Pani Agnieszka, asystentka działu sprzedaży, od miesiąca regularnie w godzinach pracy prowadzi długie telefoniczne rozmowy z matką. Pan Bartek zamiast rozliczać faktury, od początku roku ściąga muzykę z Internetu. Panie Justyna i Magda, sekretarki, co czwartek jeżdżą na pocztę z korespondencją służbową. Za każdym razem zabierają też listy własne i swoich najlepszych kolegów z pracy i za firmowe pieniądze opłacają ich przesłanie. Pan Mateusz zatrudniony jako kierowca, jeżdżąc po mieście, zawsze robi prywatne zakupy. Niejednokrotnie też od razu zawozi je do swojego odległego o ponad 20 km od siedziby pracodawcy mieszkania. Takich sytuacji w życiu codziennym jest wiele. Przykłady można mnożyć w nieskończoność. A takiego typu zachowania z pewnością nie przynoszą żadnemu pracodawcy korzyści. Wręcz przeciwnie. Tymczasem [b]podstawowym obowiązkiem każdego pracownika jest sumienne i staranne wykonywanie pracy.[/b] Mówi o tym wprost kodeks pracy w art. 100 § 1. Co w takich sytuacjach robić? Zwalniać? Karać? Czy może najpierw porozmawiać? Jaką decyzję powinien podjąć dobry menedżer?

[srodtytul]Liczy się obowiązkowość[/srodtytul]

Skuteczne zarządzanie personelem bezpośrednio wpływa na sukces całej firmy. To nic odkrywczego. Tak samo jak to, że [b]osiągnięcia kadry kierowniczej zależą często od tego, czy potrafi ona zmotywować swoich pracowników do lepszej pracy.[/b] Takim dopingiem do efektywniejszego wykonywania zadań może być nagroda. Ale nie zawsze. Zdarza się bowiem i tak, że metodą na poprawę jakości pracy jest kara. Tylko jaka i za co? Na co pozwalają przepisy?

Zacznijmy od tego, co pracownik musi robić. Ma stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy. Oczywiście, jeśli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Jeśli nie będą spełniały tego warunku, pracownik będzie miał podstawy do odmowy ich wykonania. Nie ma natomiast znaczenia, czy polecenie zostało wydane na piśmie czy też jedynie ustnie.

Nie ma zamkniętego katalogu obowiązków pracowniczych. Powód? Ich rodzaj zależy od konkretnego przypadku – pracownika i pracodawcy. Inne powinności może mieć sekretarka w małej firmie, a inne w dużej. Odmienności mogą wynikać z profilu działalności przedsiębiorcy. Z tego względu kodeks pracy podaje tylko ogólne i przykładowe obowiązki, które dotyczą każdego zatrudnionego. Zgodnie z art. 100 § 2 k.p. pracownik musi w szczególności:

- przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy,

- przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w firmie porządku,

– przypominamy, że [b]co do zasady regulamin pracy musi wprowadzić ta firma, która zatrudnia co najmniej 20 osób, tak wynika z art. 104 § 2 k.p.,[/b]

- przestrzegać przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych,

- dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,

- przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach (m.in. przepisy o notariacie, adwokaturze, uczciwej konkurencji itp.),

- przestrzegać w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

Tu warto podpowiedzieć, że pracodawca może poinformować pracownika o jego obowiązkach w zakresie przestrzegania w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego przez zapoznanie go na piśmie z obowiązującymi zasadami etyki. Odmowa podpisania przez pracownika takiego pisma nie stanowi naruszenia obowiązku pracowniczego.[b] Wyjaśnił to Sąd Najwyższy w wyroku z 5 marca 2007 r. (I PK 228/06).[/b]

[srodtytul]Droga do odejścia[/srodtytul]

