Listę płac musimy archiwizować przez pół wieku

Po rozstaniu z pracownikiem nie wolno nam zniszczyć czy wyrzucić dokumentów dotyczących jego zatrudnienia. Odnosi się to nie tylko do akt osobowych, ale i dokumentów płacowych. Tymi ostatnimi są listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody.

Obowiązek prowadzenia i gromadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także przechowywanie tej dokumentacji w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub jej zniszczeniem wynika z art. 94 pkt 9a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3BD5E78B26975163DC43B0BC9F15F2EC?id=76037]kodeksu pracy[/link].

Konieczność archiwizowania dokumentacji płacowej przewidziana jest w art. 125a ust. 4 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=2D49CCD77659358DC6FA28815C6B574F?id=172511]ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.[/link]).

[b]Akta osobowe i dokumenty płacowe trzymamy przez 50 lat od ustania zatrudnienia.[/b]

[srodtytul]Nie tylko oryginały[/srodtytul]

Przechowaniu podlegają także kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty przez dziesięć lat od dnia ich przekazania do ZUS. Dokumenty te powinny być gromadzone w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego, w zależności od formy, w jakiej są przekazywane do ZUS. Tak wynika z art. 47 ust. 3c [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=598E0D234CBDAF56F9EF1ECE8264C9F0?id=184677]ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.[/link]).

[srodtytul]Wybrany okres[/srodtytul]

Skąd pomysł na 50-letni okres przechowywania dokumentów płacowych? Taki obowiązek nie istniał od zawsze. Wcześniej okres archiwizacji takich dowodów był znacznie krótszy, a to powodowało różne problemy dowodowe. Obecnie ubiegający się o renty lub emerytury na starych zasadach mogą przedstawić w ZUS zaświadczenia o wysokości zarobków z dowolnie wybranych 20 lat z całego okresu pracy lub z dziesięciu kolejnych lat. To z kolei uzasadnia potrzebę zapewnienia ubiegającym się o świadczenia możliwości otrzymania od płatników składek zaświadczeń potwierdzających wysokość wynagrodzeń nawet z odległych lat.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pracodawca pana Macieja od kilkunastu lat nie istnieje. Ubezpieczony nie może udokumentować wysokości swoich zarobków za dwa lata niezbędnych do ustalenia podstawy wymiaru emerytury. W takiej sytuacji należy ustalić, czy jest następca prawny pracodawcy. Jeśli go nie będzie, trzeba odszukać jednostkę przechowującą dokumentację zlikwidowanego zakładu pracy.

Ta sporządza wówczas kopię (lub też odpis, wyciąg, wypis, zaświadczenie) dokumentacji płacowej, a następnie osoba nim kierująca uwierzytelnia to własnym podpisem. Nie można żądać, by wydała zaświadczenie na druku ZUS Rp-7, gdyż nie jest do tego uprawniona.[/ramka]

[srodtytul]Potrzebne ZUS Rp-7...[/srodtytul]

Jeśli nie ma możliwości potwierdzenia wysokości wynagrodzeń na podstawie informacji znajdujących się w ZUS, osoba ubezpieczona dołącza do wniosku o emeryturę odpowiednie dokumenty. Podstawowym środkiem dowodowym jest zaświadczenie zakładu pracy wystawiane na formularzu ZUS Rp-7. W druku tym pracodawca potwierdza dane dotyczące okresu, za jaki został wypłacony przychód, a także wysokość tego przychodu w rozbiciu na poszczególne lata oraz składniki wynagrodzenia. Dokonuje tego na podstawie zachowanej dokumentacji płacowej danego pracownika, m.in. listy płac. Jeśli pracodawca nie ma dokumentacji płacowej, może posłużyć się osobową (np. umową o pracę, świadectwem pracy).

Przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury z dokumentacji zastępczej obowiązuje jednak zasada uwzględniania tylko takich składników wynagrodzenia określonego w aktach osobowych, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo. Inne składniki wynagrodzenia – premie, nagrody czy dodatki – mogą być uwzględnione tylko wówczas, gdy zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne.

[srodtytul]... albo legitymacja[/srodtytul]

[b]Legitymacja ubezpieczeniowa jest równoprawnym środkiem dowodowym z zaświadczeniem ZUS Rp-7, jeżeli zawiera odpowiednie wpisy dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia.[/b] Pracodawca nie powinien zatem wystawiać takiego zaświadczenia na podstawie wcześniejszych wpisów w legitymacji ubezpieczeniowej.

Legitymacja ubezpieczeniowa powinna zawierać następujące wpisy o osiąganych wynagrodzeniach: datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaj wykonywanej pracy, kwotę wynagrodzenia, rok, w którym to wynagrodzenie zostało osiągnięte, pieczątkę zakładu pracy, podpis oraz pieczątkę pracodawcy lub upoważnionego pracownika i podpis oraz pieczątkę służbową kierownika komórki finansowej lub upoważnionego pracownika.

Wysokość wynagrodzenia na potrzeby ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty pracodawca stwierdza wyłącznie na podstawie dokumentacji płacowej lub dokumentacji zastępczej, zatem nie można udowodnić swoich zarobków np. zeznaniami świadków.

[srodtytul]Świadectwo szczególnych warunków[/srodtytul]

Emerytura przysługująca z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze może być przyznana pod warunkiem potwierdzenia wykonywania takiej pracy. Dowodem na to jest wystawione przez zakład pracy świadectwo wykonywania prac w szczególnych warunkach lub świadectwo pracy z odpowiednim wpisem.

[srodtytul]Likwidacja lub upadłość[/srodtytul]

W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie przekazana dokumentacja do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Mówi o tym art. 51u ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=A947E14CC7A6889E9247DFED6F1860CA?id=182006]ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.[/link]).

[srodtytul]Gdy kiepsko z finansami[/srodtytul]

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do KRS lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania dokumentację przejmuje archiwum państwowe. Przed wydaniem postanowienia w sprawie przedmiotowego wniosku sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.

[ramka][b]Uwaga [/b]

Od osoby opłacającej składki na własne ubezpieczenia społeczne organ rentowy może żądać przedłożenia dowodów potwierdzających opłacanie składek oraz wysokości podstawy wymiaru składek za okres przypadający po 31 grudnia 1998 r.[/ramka]