Elektroniczny dział kadr to wciąż przyszłość

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych to podstawowy obowiązek pracodawcy wynikający z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy. Przedsiębiorca może wystawiać elektroniczne faktury, rozliczać się przez Internet z ZUS, ale nie może komputerowo tworzyć i gromadzić dokumentów pracowniczych.

W wielu wypadkach prawo pracy wymaga bowiem tradycyjnej formy komunikowania się między pracodawcą i pracownikiem. – Jeśli w przepisie jest mowa o tym, że dokument ma mieć formę pisemną, to nie wchodzi w rachubę tworzenie go w formie elektronicznej. Brak do tego podstawy prawnej – wyjaśnia Krzysztof Rączka z Katedry Prawa Pracy na Uniwersytecie Warszawskim.

Na papierze muszą być więc sporządzone np. umowa o pracę, wniosek zatrudnionego o zgodę na indywidualny rozkład czasu pracy, o weekendowy system pracy.

Przedsiębiorca nie przeniesie także w elektroniczny świat dokumentów, które wymagają potwierdzenia, że pracownik się z nimi zapoznał. Chodzi m.in. o potwierdzenie, że został poinformowany o możliwości odwołania się do sądu od wypowiedzenia umowy o pracę lub że odbył szkolenie bhp.

– Do tego przydałby się podpis elektroniczny, ale takie rozwiązanie jest drogie. Dlatego zamiast wymagać potwierdzenia, że pracownik się z pismem zapoznał, przepisy powinny pozwalać, aby zaznajamianie odbywało się w sposób przyjęty u danego pracodawcy – twierdzi Henryk Michałowicz z Konfederacji Pracodawców Polskich.

Pracodawcy mają swobodę wówczas, gdy przepisy nie określają formy dokumentu. Z tego powodu ewidencja czasu pracy może być elektroniczna. Dla inspektora liczy się tylko, aby dało się ją wydrukować i załączyć do protokołu. – Już jednak wniosek o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny pracownik musi sporządzić na piśmie. To za mało, że wyśle szefowi e-maila. Ale wystarczy, by go wydrukował i podpisał. Jeśli pracodawca tego nie dopilnuje, to grozi mu zarzut naruszenia przepisów o czasie pracy ze względu na niezachowanie odpowiedniej formy wniosku – uważa Grzegorz Orłowski, radca prawny w firmie Orłowski, Patulski, Walczak.

Pracodawcy mogą również przyjmować wnioski urlopowe wysyłane e-mailem.

To ważne dla firm, które mają wiele oddziałów lub zatrudniają pracowników w różnych miejscowościach.

– Nie ma przeszkód prawnych, aby przekazywać je w innej formie niż pisemna, bo wnioski urlopowe to wytwór praktyki. Jeśli jednak pracodawca decyduje się na elektroniczną komunikację, to w interesie obu stron powinien zadbać, aby każdy zatrudniony miał indywidualny kod dostępu do poczty – zauważa Grzegorz Orłowski.

Dla przedsiębiorców uciążliwy jest też obowiązek przechowywania przez 50 lat dokumentacji po rozstaniu z pracownikiem (osobowej – po zakończeniu pracy w danej firmie, płacowej – od dnia jej wytworzenia).

– Gromadzenie jej w formie papierowej to niepotrzebne koszty. Powinna być możliwość elektronicznej archiwizacji. Trudno jednak to zrobić, zanim urzędy będą przygotowane do odbierania dokumentów w takiej formie – zauważa Henryk Michałowicz.