Jeśli pracownik nie wykonuje obowiązków służbowych, musi liczyć się z konsekwencjami. Co to będzie? Wszystko zależy od tego, co konkretnie zrobił lub czego nie zrobił. Czasem jego zachowanie może uzasadnić wypowiedzenie umowy o pracę. Warto przy tym pamiętać, że pracodawca ma obowiązek wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy zawartej na czas nieokreślony lub rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia. Tak wynika z art. 30 § 4 k.p. Wskazany powód powinien być prawdziwy i rzeczywisty. [b]Podanie przyczyny pozornej (nieprawdziwej) jest równoznaczne z brakiem jej wskazania.[/b] I będzie to stanowiło naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów o pracę w rozumieniu art. 45 § 1 k.p. Takim powodem może być naruszenie obowiązków pracowniczych, ale za każdym razem szef powinien skonkretyzować, co dokładnie wpłynęło na taką decyzję. Może to być nieuzasadniona odmowa podpisania umowy o zakazie konkurencji czy udania się w podróż służbową. Warto wspomnieć, że bardzo bogate w zakresie dotyczącym wypowiadania angaży jest orzecznictwo sądowe. [b]Przykładowo w wyroku z 18 czerwca 2007 r. (II PK 338/06) SN[/b] uznał, że naruszenie przez pracownika umowy o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy (art. 101[sup]1[/sup] § 1 k.p.) przez podjęcie działalności konkurencyjnej stanowi wystarczającą przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę (art. 45 § 1 k.p.). Jeżeli takiej umowy nie zawarto, to w aspekcie naruszenia pracowniczego obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy (art. 100 § 2 pkt 4 k.p.) jako przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie należy ocenić, czy podjęcie przez pracownika działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy stanowi naruszenie jego interesów, godzi w dobro zakładu pracy lub wyrządza (może wyrządzić) szkodę.

[b]W skrajnych przypadkach firma może nawet zwolnić pracownika dyscyplinarnie. [/b]Zgodnie bowiem z art. 52 § 1 pkt 1 k.p. pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Ocena istotności i ważności zależy od konkretnych okoliczności danej sprawy. Ten sam czyn w określonych sytuacjach będzie spełniał warunki tej oceny (np. zapalenie papierosa w laboratorium chemicznym), a w innych nie (np. zapalenie papierosa – mimo zakazu, ale w pokoju kierownika). Stopień winy musi wyrażać się niedbalstwem albo winą umyślną [b](wyrok SN z 21 lipca 1999 r., I PKN 169/99).[/b]

Sprawa rozstania z pracownikiem – czy to za wypowiedzeniem – czy w trybie natychmiastowym podlega weryfikacji sądowej. Dlatego dla własnego bezpieczeństwa pracodawca powinien nie tylko ją dobrze uzasadnić, ale i wcześniej przemyśleć. To on przecież będzie musiał tłumaczyć w sądzie motywy swojego działania. Na nim spoczywa ciężar udowodnienia zasadności przyczyn wypowiedzenia czy rozwiązania angażu.

[srodtytul]Kara porządkowa...[/srodtytul]

W niektórych sytuacjach pracodawca ma prawo ukarać pracownika porządkowo za niewykonanie polecenia należącego do obowiązków podwładnego. Pozwala na to art. 108 k.p. Informacja o karach stosowanych zgodnie z tym przepisem powinna być zawarta w regulaminie pracy. Mówi o tym art. 104[sup]1[/sup] § 2 k.p.

[b]Szef może nałożyć na pracownika karę porządkową upomnienia lub nagany w sytuacji, gdy pracownik nie przestrzega ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych.[/b] Taką samą możliwość ma, gdy podwładny nie trzyma się przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. A co jeśli w zakładzie pracy nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy? Skąd pracownik ma wiedzieć, jak się prawidłowo zachowywać i np. potwierdzać obecność? Wtedy ustalenie elementów organizacji i porządku pracy, w tym sposobu potwierdzania obecności w pracy, następuje w drodze poleceń pracodawcy. [b]Wyjaśnił to Sąd Najwyższy w wyroku z 7 lutego 2007 r. (I PK 221/06).[/b]

Na tym nie kończą się możliwości piętnowania niewłaściwych zachowań podwładnych.

Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów BHP lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się w pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy [b]pracodawca może również stosować karę pieniężną[/b]. Ile można zażądać od niesubordynowanego pracownika? Są limity? Tak. Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń.

