Załatwianie spraw służbowych może się wiązać z koniecznością wyjazdów nie tylko krajowych, ale i zagranicznych. A to z punktu widzenia pracodawcy poza efektem w postaci wykonanego zadania oznacza różne wydatki.
Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują bowiem m.in. diety i zwrot kosztów przejazdów, dojazdów oraz noclegów.
Tak wynika z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=13DE3AFD6942A7FA239A2E00F2B74962?id=167999]rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).[/link]
[srodtytul]W ramach limitu[/srodtytul]
Należności te są jednak limitowane. Załącznik do rozporządzenia określa bowiem maksymalną wysokość diety i noclegu w hotelu. Przykładowo kwota limitu za nocleg wynosi w Austrii 100 euro, w Grecji 104 euro, w Izraelu 120 dolarów, we Francji 120 euro, a na Węgrzech jest to 70 euro. A co z osobami zatrudnionymi w firmach prywatnych?
Jeśli przepisy wewnętrzne obowiązujące u danego pracodawcy nie zawierają postanowień o należnościach z tytułu delegacji zagranicznych, to pracownikowi przysługuje tyle, ile wynika z rozporządzenia. Dla zatrudnionego oznacza to zatem zabezpieczenie pod kątem zwrotu wydatków poniesionych w delegacji.
[srodtytul]Dowód na piśmie[/srodtytul]
Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym i w granicach ustalonego na ten cel limitu. Tak wynika z § 9 rozporządzenia. Co jeśli pracownik zapomni o rachunku albo zatrzyma się u znajomych? Dostanie ryczałt. Jaki? Będzie to 25 proc. limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. Oznacza to, że pracodawca sam decyduje każdorazowo o tym, czy dany wydatek był celowy. Zwrotu kosztów nie ma natomiast, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.
[ramka][b]Przykład[/b]
Firma wysłała swoich pracowników do Belgii, gdzie ma własny ośrodek szkoleniowy połączony z bezpłatną bazą noclegową i stołówką. Ryczałt za nocleg nie będzie przysługiwał delegowanym. Przepisy nie podają bowiem szczegółów dotyczących warunków noclegowych. Tym samym nocleg nie musi mieć miejsca w hotelu. Istotne jest to, by oferowany pracownikowi nocleg był dla niego nieodpłatny.[/ramka]
[ramka][b]Przykład[/b]
Pracownik był w delegacji we Francji. Koszt trzech noclegów tej osoby udokumentowany rachunkiem wystawionym przez hotel wyniósł 270 euro (po 90 euro za nocleg). Pracownikowi przysługuje zwrot w całości poniesionych z tego tytułu wydatków, gdyż ich wysokość mieści się w limicie. A ten w przypadku Francji wynosi 120 euro za noc.[/ramka]
[ramka][b]Przykład[/b]
Pracownik odbywający podróż służbową do Tunezji poniósł wydatki związane z sześcioma noclegami w wysokości 720 euro. Koszt jednego noclegu wynosił zatem 120 euro, podczas gdy limit przysługujący w tym państwie to 100 euro. Jednak szef uznał argumenty pracownika (brak możliwości znalezienia noclegu w granicach określonego limitu wynikający m.in. z tego, że termin przypadł na okres letni w szczycie sezonu turystycznego – miejsce delegacji było regionem nadmorskim, a samo polecenie delegacji było nagłe) i wyraził zgodę na zwrot kosztów noclegu w pełnej wysokości.[/ramka]
[ramka][b]Przykład[/b]
Pracownik był w podróży służbowej w Irlandii. Spędził tam dwie noce. Jednak nie skorzystał z hotelu.
Zatrzymał się u rodziny.
Dlatego zamiast 292 euro (2 noce x 146 euro) otrzyma ryczałt wynoszący 73 euro (2 x 146 euro x 25 proc. limitu).[/ramka]
