Jak prowadzić sporządzać i prowadzić dokumentację pracowniczą

- Jak w informacji o zatrudnieniu wpisać zatrudnionemu wymiar urlopu wypoczynkowego na 1/8 etatu? Czy wskazać, że ma prawo do 26 dni rocznie?

To nieprecyzyjna informacja. Zgodnie z art. 29 § 3 kodeksu pracy w informacji o zatrudnieniu, którą każdy szef ma obowiązek przekazać podwładnemu na piśmie w ciągu siedmiu dni od zawarcia angażu, ma znaleźć się wymiar przysługującego konkretnemu pracownikowi urlopu wypoczynkowego (pkt 3). Niepełnoetatowcowi można podać, że wymiar roczny urlopu wynosi 26 dni, a proporcjonalnie do jego etatu (w zaokrągleniu) cztery dni (1/8 x 26 dni).

- Po pięciu miesiącach przerwy ponownie zatrudniamy tę samą osobę. Czy musimy jej zakładać nową teczkę, czy dokładać dokumenty do starej?

Z przepisów nie wynika, że dokładanie nowych dokumentów do starych teczek jest zabronione. Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286) wskazuje jedynie, że pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Jeśli więc nowe papiery trafią do odpowiednich teczek, nie ma powodów, żeby tworzyć nowe. Inspektorzy pracy też nie kwestionują takiej praktyki.

- Pracownik nie otrzymał od lekarza zaświadczenia, że jest zdolny do pracy, a jedynie skierowanie na badania specjalistyczne.

Czy w takiej sytuacji nie dopuszczamy go do pracy? Jak długo podwładny może robić takie badania? Jak zareagować, gdy nie otrzyma zgody lekarza?

Zgodnie z art. 229 § 4 k.p. pracodawcy nie wolno dopuścić do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Skoro medyk skierował pracownika na badania specjalistyczne, to widocznie potrzebuje dodatkowej konsultacji, aby wydać opinię.

Powinna się ona odbyć jak najszybciej, ale nigdzie nie jest określone, ile może to trwać. Jeżeli lekarz nie potwierdzi zdolności podwładnego do pracy, szef przenosi go na inne stanowisko (wtedy konieczne są nowe wstępne badania lekarskie) lub wypowiada angaż.

- Czy w świadectwie pracy trzeba wpisywać  PESEL i NIP pracownika?

Nie. Takie pozycje nie występują we wzorze tego dokumentu będącym załącznikiem do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm., dalej rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy).

- Pracownik wypowiedział umowę na czas nieokreślony (miał dwutygodniowe wypowiedzenie), a po tygodniu poprosił, aby skrócić okres wymówienia i natychmiast rozwiązać angaż. Szef zgodził się.

Czy w świadectwie zaznaczyć tryb rozwiązania za wypowiedzeniem przez pracownika? Czy gdzieś podaje się, że doszło do skrócenia okresu wymówienia?

Zgodnie z art. 36 § 6 k.p. po dokonaniu wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony przez jedną ze stron mogą one ustalić wcześniejszy termin jej zakończenia. Nie zmienia to jednak trybu rozwiązania angażu.

Tu jednak nie doszło do takich ustaleń bezpośrednio przy samym wręczaniu oświadczenia woli przez pracownika, ale po tygodniowym namyśle. Pracodawca ma prawo na nie przystać.

Nie ma potrzeby ujawniać informacji o skróceniu okresu wypowiedzenia, a w ust. 3 lit. a świadectwa pracy podaje tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy oraz inicjatora rozstania. Tu może to być wypowiedzenie dokonane przez pracownika z zachowaniem okresu wypowiedzenia, art. 30 § 1 pkt 2 k.p.

- Długoletni pracownik w 2010 r. nie wykorzystał dwóch dni urlopu wypoczynkowego i 20 dni za 2011 r., a rozstaje się z nami w drugiej połowie września. Czy w jego świadectwie pracy trzeba wskazać łącznie te dni, czy tylko te z 2011 r.?

Zgodnie z § 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy szef podaje tylko liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanych w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. W tym wypadku ujawnia jedynie dane o tegorocznym wymiarze przysługującego podwładnemu urlopu (w pozycji 4.1).