[b]– W naszej firmie obowiązuje trzymiesięczny okres rozliczeniowy. Obecny trwa od lipca do końca września. Chcemy go skrócić i wydłużyć. Dla jednych pracowników ma być miesięczny, dla innych ma trwać cztery miesiące. Czy okres rozliczeniowy wolno zmienić w jego trakcie? No i co w takiej sytuacji z grafikiem czasu pracy? Jak go zmodyfikować? Czy zmiana okresu rozliczeniowego ma dla pracownika jakiekolwiek znaczenie? [/b]– pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.

Z kodeksu pracy nie wynika, czym jest okres rozliczeniowy. Przyjmuje się jednak, że to następująca kolejno po sobie liczba tygodni lub miesięcy, na które pracodawca najpierw planuje czas pracy załogi, a następnie – po ich upływie – rozlicza faktycznie przepracowane godziny. W praktyce wygląda to tak, że firma ustala na dany okres rozliczeniowy wymiar czasu pracy (liczy go zgodnie z art. 130 k.p.), a po jego zamknięciu sprawdza, czy zatrudniony tego wymiaru nie przekroczył. Takie są ogólne zasady.

[srodtytul]Szef decyduje pośrednio [/srodtytul]

Co do zasady o długości okresu rozliczeniowego decyduje pracodawca, ale swoją decyzję uzależnia od charakteru pracy i systemu, w którym pracuje zatrudniony. Raz wybrany okres rozliczeniowy nie jest niezmienny, a poza tym dla poszczególnych pracowników może być różny. Trzeba tylko pamiętać o dwóch zasadach.

Po pierwsze, okres rozliczeniowy wolno zmienić w trakcie jego trwania pod warunkiem, że wcześniej zmodyfikujemy przepisy wewnętrzne.

A po drugie, jego wydłużenie np. w systemie podstawowym z miesiąca do czterech miesięcy lub 12 miesięcy wymaga konsultacji ze związkami zawodowymi. Jeżeli natomiast takich w firmie nie ma lub nie wyrażają zgody na wydłużenie okresów rozliczeniowych, to o ich modyfikacji trzeba uprzedzić inspektora pracy.

Z przepisów nie wynika, w jakim terminie czy formie należy tego dokonać. Oczywiście dla celów dowodowych bezpieczniej zastosować formę pisemną oraz list polecony za potwierdzeniem odbioru.

[b]Uwaga![/b] Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, to powinien otrzymać ich wspólne stanowisko. Jeżeli jednak w ciągu 30 dni go nie dostanie, to decyzję o przedłużeniu okresów rozliczeniowych podejmuje samodzielnie po rozpatrzeniu odrębnych opinii związków zawodowych.

[srodtytul]Kiedy i za co[/srodtytul]

Zmiana okresu rozliczeniowego ma diametralne znaczenie dla pracowników, bo jego zamknięcie uprawnia do określonej rekompensaty za nadgodziny. Zasada ich wypłaty jest bowiem następująca: dodatki za nadgodziny dobowe płacimy od razu, z najbliższą pensją, a dodatki za nadgodziny średniotygodniowe dopiero po zamknięciu okresu rozliczeniowego. Wcześniej nie jesteśmy w stanie przesądzić, czy w ogóle do nich doszło.

[ramka][b]Przykład [/b]

W pierwszą niedzielę czerwca dwóch pracowników przepracowało osiem godzin. Pan Adam dostał w zamian dzień wolny w innym tygodniu. Dzięki temu zachował, właściwy dla tego miesiąca, 168-godzinny wymiar czasu pracy. Natomiast pan Mariusz nie odebrał wolnego za przepracowaną niedzielę i na koniec okresu rozliczeniowego okazało się, że w jego trakcie zatrudniony przepracował nie 168, a 176 godzin. Dopiero z upływem okresu rozliczeniowego okazało się, że w wyniku niedzielnej pracy pan Mariusz wypracował osiem nadgodzin średniotygodniowych, bo firma ma miesięczny okres rozliczeniowy. Pracodawca musiał mu za nie zapłacić 100-proc. dodatek. [/ramka]

Zatem im dłuższy okres rozliczeniowy, tym dłuższe oczekiwanie na zapłatę niektórych dodatków. Na szczęście przy wypłacie normalnego wynagrodzenia ta zasada nie obowiązuje. Te płacimy bowiem od razu z bieżącą pensją za miesiąc, w którym praca nadliczbowa była wykonywana i niezależnie od jej rodzaju. Przy nadgodzinach średniotygodniowych nie ma znaczenia to, że dodatek za nie zostanie wypłacony nawet z kilkumiesięcznym opóźnieniem (przy okresach rozliczeniowych dłuższych niż miesięczny). 

Jak zaznaczyłam wcześniej, na przyjęty okres rozliczeniowy ustalamy grafik. Dla pracownika to wyznacznik, w których dniach i godzinach pracuje.

[srodtytul]Tylko wyjątkowo[/srodtytul]

Czytelnik pyta, czy harmonogram czasu pracy można zmodyfikować w takcie jego obowiązywania. W zasadzie nie, a jeśli w ogóle, to tylko w wyjątkowych sytuacjach, tj. choroby pracownika, śmierci czy urlopu na żądanie.

Zatem w opisywanej sytuacji pracodawca może zmienić i okres rozliczeniowy, i harmonogram czasu pracy.

