udzielił ZUS w pismach z 22 kwietnia 2002 (Fuu 400-39/02) i z 3 września 2002 (FUu 400-584/02).

Autor jest specjalistą w zakresie kadr i płac