Dokumentacja w zeszycie lub segregatorze

Artykuł 81 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C85086C179AB7D978B97748BBB0C31FB?id=236773]ustawy o swobodzie działalności gospodarczej[/link] mówi wyraźnie, że przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli. Musi też gromadzić upoważnienia i protokoły przeprowadzanych u niego kontroli.

[b]Nie ma przy tym określonego terminu, jak długo należy trzymać książkę i inne dokumenty pokontrolne. Należy więc uznać, że robi się to bezterminowo.[/b]

Okazanie książki inspektorowi jest obowiązkowe. Kontrolowany powinien ją udostępniać zawsze, gdy jej zażądają. Wymóg posiadania takiej kompletnej książki może też się stać ważnym orężem w walce o prawa przedsiębiorców. W ten sposób mogą wykazać, że zastosowali się do zaleceń pokontrolnych albo że czas trwania danej kontroli w firmie powinien się skończyć, ponieważ inspekcja wykorzystała już swój limit na sprawdzanie jej działalności.

[srodtytul]Na trzy sposoby[/srodtytul]

Z ustawy wynika, że książkę można prowadzić w trzech różnych formach, choć szczegóły nie są dokładnie określone. Można, tak jak dotychczas, prowadzić ją choćby w zeszycie – zwykłym lub specjalnie do tego celu dostosowanym. Może też mieć formę zbioru dokumentów. To znaczy, że np. w biurowej teczce albo segregatorze zbiera się i porządkuje kolejno otrzymywane dokumenty, a także – jak należy rozumieć – sporządzone przez siebie, dotyczące np. wykonania zaleceń pokontrolnych.

Zgodnie z nowymi przepisami książka kontroli może również mieć formę elektroniczną. Ustawa nie narzuca przy tym żadnego systemu, w którym powinna być prowadzona. Decyzja o jego wyborze należy do przedsiębiorcy. W Internecie pojawiły się już wzory takich wirtualnych dokumentów. Przepisy milczą na temat konieczności opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym.

[b]Uwaga! [/b]Zgodnie z wyjaśnieniami resortu gospodarki (czytaj poniżej) taką książkę można prowadzić nie zamiast, ale oprócz książki prowadzonej w formie papierowej. Na dodatek to przedsiębiorca, a nie inspektor dokonuje w niej wpisów i ich aktualizacji. Dane tam zawarte mają mieć potwierdzenie w papierowych dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.

[srodtytul]Gdy wchodzi kontroler[/srodtytul]

Natychmiastowe okazanie książki nie zawsze jest możliwe, choćby w sytuacji, gdy firma ma kilka sklepów rozrzuconych w różnych miejscach w kraju (książkę przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać w swojej siedzibie). Prawdopodobnie m.in. dlatego ustawa dopuszcza również okazanie kopii odpowiednich fragmentów książki lub wydruki z systemu informatycznego poświadczone przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce kontroli.

W sytuacji gdy książka jest udostępniana innemu organowi kontroli, przedsiębiorca nie musi jej natychmiast okazywać następnemu kontrolerowi. Ma obowiązek to zrobić dopiero w ciągu trzech dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez mających ją wcześniej inspektorów. Powinno to jednak się zdarzać wyjątkowo, ponieważ ustawa o swobodzie zakłada generalnie prowadzenie w tym samym czasie tylko jednej kontroli w firmie.

[srodtytul]Adnotacje inspektora[/srodtytul]

Większości wpisów do książki dokonują kontrolujący, jednak czasem przedsiębiorca też musi to zrobić. Inspektor wpisuje poza oznaczeniem organu kontroli upoważnienia do niej, jej zakres przedmiotowy oraz daty podjęcia i zakończenia kontroli. Odnotowuje też zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych. Te elementy inspektor umieszczał w książce także przed zmianą ustawy.

Teraz przybyło mu obowiązków, wpisuje bowiem jeszcze uzasadnienia:

- braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli, jeśli do takiej doszło;

- wszczęcia kontroli dokonywanej po okazaniu legitymacji służbowej na podstawie przepisów szczególnych;

- zastosowanych przez kontrolera wyjątków dotyczących niezawiadamiania o zamiarze wszczęcia kontroli, obecności przedsiębiorcy lub osoby upoważnionej przy czynnościach kontrolnych, prowadzeniu kilku kontroli naraz u jednego przedsiębiorcy, a także o ograniczeniu jej czasu;

- przedłużenia kontroli z przyczyn niezależnych od organu, a także uzasadnienie przedłużenia kontroli, gdy w toku kontroli ujawniono zaniżenie zobowiązania podatkowego lub zawyżenie straty przekra- czające równowartość 10 proc. kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego lub straty albo ujawnienie faktu niezłożenia deklaracji mimo takiego obowiązku;

- czasu trwania przerwy niezbędnej do przeprowadzenia badań próbek (produktu lub kontrolnej), jeżeli jedyną czynnością kontrolną po otrzymaniu wyniku badania próbki będzie sporządzenie protokołu kontroli.

Z kolei przedsiębiorca wpisuje informację o wykonaniu zaleceń pokontrolnych oraz o uchyleniu zaleceń pokontrolnych przez organ kontroli, jego zwierzchnika albo sąd administracyjny.