Ceń spokój i nie pozwól, by wizyta inspektora była zaskoczeniem

Swoboda prowadzenia działalności gospodarczej tak do końca wolna nie jest. Licencje, koncesje, pozwolenia to tylko niektóre formy jej ograniczania. Obowiązków przedsiębiorca ma jeszcze więcej, gdy decyduje się na zatrudnianie pracowników. Wtedy nie tylko musi im zapewnić stosowne warunki pracy czy szkolenia BHP. Ma także wypłacać im terminowo wynagrodzenie na godnym poziomie, ale i potrącać zaliczki na podatek dochodowy oraz odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne. Obowiązków przybywa, gdy umowę zawiera z cudzoziemcem lub osobą niepełnosprawną. Wszystko to powoduje, że musi kontaktować się z różnymi organami administracji państwowej – czasem nawet tylko informacyjnie, przez co jednak niejednokrotnie narażony jest na kontrole, które mają sprawdzić, czy nie łamie przepisów prawa. Jakie to inspekcje i jakie to kontrole? Co wolno inspektorom? Czy taka wizyta ma swoją procedurę?

[srodtytul]Wytyczne z ustawy[/srodtytul]

Ogólne zasady, zgodnie z którymi powinna przebiegać kontrola działalności gospodarczej, zawarte są w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=289CEE3C0939F65F5375EAF7787CE2D0?id=236773]ustawie z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 155, poz. 1095 ze zm.)[/link]. Zgodnie z jej art. 79 organy kontroli zawiadamiają przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Jednak nie zawsze. Takiego zawiadomienia nie będzie m.in. w przypadku gdy:

- kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej;

- przeprowadzenie kontroli jest niezbędne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;

- kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów;

- przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;

- przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Ponadto zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie dokonuje się także w przypadkach określonych w art. 282c ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

[b]Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.[/b]

Co, jeżeli zdarzy się tak, że kontrola nie zostanie wszczęta w ciągu miesiąca od doręczenia zawiadomienia? Wtedy do jej rozpoczęcia potrzebne jest ponowne zawiadomienie. Jeśli z kolei przedsiębiorca złoży stosowny wniosek, to kontrola może być wszczęta przed upływem siedmiu dni od dnia doręczenia zawiadomienia.

[srodtytul]Z legitymacją i upoważnieniem[/srodtytul]

Czynności kontrolne mogą być wykonywane przez inspektorów po okazaniu przedsiębiorcy albo osobie przez niego umocowanej legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności. Ponadto muszą oni doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, chyba że przepisy szczególne przewidują możliwość podjęcia kontroli jedynie po okazaniu legitymacji. Takie wyjątki mogą obejmować tylko przypadki, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, a także gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego. Ale i wówczas nie obejdzie się bez upoważnienia. Przedsiębiorca będzie musiał je bowiem otrzymać w terminie określonym w przepisach szczególnych, lecz nie później niż trzeciego dnia od wszczęcia kontroli.

Samo upoważnienie powinno zawierać co najmniej:

- wskazanie podstawy prawnej;

- oznaczenie organu kontroli;

- datę i miejsce wystawienia;

- imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do wykonania kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej;

- oznaczenie przedsiębiorcy objętego kontrolą;

- określenie zakresu kontroli;

- wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;

- podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;

- pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy.

Radzę o tym pamiętać, bo jeśli przedstawiony przez kontrolera dokument nie będzie zawierał wskazanych danych, nie jest podstawą do przeprowadzenia kontroli.

[srodtytul]Gdy szefa nie ma[/srodtytul]

Może się zdarzyć i tak, że przedsiębiorca lub osoba przez niego upoważniona będą nieobecni, gdy inspektor zapuka do drzwi. Co wtedy? Czy kontroli w ogóle nie będzie? Nie. A to dlatego, że czynności kontrolne mogą być wszczęte po okazaniu legitymacji służbowej pracownikowi kontrolowanego, który może być uznany za osobę umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa (domniemanie osoby czynnej w lokalu z art. 97 kodeksu cywilnego). [b]Kontrolę można także zacząć w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny,[/b] niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego inspekcję

[srodtytul]Nie tylko w siedzibie[/srodtytul]

Kontrolę przeprowadza się w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego. Kontrola lub poszczególne czynności kontrolne za zgodą kontrolowanego mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli. Czynności powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania kontrolowanej firmy. W przypadku gdy przedsiębiorca wskaże na piśmie, że przeprowadzane czynności zakłócają w sposób istotny jego działalność gospodarczą, konieczność podjęcia takich czynności powinna być uzasadniona w protokole kontroli.