[srodtytul]... tylko w zgodzie z procedurą...[/srodtytul]

Pracodawca nie może zatem nakładać kary zupełnie dowolnie. Ograniczeniem jest nie tylko rodzaj naruszenia, ale i czas. Zgodnie z art. 109 § 1 k.p. kara nie może być zastosowana po upływie dwóch tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie trzech miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.

[ramka][b]Przykład[/b]

22 maja 2009 r. szef dowiedział się, że pan Cezary – jego pracownik biurowy – samowolnie wyszedł z pracy cztery godziny przed czasem. Postanowił ukarać go upomnieniem w poniedziałek (25 maja br.). Teoretycznie może, bo nie minęły dwa tygodnie od momentu, gdy dowiedział się o nieprawidłowym opuszczeniu pracy przez pana Cezarego. Jednak jeśli takie wagary miały miejsce np. w styczniu, to szef nie ma już możliwości nałożenia kary. Od zdarzenia minęłoby bowiem ok. czterech miesięcy, a szefowi wolno dać karę porządkową do trzech miesięcy od naruszenia.[/ramka]

Na tym nie koniec ograniczeń. A to dlatego, że[b] kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. SN w wyroku z 16 czerwca 1999 r. (I PKN 114/99) [/b]wyjaśnił, że pracodawca nie może zastosować kary porządkowej bez uprzedniego wysłuchania pracownika, chyba że ten zrezygnował ze stworzonej mu możliwości ustnego złożenia wyjaśnień bądź wybrał pisemną formę ich wyrażenia.

Rola wysłuchania jest bardzo ważna. Dlatego jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu przewidzianego dla możliwości nałożenia kary nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy. O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie. [b]Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika.[/b] Ale nie na zawsze. Karę uważa się bowiem za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu.

Jakie kryteria powinny być brane pod uwagę przy stosowaniu kary? Odpowiedź daje art. 110 k.p. Zgodnie z nim liczy się w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy.

Wymierzenie kary upomnienia uzasadnione jest nawet w przypadku niewielkiego stopnia winy [b](wyrok SN z 1 lipca 1999 r., I PKN 86/99)[/b].

[srodtytul]... łącznie z sądem[/srodtytul]

Co jeśli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa? Pracownik może w ciągu siedmiu dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu. Natomiast pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o jego odrzuceniu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. Tu uwaga!

W razie uwzględnienia sprzeciwu wobec zastosowanej kary pieniężnej lub uchylenia tej kary przez sąd pracy, pracodawca musi zwrócić pracownikowi równowartość kwoty tej kary. Wtedy też karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika.

[srodtytul]Mniej formalności, a skutek szybszy[/srodtytul]

Możliwość nakładania kar jest jak widać ograniczona przepisami. Co jeśli szef chce wprowadzić dyscyplinę, a nie wszystko, czego by chciał, pozwala na nałożenie kary? Co, jeśli przykładowo nie mieści się w terminach pozwalających na upomnienie pracownika?

Rozwiązaniem może być przeprowadzenie z podwładnym rozmowy dyscyplinującej. Co to takiego? Nie mówi o tym kodeks pracy. Ale pojęcie to znajdziemy w niektórych przepisach szczególnych. Jakich? Będzie to np. [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=00415DEF06B393CF8D2D362FE9973EE0?id=166463]rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 28 czerwca 2002 r. w sprawie przeprowadzania postępowania dyscyplinarnego wobec funkcjonariuszy Straży Granicznej (DzU nr 118, poz. 1015 ze zm.)[/link].

Zgodnie z tą regulacją rozmowa dyscyplinująca polega na wytknięciu funkcjonariuszowi niewłaściwego postępowania oraz uprzedzeniu go o możliwości zastosowania innych środków dyscyplinujących, a także wszczęcia postępowania dyscyplinarnego i wymierzenia kary dyscyplinarnej, w przypadku ponownego popełnienia czynu, za który funkcjonariusz ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną.

