Regulamin wynagradzania nie może wejść w życie bez uzgodnienia z organizacją związkową działającą u pracodawcy. Jeżeli w firmie funkcjonuje więcej związków zawodowych, mają one wspólnie przedstawić wypracowane stanowisko. Dlatego powinny zawrzeć porozumienie, w którym należy podać sposób ustalania i przedstawiania ich stanowiska przez każdorazowo wyłanianą do tych spraw wspólną reprezentację związkową. Jeżeli więc związki przedstawią wspólne, negatywne stanowisko, to regulamin wynagradzania nie może być przez pracodawcę ustalony samodzielnie. Często zdarza się jednak, że związkowcy w terminie 30 dni nie są w stanie przedstawić wspólnego stanowiska. W takim przypadku decyzję w sprawie treści wspomnianego regulaminu podejmuje pracodawca. Musi przy tym rozpatrzyć odrębne stanowiska związków. Te jednak nie są dla niego wiążące.
W przypadku, gdy nie może samodzielnie wprowadzić regulaminu wynagradzania, musi przeprowadzić negocjacje ze związkami. Nie ma na to dodatkowego terminu. Przepisy nie wskazują też żadnej procedury, jaką należy do takich rozmów zastosować. Najlepiej, aby strony działały na podstawie opisanych w kodeksie pracy standardów negocjacji pomiędzy pracodawcą a związkami zawodowym. Te są zawarte w dziale 11. dotyczącym układów zbiorowych pracy. Należy pamiętać, aby strony prowadziły rokowania w dobrej wierze i z poszanowaniem słusznych interesów drugiej strony. Oznacza to przede wszystkim, że muszą być uwzględniane postulaty związkowców, które jednak powinny być uzasadnione sytuacją ekonomiczną pracodawców. Ponadto strony powinny powstrzymać się od wysuwania postulatów, których właściciel firmy nie zrealizuje ze względu na związane z tym koszty. Trzeba także pamiętać o prawach pracowników – także tych, którzy nie są objęci układem zbiorowym.
Pożądane byłoby też określenie trybu rozstrzygania kwestii spornych związanych z przedmiotem rokowań lub innych spornych zagadnień, które mogą się wyłonić w trakcie tych rokowań.
Warto podkreślić, że pracodawca, który zgodnie z art. 77[sup]2[/sup] § 1 k.p. zobowiązany jest ustalić warunki wynagrodzenia w regulaminie wynagradzania, musi negocjacje prowadzić do uzyskania konsensusu ze związkami zawodowymi.
[i]Podstawa prawna:
– art. 77[sup]2[/sup] § 4 i 5 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0B7190F45996F82667C500D9A74EB93F?id=76037]kodeksu pracy (tekst jedn. DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94, ze zm.)[/link]
– art. 30 ust. 5 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F480E7F3984BEB2CA80919490029037F?id=162202]ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.)[/link][/i]