Nie każ podwładnemu korzystać z jego prywatnego samochodu

Choć zmieniają się zasady podróżowania, jego cele i częstotliwość, to samochód pozostaje tym środkiem transportu, który przez wiele osób wykorzystywany jest najchętniej, zwłaszcza w delegacjach krajowych. Czy wysyłając pracownika w delegację, mamy swobodę decydowania, w jaki sposób dotrze do celu? Czy kiedy nie mamy auta do dyspozycji, możemy zlecić mu jazdę jego pojazdem? A jeśli skorzysta z prywatnego samochodu, to jak się z nim rozliczymy?

[srodtytul]Za wykonanie zadania...[/srodtytul]

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Mówi o tym wprost art. 77[sup]5[/sup] [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=AE89BF528781D2C42167CAF23691862B?id=76037]kodeksu pracy[/link].

Za czas podróży służbowej [b]pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę, diety oraz zwrot kosztów z tytułu przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę[/b] odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Pracownik powinien też otrzymać kwotę odpowiadającą uzasadnionym dodatkowym wydatkom, które poniósł w celu spełnienia świadczenia pracy podczas podróży służbowej.

[srodtytul]... w kraju i za granicą[/srodtytul]

To, ile zwrotu kosztów będzie i na jakich zasadach w przypadku delegacji krajowej i zagranicznej pracownika państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej, określają dwa[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167998] rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. (DzU nr 236, poz. 1990[/link] i [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167999]poz. 1991 ze zm.[/link]). Dla pozostałych pracowników wysokość należności określa się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania, a jeżeli takie nie obowiązują, to w umowie o pracę.

[ramka][b]Uwaga[/b]

Samowolna zmiana przez pracownika środka transportu na inny niż ustalony w poleceniu służbowym może spowodować odmowę zwrotu kosztów w części przekraczającej cenę przejazdu środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę.[/ramka]

Tu uwaga! Postanowienia aktów wewnętrznych czy umowy o pracę nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż te wypłacane pracownikom budżetowym. Tak wynika z art. 77[sup]5[/sup] § 4 k.p. A co, gdy przepisy wewnętrzne nie zawierają postanowień w tym zakresie? Wtedy zastosowanie mają odpowiednio przepisy właściwego dla danej delegacji (krajowej lub zagranicznej) rozporządzenia.

[srodtytul]I samolot, i pociąg[/srodtytul]

Środki transportu, dzięki którym pracownik przemieszcza się w czasie odbywania podróży służbowej, mogą być różne. Jednak każdorazowo to, czym do celu dojedzie podwładny, określa pracodawca. To on organizuje pracę zakładu i zatrudnionych. Mając na uwadze zasobność swojego portfela, decyduje też o wysokości ponoszonych kosztów. Przy wyznaczaniu środka transportu znaczenie ma specyfika danego wyjazdu. Może to być transport środkami komunikacji publicznej (np. samolotem, pociągiem, autobusem), samochodem służbowym lub nienależącym do pracodawcy.

W tym ostatnim wypadku nie ma jednak możliwości narzucenia pracownikowi wykorzystania jego prywatnego samochodu. [b]Pracodawca wyraża zgodę na odbycie podróży autem nienależącym do niego.[/b] Taki pojazd nie musi być własnością pracownika. Równie dobrze może to być auto jego brata, żony czy sąsiada. Leasingowane czy w kredycie. Ważne, że nie należy do pracodawcy.

Gdy np. z charakteru pracy danej osoby będzie wynikała konieczność częstego podróżowania, pracownik i pracodawca mogą stosowne ustalenia co do używania auta niesłużbowego poczynić wcześniej. Na przykład mogą się umówić, że wyjazdy służbowe wykonywane będą przy użyciu prywatnego samochodu pracownika.

Szef nie może natomiast zobowiązać podwładnego do zdobycia środka komunikacji (np. przez pożyczenie pojazdu od członka rodziny, znajomych), gdy np. dojazd do danej miejscowości środkami komunikacji publicznej jest znacznie utrudniony. W takim przypadku pracownik może oczywiście dostać polecenie służbowe (do którego realizacji będzie zobowiązany) wypożyczenia samochodu, przy założeniu, że całość kosztów z tym związanych ponosi pracodawca.

[srodtytul]Ile do zwrotu[/srodtytul]

Gdy do celów delegacji używany jest samochód nienależący do pracodawcy, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę. Ta jednak nie powinna być wyższa niż określona w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=164348]rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).[/link]

Przekroczenie kwot ma swoje konsekwencje. Jakie? Gdy do niego dojdzie, nie będzie możliwości zaliczenia nadpłaty do kosztów uzyskania przychodu. Trzeba także będzie od różnicy pomiędzy kwotą faktycznie wypłaconą (chodzi o tę przekraczającą stawkę maksymalną) a wskazaną w przepisach odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne.

[b]Co zatem przysługuje pracownikowi?

Kilometrówka uzależniona od pojemności silnika samochodu, którego używa w delegacji.[/b] Dla auta osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc. jest to 0,5214 zł za kilometr. A gdy pojemność skokowa silnika takiego pojazdu przekracza 900 cm sześc., podwładny dostanie 0,8358 zł za kilometr przebiegu pojazdu.

Są to maksymalne kwoty, a faktyczną stawkę ustala pracodawca. Aby zatem doszło do skorzystania z auta niebędącego własnością pracodawcy, pracownik najpierw o to wnioskuje. Szef wyraża zgodę. Trzeba jednak pamiętać, że ma całkowitą swobodę w podjęciu decyzji. Następnie to on ustala kwotę zwrotu. Oczywiście pracownik wnioskujący o zgodę na zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego ma prawo znać te kwoty wcześniej.

[srodtytul]Ewidencja na dowód[/srodtytul]

Zwrot wydatków następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. Może być ona wpisana do druku delegacji lub stanowić odrębny dokument. Na przykład załącznik do polecenia wyjazdu służbowego. Aby ustalić liczbę przejechanych kilometrów, pracownik powinien przed rozpoczęciem i po zakończeniu podróży spisać stan licznika w pojeździe i umożliwić pracodawcy w razie wątpliwości kontrolę w tym zakresie.