[b]Przedsiębiorca musi prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli.[/b] Książka ma dokumentować liczbę kontroli jego działalności i czas ich trwania.

Warto pamiętać, że co do zasady nie można przeprowadzać więcej niż jednej kontroli jednocześnie. Jeżeli natomiast działalność gospodarcza przedsiębiorcy jest już objęta kontrolą innego organu, organ kontroli musi odstąpić od podjęcia czynności kontrolnych. Może też ustalić z przedsiębiorcą inny termin ich przeprowadzenia.

Także czas trwania wszystkich kontroli w jednej firmie w ciągu roku kalendarzowego jest limitowany. Zgodnie z art. 83 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej nie może przekraczać w odniesieniu do:

- mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;

- małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;

- średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;

- pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

[srodtytul]PIP i sanepid[/srodtytul]

Jakie zatem inspekcje mogą być zaciekawione działalnością pracodawcy? Z pewnością jest to Państwowa Inspekcja Sanitarna i Państwowa Inspekcja Pracy. To one przede wszystkim muszą wiedzieć, że firma zatrudniła pierwszego pracownika. Zgodnie bowiem z art. 290 kodeksu pracy pracodawca rozpoczynający działalność musi w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności zawiadomić na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. To samo musi zrobić w razie zmiany miejsca, rodzaju i zakresu działalności.

Co sprawdzi PIP? Odpowiedź znajdziemy w art. 10 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=6CE11619B8F9514BA1E4A8835B964B46?id=185688]ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (DzU nr 89, poz. 589 ze zm.)[/link]. Zgodnie z tym przepisem do zadań PIP m.in. należy:

- nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad BHP, przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych;

- kontrola przestrzegania przepisów BHP przy projektowaniu budowy, przebudowy i modernizacji zakładów pracy oraz stanowiących ich wyposażenie maszyn i innych urządzeń technicznych oraz technologii;

- kontrola legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej, wykonywania działalności oraz kontrola przestrzegania obowiązku;

- kontrola legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców;

- uczestnictwo w przejmowaniu do eksploatacji wybudowanych lub przebudowanych obiektów budowlanych albo ich części w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach;

- kontrola wyrobów wprowadzanych do obrotu pod względem spełniania przez nie wymagań dotyczących BHP, określonych w odrębnych przepisach;

- podejmowanie działań polegających na zapobieganiu i eliminowaniu zagrożeń w środowisku pracy, takich jak np. badanie i analizowanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz kontrola stosowania środków im zapobiegających;

- współdziałanie z organami ochrony środowiska w zakresie kontroli przestrzegania przez pracodawców przepisów o przeciwdziałaniu zagrożeniom dla środowiska.

Z kolei sanepid ma za zadanie chronić zdrowie przed niekorzystnym wpływem czynników szkodliwych i uciążliwych, zwłaszcza w celu zapobiegania powstawaniu chorób zakaźnych i zawodowych. W związku z tym m.in. zajmuje się nadzorem i kontrolą nad warunkami higieny pracy w zakładach pracy. Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=D372BF8882B5B19972483D40B6327E30?id=182304]ustawy z 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (tekst jedn. DzU z 2006 r. nr 122, poz. 851 ze zm.) [/link][b]inspektor sanitarny w związku z wykonywaną kontrolą ma prawo wstępu do zakładów pracy[/b] oraz wszystkich pomieszczeń i urządzeń wchodzących w ich skład.