[b]Uwaga![/b] Eksperci radzą, aby zmianę harmonogramów czasu pracy przewidzieć w przepisach wewnętrznych firmy i przestrzegają pracodawców przed uaktualnianiem grafików już po wprowadzeniu zmian w życie. Zdarza się bowiem tak, że do kontroli jednego okresu rozliczeniowego pracodawca przedstawia kilka grafików czasu pracy, a niektóre z nich nie różnią się niczym od ewidencji godzin pracy. Pokazują bowiem faktyczną pracę, a nie jej plan. 

[srodtytul]Nie każdemu i nie zawsze wypłacisz dodatek[/srodtytul]

[b]Zatrudnionemu, który przychodzi do pracy w dniu, który jest wolny za sobotnie święto, trzeba oddać wolne w innym terminie. Wypłata pieniędzy nie wchodzi w grę [/b]

[b]– U nas okres rozliczeniowy też jest trzymiesięczny. Rozpoczął się w lipcu, a kończy we wrześniu. Odbiór wolnego za święto Wniebowzięcia Najświętszej Marii Panny, które wypada 15 sierpnia, wyznaczyliśmy na piątek 24 lipca. Problem w tym, że jeden z pracowników wyjechał już tego dnia w podróż służbową. Wrócił w sobotę wieczorem. Podczas tych dwóch dni pracował od 8 do 16, a sobota to w naszej firmie dzień wolny od pracy. Jak zapłacić za czas tej podróży służbowej i jak wypełnić ewidencję czasu pracy na ten dzień?[/b] – pyta czytelnik DF.

15 sierpnia to święto Wniebowzięcia Najświętszej Maryi Panny. U czytelnika to dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Postąpił on zatem prawidłowo wyznaczając wolne 24 lipca, bo tym samym oddał pracownikom utraconą sobotę. Na etapie układania grafiku czasu pracy nie mógł jednak przewidzieć, że właśnie tego dnia wyśle pracownika w podróż służbową. Tak się jednak stało.

[srodtytul]Wyjazd nie wyklucza zajęć[/srodtytul]

Podróż służbowa może się składać z dwóch etapów: pierwszy – czas dojazdów, i drugi – czas wykonywania służbowych obowiązków. Ten podział ma duże znaczenie z powodów finansowych. Do czasu pracy zaliczamy bowiem tylko tę część delegacji służbowej, kiedy zatrudniony wykonywał pracę, i to za ten czas płacimy wynagrodzenie. Za pozostały czas faktycznej podróży służbowej płacimy diety na pokrycie codziennych wydatków związanych z posiłkami i zwracamy koszty m.in. za przejazdy, noclegi oraz dojazdy środkami komunikacji miejscowej.

[srodtytul]Nie zawsze pieniądze[/srodtytul]

W opisywanym przypadku diety i koszty podróży to nie wszystko, co się należy. W trakcie dwóch dni podróży służbowej zatrudniony pracował po osiem godzin: w wolny piątek i sobotę, która jest dla niego dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Dlatego zgodnie z art. 151[sup]3[/sup] k.p. pracownikowi trzeba oddać inny dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego.

Drugi taki dzień trzeba oddać za pracę w piątek, bo wolne 24 lipca to nic innego jak utracony w wyniku święta dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Zatem pracę w tym dniu też rekompensujemy zgodnie z art. 151[sup]3[/sup] k.p., a ten przepis pracy w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy nie pozwala rekompensować pieniędzmi. Ich wypłatę inspekcja pracy dopuszcza wyjątkowo, gdy odbiór wolnego jest fizycznie niemożliwy. Przykładowo wtedy, gdy kończy się okres rozliczeniowy.

[srodtytul]Wszystko zgodne z prawdą[/srodtytul]

W DF pisaliśmy już nie raz, że w przepisach nie ma obowiązującego wzoru ewidencji czasu pracy. Wiadomo tylko, że musi ona odzwierciedlać faktyczną pracę zatrudnionego. Jeżeli zatem dobowa norma czasu pracy wynosi osiem godzin, a pracownik dodatkowo wykonywał pracę przez cztery godziny, to pracodawca wpisuje, że jego faktyczna liczba godzin pracy tego dnia wyniosła 12.

To nie wszystko. W ewidencji trzeba też wyodrębnić pracę w dniach wolnych. Zatem w opisywanym przypadku 24 i 25 lipca (czas podróży służbowej) należy oznaczyć jako dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Wybór symbolu zależy wyłącznie od nas, może to być przykładowo W5. W rubryce przypisanej do tego dnia należy wpisać 8 godzin, bo tyle faktycznie zatrudniony przepracował.

A jak w ewidencji czasu pracy oznaczyć podróż służbową? W ogóle nie trzeba tego robić. W ewidencji uwzględniamy tylko ten czas podróżny służbowej, który wchodzi do czasu pracy. Chodzi zatem o moment wykonywania zawodowych zadań. Jeśli chodzi natomiast o 15 sierpnia, to w ewidencji oznaczamy ten dzień jako święto. Rubryki przypisane do tego dnia wypełniamy z kolei tylko wtedy, gdy stan faktyczny, w którym się znalazł zatrudniony, był bezpośrednio związany z pracą, np. wystąpiła praca nadliczbowa lub praca w nocy.