– W tym roku do końca października inspektorzy ujawnili ponad dwa tysiące wykroczeń dotyczących prawidłowego prowadzenia i sposobu przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Naruszeń polegających na zaniedbaniach grożących zniszczeniem akt personalnych było 58 – mówi Danuta Rutkowska, rzecznik głównego inspektora pracy.
Od 2007 r. w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=AB37981F231129BAFAF140EA102C52DF?id=76037]kodeksie pracy[/link] znalazł się przepis, który mówi, że do obowiązków pracodawcy należy przechowywanie w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.
[b]Gdy pracodawcy nie radzą sobie z właściwym przechowywaniem, na skutek czego dokumenty te ulegną uszkodzeniu lub zniszczeniu, firma może być ukarana grzywną od 1 tys. zł do 30 tys. zł.[/b]
Pracodawcy tłumaczą się, że trudno we właściwy sposób zabezpieczyć dużą ilość dokumentów. Postulują, aby prawo pozwalało na prowadzenie akt pracowników w formie elektronicznej.
Jest szansa, że te postulaty zostaną wysłuchane. W odpowiedzi na interpelacje poselskie w tej sprawie [b]Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej rozważa przygotowanie propozycji zmian legislacyjnych[/b], które umożliwiłyby wybór między papierową i elektroniczną formą prowadzenia i archiwizowania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.
Sprawa jest trudna, ponieważ dobór narzędzi i środków służących do dokumentowania spraw związanych ze stosunkiem pracy i prowadzenia akt osobowych nie może negatywnie wpłynąć na sytuację zatrudnionego. Zarówno w okresie pozostawania w stosunku pracy, jak i po jego ustaniu.
Korzystanie przez pracodawców z nośników elektronicznych nie może także ograniczać organów kontrolnych w skutecznym wypełnianiu obowiązku kontrolowania, czy w danej firmie są przestrzegane przepisy prawa pracy.
Nie bez znaczenia jest także sytuacja prawna pracownika lub byłego pracownika jako strony w procesie sądowym. Elektroniczne przechowywanie akt nie może ograniczać mu dostępu do tradycyjnych środków dowodowych, jakie mogą być wykorzystane w postępowaniu i procesie.
– Dla celów doraźnych, na przykład szybkiego wyszukiwania i sprawdzania danych, digitalizacja dokumentu jak najbardziej jest wskazana i pracodawca może sobie pomocniczo archiwizować w ten sposób dokumentację pracowniczą. Dla celów formalnych oraz dowodowych dokument oryginalny nadal jest jednak podstawowym materiałem. Aby dokument elektroniczny mógł uzyskać podobną wartość, powinien zostać opatrzony podpisem elektronicznym z certyfikatami – mówi Paweł Topolewski ze Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.
[ramka][b]Dostęp do kartoteki pracownika[/b]
Akta personalne, karty imienne i dodatkowe ewidencje z tym związane [b]pracodawca musi przechowywać przez 50 lat[/b], licząc od 1 stycznia roku następnego po dacie ich wytworzenia.
Obowiązek ten wiąże się z kosztami przechowania, które obciążają pracodawcę.
W razie postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości – odpowiednio – likwidator lub syndyk masy upadłości wskażą przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania. W razie braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy.[/ramka]
[ramka] [b]Czytaj [link=http://www.rp.pl/temat/56521-Dokumentacja-pracownicza.html]więcej o dokumentacji pracowniczej[/link][/b][/ramka]