[srodtytul]ZUS i skarbówka[/srodtytul]

Pracodawca pełni też rolę płatnika składek ubezpieczeniowych. Dlatego też ma obowiązek zgłosić do ZUS przyjętego do firmy pracownika, jeśli zajdzie potrzeba dokonywania zgłoszeń zmian w jego danych. Wreszcie musi również obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Natomiast jednym z zadań Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jest kontrola wykonywania przez płatników składek tych obowiązków. O jej zakresie mówi [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B023C5CFE22DA2D10E00858B5A3321E6?id=184677]ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.)[/link]. Zgodnie z jej art. 86 ust. 2 kontrola może obejmować w szczególności:

- zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;

- prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest zakład;

- ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;

- prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;

- wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;

- dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Pracodawca to także płatnik w zakresie podatku dochodowego zatrudnianych przez siebie osób fizycznych. To on oblicza i pobiera podatek z pensji pracownika i wpłaca go do właściwego urzędu skarbowego. Zarówno sam jako podatnik, ale i jako płatnik narażony jest na kontrole podatkowe. A zgodnie z art. 281 § 2 ordynacji podatkowej celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy wywiązuje się on z przepisów prawa podatkowego.

[srodtytul]Straż Graniczna i Służba Celna[/srodtytul]

Gdy firma zatrudnia cudzoziemców, to poza spotkaniem z inspektorem PIP może mieć także styczność z funkcjonariuszem Służby Celnej i Straży Granicznej. Oni także sprawdzają legalność zatrudnienia obcokrajowców. Zgodnie z[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=7467F850DAA1C62283CE36E4657AC922?id=180118] ustawą z 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (tekst jedn. DzU z 2005 r. nr 234, poz. 1997 ze zm.)[/link] Straż Graniczna sprawdza, czy są przestrzegane przepisy dotyczące: legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców, prowadzenia przez nich działalności gospodarczej oraz powierzania im pracy. W efekcie [b]inspektorzy tej służby mogą wejść wszędzie tam, gdzie cudzoziemcy wykonują pracę. [/b]Tak samo jest z celnikami. Ci mogą dokonywać kontroli na podstawie przepisów [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=239DE9BB7D97CA21E6A9D7AF5C7A34C5?id=174248]ustawy z 24 lipca 1999 r. o Służbie Celnej (tekst jedn. DzU z 2004 nr 156, poz. 1641 ze zm.).[/link]

[srodtytul]Gdy jest niepełnosprawny[/srodtytul]

Pracodawcy zatrudniający osoby niepełnosprawne i korzystający z dofinansowania z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych mogą być kontrolowani przez urzędników. Tu [b]celem kontroli jest sprawdzenie, czy przyznane środki finansowe są wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem. [/b]Kontrola przebiega na podstawie przepisów [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=29BA617EA4AF423D58BAEA41FF8E310E?id=264990]rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 14 marca 2008 r. w sprawie trybu i sposobu przeprowadzania kontroli przez organy upoważnione do kontroli na podstawie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (DzU nr 53, poz. 323).[/link]

[srodtytul]Dane osobowe[/srodtytul]

Przedsiębiorca to także administrator różnego rodzaju danych osobowych. Z tego względu czasem z kontrolą w firmie może się pojawić także przedstawiciel Biura Generalnego Inspektora Danych Osobowych, sprawdzając legalność przetwarzania danych. Najczęstszą przyczyną takiej kontroli jest skarga złożona do Biura GIODO.

[ramka][b]Co w treści zawiadomienia[/b]

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli zawiera:

- oznaczenie organu;

- datę i miejsce wystawienia;

- oznaczenie przedsiębiorcy;

- wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli;

- podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia. [/ramka]

[ramka][b]Możliwe roszczenia[/b]

Przedsiębiorcy, który poniósł szkodę na skutek przeprowadzenia czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa w zakresie kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy, przysługuje odszkodowanie. [/ramka]

[ramka][b]Uwaga [/b]

Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu. Zmiany osób upoważnionych do wykonania kontroli, zakresu przedmiotowego kontroli oraz miejsca wykonywania czynności kontrolnych wymagają każdorazowo wydania odrębnego upoważnienia. Jednocześnie takie zmiany nie mogą prowadzić do wydłużenia przewidywanego wcześniej terminu zakończenia kontroli.[/ramka]

masz pytanie, wyślij e-mail do autorki [mail=s.gortynska@rp.pl]s.gortynska@rp.pl[/mail]