Podwładny musi powiadomić szefa o zmianie nazwiska

Kiedy pracownik oświadcza, że zmienił nazwisko, bo zawarł związek małżeński lub stare po prostu mu nie odpowiadało, i nowo uzyskane potwierdza decyzja administracyjna, oznacza to pewne obowiązki. Nie tylko sam podwładny o zmianie informuje niektóre instytucje i dzięki temu m.in. zyskuje aktualny dowód osobisty, paszport czy prawo jazdy. Pewne czynności wykonuje także pracodawca. O zmianie musi jednak wiedzieć. A to oznacza, że poza ustną informacją pracownik powinien pokazać mu też dokumenty, takie jak odpis aktu zawarcia małżeństwa czy nowy dowód osobisty, które potwierdzą zmiany. Jakie dokumenty wymagają aktualizacji z inicjatywy pracodawcy? Z całą pewnością te dotyczące obowiązkowych ubezpieczeń.

[srodtytul]Ubezpieczenia społeczne[/srodtytul]

Pracodawca jako płatnik składek ma bowiem obowiązek zgłosić do ZUS osoby ubezpieczone. Tak nakazuje art. 36 ust. 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=E6408E85D93D12E4F0786969F81370D5?id=184677]ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.)[/link]. Płatnik na rejestrację ma siedem dni od powstania obowiązku ubezpieczenia. Używa do tego formularza ZUS ZUA. W druku podaje m.in. informacje dotyczące imienia i nazwiska, numerów NIP i PESEL, daty urodzenia, a także serii i numeru dowodu osobistego lub paszportu osoby zgłaszanej do ubezpieczenia. Na podstawie tych danych w ZUS zostaje założone konto osoby ubezpieczonej. Na nim Zakład gromadzi m.in. informacje o składkach na ubezpieczenia społeczne. Z tego względu to, czy pracodawca przekazał prawidłowe dane do ZUS, ma wpływ na ewidencję składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń. Na tym nie koniec obowiązków płatnika. Musi on bowiem także zgłaszać do ZUS wszystkie zmiany w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniach do ubezpieczeń społecznych, jakie złożył za osoby ubezpieczone.

Na to również przewidziane jest siedem dni. Liczy się je od dnia zaistnienia tych zmian bądź stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Aby zatem wywiązać się z obowiązku aktualizacyjnego, dla pracodawcy znaczenie będzie miał moment, w którym dostanie odpowiednią informację o zmianach. [b]Za zgłoszenie zmian po terminie płatnikowi grozi 5 tys. zł grzywny. [/b]Tak wynika z art. 98 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jeśli natomiast pracownik poinformuje go np. dopiero miesiąc po tym, jak otrzymał nowe nazwisko, płatnik nie zgłasza informacji do ZUS wstecznie. Nie ponosi bowiem winy za opóźnienia podwładnego.

Gdy modyfikacje dotyczą danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, takich jak: numer PESEL lub NIP, nazwisko, imię pierwsze, data urodzenia bądź seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, [b]pracodawca jest zobowiązany do dokonania zgłoszenia tych zmian na formularzu ZUS ZIUA.[/b] Zaznacza „1” w bloku „Dane organizacyjne”, czyli zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych. Natomiast w bloku III podaje dotychczasowe nazwisko oraz pozostałe dane identyfikacyjne uwzględnione w zgłoszeniu do ubezpieczeń. Przy czym w tym bloku nie wskazuje takich danych, które nie były uprzednio podawane. W bloku IV podaje nowe nazwisko. Ta część formularza obejmuje bowiem aktualne dane. Ewentualnie płatnik wpisuje także dodatkowe dane, które nie były dotychczas podane w zgłoszeniu. Złożenie formularza powoduje zmianę danych na bieżąco. Aby zatem doszło do skutecznej aktualizacji, pracodawca nie wyrejestrowuje pracownika z ubezpieczeń i nie dokonuje ponownego zgłoszenia z poprawnymi danymi.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pracownica została zgłoszona do ubezpieczeń jako Monika Grabowska. Płatnik użył formularza ZUS ZUA, podał też jej PESEL i NIP. Podwładna wyszła za mąż i zmieniła nazwisko na Grabowska-Kozłowska. Pracodawca powinien złożyć formularz ZUS ZIUA. Jako poprzednie dane identyfikacyjne poda nazwisko Grabowska oraz PESEL i NIP – tak jak w poprzednim zgłoszeniu. Natomiast w bloku aktualnych danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej podaje nazwisko Grabowska-Kozłowska, PESEL i NIP. [/ramka]

O zmianie nazwiska pracodawca poinformuje także instytucję ubezpieczeniową czy placówkę medyczną, jeśli dobrowolnie ubezpiecza w niej pracownika.

[srodtytul]Umowa o pracę...[/srodtytul]

Czy zmiana nazwiska powoduje, że trzeba sporządzić nową umowę o pracę albo aneksować dotychczasową? – pyta kadrowa. Nie.

Taka zmiana w żaden sposób nie wpływa na ważność trwającej umowy. Umowa o pracę zawierana była w określonym dniu. Także w odniesieniu do tego dnia były ujmowane w angażu dane pracownika, czyli i jego nazwisko. Pracownik to przecież ta sama osoba. Nosi tylko inne nazwisko, a o jego zmianie pracodawca został poinformowany. Aby co do właściwej wiedzy firmy nie było wątpliwości, w aktach pracowniczych powinno zostać złożone oświadczenie o zmianie nazwiska. Czasem sporządzane są także kopie dowodu osobistego czy aktu małżeństwa. Nie jest to konieczność. Choć w praktyce zdarza się to dość często.

A co, gdy pracownik poprosi o aneks do umowy o pracę obejmujący zmianę nazwika? Ma do tego prawo. Warto jednak w takim dokumencie zamieścić powód, dla którego jest sporządzany.

Co zrobić w sytuacji, gdy pracownik, który zmienił nazwisko, ma np. pełnomocnictwo od zarządu firmy upoważniające do sporządzania czy podpisywania lub uwierzytelniania określonych dokumentów w imieniu przedsiębiorcy?

[srodtytul]... i pełnomocnictwo nieruszone[/srodtytul]

Mec. Aleksander Woźnicki, adwokat, szef działu procesowego w Kancelarii Gessel, wyjaśnia, że „w takiej sytuacji wydaje się, że[b] rozwiązaniem może być posługiwanie się razem z dowodem pełnomocnictwa urzędowo poświadczonym odpisem decyzji o zmianie nazwiska”.[/b]

Gdyby zmiana nastąpiła przy okazji zawarcia małżeństwa, wystarczy do pełnomocnictwa dołączać odpis aktu małżeństwa.