[b]Natomiast SN w wyroku z 26 lipca 1979 r. (I PR 64/79)[/b] posłużył się sformułowaniem „środek dyscyplinujący”. SN wyjaśnił bowiem, że zakład pracy może w uzasadnionych przypadkach dokonać wypowiedzenia samych tylko warunków płacy, nie zmieniając warunków pracy. Uznał, że w świetle przepisów prawa pracy[b] wypowiedzenie warunków płacy wprawdzie nie jest karą porządkową, ale może być środkiem dyscyplinującym[/b].

Nie ma natomiast żadnych przeciwwskazań, aby w akcie wewnętrznym, np. w regulaminie pracy, pracodawca zapisał możliwość i zasady przeprowadzania rozmów dyscyplinujących. Regulamin taki może np. przewidywać przypadki, które będą podlegały takim rozwiązaniom (np. powtarzające się spóźnienia czy niespełnianie oczekiwań pracodawcy). Warto rozważyć przeprowadzenie takich rozmów np. w dwóch etapach – pierwszorazowe przewinienie będzie oznaczało spotkanie z bezpośrednim przełożonym. „Recydywistę” może czekać pogadanka z właściwym dyrektorem.

Taki sposób dyscyplinowania może pomóc w szybszym rozwiązywaniu problemów wynikających z nieprawidłowych zachowań podwładnych. Dzięki temu łatwiej można zmotywować ich do pracy.

[ramka][b]Żądanie szefa[/b]

Polecenia służbowe muszą mieścić się w określonym zakresie działań. Zakres zadań wynikających z zajmowania określonego w umowie o pracę stanowiska może być konkretyzowany nie tylko przez przedstawienie pracownikowi pisemnego zakresu czynności, ale również w drodze poleceń pracodawcy mieszczących się w granicach zakreślonych ustalonym w umowie rodzajem pracy (zajmowanym stanowiskiem). [b]Tak orzekł SN w wyroku z 26 lutego 2003 r., I PK 149/02)[/b]. [/ramka]

[ramka][b]Uwaga [/b]

Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.[/ramka]

[ramka][b]Ostrzeżenie warto przemyśleć[/b]

Do rozmowy dyscyplinującej należy dobrze się przygotować. Przed jej odbyciem trzeba zebrać fakty związane ze sposobem pracy danej osoby. Bardzo ważne jest, aby posługiwać się danymi, a nie opiniami. Faktem będzie na przykład: „czterokrotne popełnienie błędów przy wypełnianiu zleceń”, „wyjście przed zakończeniem czasu pracy w poniedziałek i czwartek”. Konstruktywną informacją nie będą uwagi typu: „nie starasz się, jesteś leniwy” itp.

W trakcie rozmowy warto jest usłyszeć, co naprawdę myśli pracownik i uzyskać od niego deklarację dotyczącą chęci kontynuowania pracy w dotychczasowym zespole. Może się okazać, że rzeczywiście pracownik nie ma na to ochoty i wtedy prawdopodobnie dojdzie do rozmowy o rozwiązaniu umowy o pracę. Jeśli nie, to następnym krokiem jest zakomunikowanie oczekiwań przełożonego i ustalenie warunków, jakie muszą być spełnione przez pracownika, aby mógł pozostać w firmie.

Ważne jest, aby pracownik otrzymał konkretne wytyczne dotyczące ilości i jakości jego pracy, czyli na przykład: „oczekuję, że zawsze będziesz informował mnie z wyprzedzeniem, jeśli zmieniasz ustalony grafik pracy”. Na koniec dobrze jest uzyskać potwierdzenie ze strony pracownika odnośnie ustaleń na przyszłość. W ten sposób zawarty zostaje kontrakt. Jeśli zostanie zerwany, pracownik może np. zostać zwolniony.

Pracownik może oczywiście negocjować. Szef może ustąpić, ale dobrze, gdy zrobi to tylko wtedy, gdy faktycznie może, stawiając też granice wymagań minimalnych, które nie mogą być przekroczone. Jeśli ustępuje, powinien więc wymagać czegoś w zamian. [/ramka]

masz pytanie, wyślij e-mail do autorki

[mail=s.gortynska@rp.pl]s.gortynska@rp.pl[/mail]