Warto znać również swoje prawa w trakcie kontroli oraz tzw. pewniaki, tj. zagadnienia, którymi prawie zawsze interesują się inspektorzy. Kontrole różnią się nieco od siebie choćby ze względu na to, że ich uczestnikami są coraz to nowe podmioty. Konieczne jest więc uwzględnienie podczas kontroli nie tylko jej tematyki, specyfiki branży lub danego przedsiębiorstwa, ale również osobowości i temperamentu osób. Mimo tych odmienności przebieg wizyty jest sformalizowany; przepisy ściśle regulują prawa i obowiązki obu stron.

Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, dotyczących legalności zatrudnienia oraz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, o każdej porze dnia i nocy. Z reguły jednak robią to w godzinach pracy urzędu, czyli mniej więcej 7.30 – 15.30 albo 8.00 – 16.00. Zdarzają się również wizyty np. w sklepach wielkopowierzchniowych we wczesnych godzinach rannych, jeszcze przed otwarciem supermarketu dla klientów, gdy odbywa się dostawa towaru i jego rozładowywanie na regałach. Bywają też kontrole późnym wieczorem, np. tuż przed zamknięciem placówki, a nawet już po jej zamknięciu dla klientów, kiedy obsługa podlicza utarg w kasach, uzupełnia towar na półkach czy sprząta.

Inspektorzy pracy nie muszą nas uprzedzać o zamiarze skontrolowania naszego zakładu. Wynika tak z art. 24 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (DzU nr 89, poz. 589 ze zm.). Z zaskoczenia działają jednak sporadyczne, gdy:

- uprzedzenie mogłoby znacząco wpłynąć na wynik kontroli,

- okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie inspekcji u przedsiębiorcy, np. ze względów bezpieczeństwa i higieny pracy.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Inspektor pracy dowiedział się, że firma ABC zatrudnia na czarno studentów. W takiej sytuacji uprzedzenie pracodawcy o zamiarze przeprowadzenia kontroli w zakresie legalności zatrudnienia mogłoby spowodować, iż ewentualni nielegalni pracownicy zostaliby zwolnieni z obowiązku świadczenia pracy w dniu kontroli. [/ramka]

[ramka][b]Przykład 2[/b]

Jeden z przechodniów powiadomił telefonicznie Państwową Inspekcję Pracy o zauważonym remoncie kamienicy, gdzie robotnicy wchodzą na niezabezpieczone rusztowania i sami nie są wyposażeni w środki ochrony indywidualnej, np. w kaski czy szelki bezpieczeństwa. Ze względu na bezpośrednie zagrożenie życia i zdrowia pracujących na wysokości inspektor pracy niezwłocznie udał się pod wskazany adres, w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.[/ramka]

Zwykle inspektorzy uprzedzają jednak o swoim przybyciu. Czynią to najczęściej telefonicznie, w przeddzień zaplanowanej kontroli. Jeśli ma ona dotyczyć zagadnień prawnych, np. czasu pracy, wynagrodzeń, urlopów itp., to nie jesteśmy w stanie w ciągu dnia uzupełnić lub wyprostować wszystkich nieprawidłowości w dokumentacji personalnej. Zaanonsowanie lustracji pozwala natomiast uniknąć sytuacji, kiedy inspektor nie zastaje pracodawcy lub upoważnionej przez niego osoby mającej dostęp do dokumentów kadrowych, np. akt osobowych, ewidencji czasu pracy, lisy płac patrz przykład 3.

Inspektorów pracy nie dotyczy ograniczenie podejmowania i prowadzenia równocześnie więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Wynika to z art. 82 ust. 1 pkt 1 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU nr 173, poz. 1807 ze zm.) w związku z art. 16 konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy nr 81 z 11 lipca 1947 r., dotyczącej inspekcji pracy w przemyśle i handlu (DzU z 1997 r. nr 72, poz. 450). Oznacza to, że inspektorowi wolno wkroczyć do zakładu, nawet jeśli kontrolę przeprowadza w nim np. ZUS, urząd skarbowy czy inspekcja sanitarna.

[ramka][b]Przykład 3[/b]

Inspektor pracy odbył niezapowiedzianą kontrolę w firmie X, podczas której sprawdzał, czy zatrudnieni mają aktualne badania lekarskie potwierdzające ich zdolność do pracy i czy przeszli szkolenia dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Informacje te znajdują się w aktach osobowych poszczególnych pracowników. Spółka X przechowuje je w szafie pancernej, do której kluczem dysponują jedynie prezes firmy i dyrektor kadrowy. W dniu kontroli okazało się, że dyrektor jest na urlopie wypoczynkowym, a prezes na spotkaniu biznesowym poza siedzibą firmy. W związku z tym inspektor musi zaczekać na powrót prezesa do zakładu (w tym czasie może np. skontrolować zagadnienia bhp, pomieszczenia pracy, zaplecze higieniczno-sanitarne) lub przełożyć wizytę na później.[/ramka]

[ramka][b]Przykład 4[/b]

PIP zaplanowała wspólną kontrolę z sanepidem w jednym ze sklepów. W związku z tym kontrolujący z obu instytucji muszą albo jednocześnie wejść do firmy, albo też inspektor sanitarny jako pierwszy. Jego obecność w zakładzie nie blokuje bowiem możliwości rozpoczęcia wizyty przez inspektora pracy. Jeśli jednak zdarzy się tak, że to inspektor pracy pojawi się najpierw, kontroler z sanepidu musi zaczekać do zakończenia kontroli PIP. [/ramka]