Pierwszy problem z delegacjami pojawi się u pracowników będących przedstawicielami handlowymi, medycznymi, serwisantami, akwizytorami, którzy bardzo często mają określone miejsce pracy obszarowo, np. woj. mazowieckie.
[srodtytul]Obszar jako miejsce pracy [/srodtytul]
W takich wypadkach pojawia się pytanie, jak naliczyć dietę, jeśli pracownik jedzie np. z Warszawy do Krakowa na spotkanie biznesowe. Czy delegacją służbową jest cała podróż pracownika, czy dopiero jej część przypadająca po przekroczeniu granicy województwa mazowieckiego? Odpowiedź ma kolosalne znaczenie, gdyż w pierwszym wypadku pracownik otrzyma dietę, a w drugim nie zawsze.
[ramka][b]Przykład 1[/b]
Przedstawiciel medyczny na województwo mazowieckie został wysłany przez prezesa spółki na spotkanie do Krakowa z potencjalnym nowym klientem. Wyjechał samochodem o 6 i podróż do Krakowa zajęła mu cztery godziny. Od 10.30 do 12.30 był na spotkaniu w prywatnej klinice u nowego klienta, a następnie cztery i pół godziny wracał do Warszawy, docierając do domu o 17. Jego wyjazd można rozliczyć na dwa sposoby:
- podróżą służbową jest cała podróż odbywana przez pracownika, czyli 11 godzin (6 – 17), co oznacza, że pracownik otrzyma pół diety, bo podróż trwała mniej niż 12 godzin,
- podróż służbowa trwa od przekroczenia granicy województwa mazowieckiego, czyli w drodze do Krakowa od 8, gdyż dwie godziny zajął przejazd od Warszawy do granicy województwa, a w drodze powrotnej do 14.30, gdyż wtedy przekroczono granicę Mazowieckiego. Ogółem trwała ona sześć i pół godziny, a więc pracownik nie otrzyma diety, bo nie przekroczył ośmiu godzin w delegacji.[/ramka]
Przepisy jednoznacznie nie odpowiadają, jak należy rozliczyć podróż służbową w takim wypadku. Zgodnie z § 4 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167998]rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm., dalej rozporządzenie o krajowych podróżach służbowych)[/link] należność z racji diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania.
Literalnie odczytując ten przepis, należałoby przyjąć koncepcję pierwszą, czyli liczyć podróż od wyjazdu o 6 do powrotu o 17. Kłóci się to jednak z definicją podróży służbowej zawartą w art. 77[sup]5[/sup] k.p. Zgodnie z nią podróżą służbową jest wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Stałym miejscem pracy przedstawiciela medycznego z przykładu 1 jest województwo mazowieckie. Zatem w myśl kodeksu pracy dopiero po przekroczeniu jego granic jest on w podróży służbowej.
Należy przy tym zauważyć, że pewną niekonsekwencją byłoby traktowanie podróży z Warszawy do Krakowa w całości jako podróż służbową, podczas gdy wszystkie pozostałe wyjazdy z Warszawy do Siedlec, Radomia, Ciechanowa czy Ostrołęki, czyli miast w Mazowieckiem, nie byłyby podróżami służbowymi. W końcu połowa takiej trasy też przypada na obszarze, który jest stałym miejscem pracy takiego przedstawiciela. Dlaczego więc w takim wypadku zaliczać i ten czas do podróży służbowej?
[srodtytul]Polecenie wyjazdu[/srodtytul]
Przyjęcie drugiej koncepcji wiąże się jednak z trudnościami technicznymi przy rozliczaniu delegacji. Po pierwsze, jak wystawić polecenie wyjazdu służbowego, czyli jak określić miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, do czego jest przecież zobowiązany pracodawca zgodnie z § 2 rozporządzenia o krajowych podróżach służbowych. Czy należy wpisać w niej ostatnią miejscowość na trasie przed granicą województwa, czy można wpisać Warszawę, wiedząc, że podróż nie zacznie się w stolicy?
Po drugie, skąd pracodawca miałby wiedzieć, o której godzinie podróżujący pracownik przekroczy granicę swojego miejsca pracy. Czy możemy wymagać od podwładnego wpisania takich informacji w druku delegacji, przyrzucając na niego część naszych obowiązków, czy też należy przyjąć założenie, że średnio przejazd na tej trasie trwa np. dwie godziny i dopiero po tym czasie rozpocznie się podróż służbowa? Pracodawcy najczęściej rozliczają całą trasę jako podróż służbową, gdyż dla służb kadrowo-płacowych takie podejście jest najprostsze.
Niekoniecznie jednak jest ono prawidłowe. Zwłaszcza że [b]19 listopada 2008 r. Sąd Najwyższy w składzie siedmiu sędziów podjął uchwałę (II PZP 11/08).[/b] Zgodnie z nią kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie obszarze jako miejsce świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77[sup]5[/sup] § 1 k.p. Jeśli zatem szofer podróżujący po określonym obszarze, będącym jego miejscem pracy, nie jest w podróży służbowej, to również przedstawiciel handlowy poruszający się po terenie będącym jego miejscem pracy nie będzie w delegacji. Z tego względu należałoby przyjąć, że podróż służbowa będzie miała miejsce tylko poza obszarem określonym jako miejsce pracy, czyli w przykładzie 1 po przekroczeniu granic województwa mazowieckiego.
[srodtytul]W delegacji za granicą i w kraju jednocześnie[/srodtytul]
Jeśli pracownik jest wysyłany w zagraniczną podróż służbową, to jadąc do granicy, odbywa jednocześnie podróż krajową, która trwa od miejsca wyjazdu do granicy polskiej. W takim wypadku będzie więc najpierw w podróży krajowej, następnie w zagranicznej, a w drodze powrotnej znowu w podróży krajowej. Pojawia się tu jednak wątpliwość, jak rozliczać podróż krajową, która jest rozdzielona podróżą zagraniczną. Czy będzie to jedna podróż (i wówczas czas jej odbywania sumuje się), czy należy traktować ją jako dwie odrębne podróże (a w konsekwencji rozliczać każdą oddzielnie, niezależnie od siebie)? Również w tym wypadku można spotkać dwa sposoby jej rozliczenia, które często znacznie różnią się wysokością kosztów ponoszonych przez pracodawcę.
Część inspektorów pracy i innych ekspertów przyjmuje, że mamy tu do czynienia z jedną podróżą krajową, gdyż zakończy się ona dopiero po powrocie do miejsca ustalonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji. Oznacza to więc, że wszystkie okresy podróży po kraju należy traktować jako jedną podróż. To spowoduje, że wszystkie te okresy należy zsumować i na podstawie takiego okresu podróży ustalić przysługujące pracownikowi diety.
[ramka][b]Przykład 2[/b]
Szef wysłał pana Jana na targi przemysłowe w Paryżu. Od siedziby firmy, z której rozpoczynał podróż, do zachodniej granicy Polski jechał sześć godzin. Następnie cztery dni spędził za granicą, a w drodze powrotnej przejazd od granicy do siedziby pracodawcy zajął mu siedem godzin. W takim wypadku pan Jan odbył:
- zagraniczną podróż służbową trwającą cztery doby,
- krajową podróż służbową trwającą 13 godzin.
Przy takim rozliczeniu za podróż krajową pracownik otrzyma dietę, gdyż czas jej trwania przekroczył w sumie 12 godzin. Jest to więc metoda korzystna dla pracowników, ale generująca wyższe koszty dla pracodawcy.[/ramka]
[srodtytul]Dwie doby podróży krajowej bez diety[/srodtytul]
Inne podejście, także reprezentowane przez część inspektorów pracy i ekspertów, polega na przyjęciu, że przedzielona podróżą zagraniczną krajowa podróż służbowa przypada w różnych dobach. Zatem trzeba ją traktować jako dwa dni i każdy z nich policzyć oddzielnie. Oznacza to, że pracownik z przykładu 2 nie otrzymałby diety za podróż krajową, gdyż w każdym dniu trwała ona do ośmiu godzin.
Za poparciem tej koncepcji dodatkowo przemawia [b]wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 22 marca 2000 r. (I SA/Lu 1747/98)[/b]. Sąd stwierdził w nim, że czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju, bez uwzględnienia pory dziennej lub nocnej, godziny zmiany daty itp., a dobę stanowi czas każdych 24 godzin, niezależnie od godziny, w której ten okres się zaczyna. Oznacza to więc, że dla zagranicznej podróży służbowej doby liczymy w odcinkach 24-godzinnych od przekroczenia polskiej granicy.
W takim wypadku przyjęcie stanowiska dopuszczającego połączenie dwóch odcinków krajowej delegacji w całość i płacenie za to diety byłoby niekonsekwencją. Inaczej bowiem traktowalibyśmy dobę podróży zagranicznej, a inaczej dobę krajowej albo raczej w ogóle odeszlibyśmy od rozliczania krajowej podróży służbowej w dobach.
[srodtytul]Dwie części podróży krajowej w jednym dniu[/srodtytul]
Połączenie podróży krajowej i zagranicznej może jeszcze być w taki sposób, że dojazd do granicy, pobyt za granicą i powrót do domu przypadną w ciągu jednej doby. W takim wypadku nie ma oczywiście powodu, aby nie sumować dwóch odcinków krajowej podróży służbowej i nie potraktować ich łącznie .
[ramka][b]Przykład 3[/b]
Pan Karol, pracownik firmy z siedzibą w Bydgoszczy, został wysłany na spotkanie z kontrahentem w Niemczech. Z firmy wyruszył o 6, gdyż miał po drodze zaplanowane jeszcze jedno spotkanie w Polsce. Granicę przekroczył o 12, na spotkanie dotarł o 14, a po godzinie już wracał. W drodze powrotnej granicę polską przekroczył o 16, a do Bydgoszczy dotarł o 20. Jego podróż służbową należałoby rozliczyć tak:
- podróż krajowa od 6 do 12 i od 16 do 20, a więc w sumie dziesięć godzin, co oznacza prawo do połowy diety,
- podróż zagraniczna od 12 do 16, czyli cztery godziny, a więc nie ma za to diety.[/ramka]