Prowadzenie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych to podstawowy obowiązek pracodawcy wynikający z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy. Przedsiębiorca może wystawiać elektroniczne faktury, rozliczać się przez Internet z ZUS, ale nie może komputerowo tworzyć i gromadzić dokumentów pracowniczych.
W wielu wypadkach prawo pracy wymaga bowiem tradycyjnej formy komunikowania się między pracodawcą i pracownikiem. – Jeśli w przepisie jest mowa o tym, że dokument ma mieć formę pisemną, to nie wchodzi w rachubę tworzenie go w formie elektronicznej. Brak do tego podstawy prawnej – wyjaśnia Krzysztof Rączka z Katedry Prawa Pracy na Uniwersytecie Warszawskim.
Na papierze muszą być więc sporządzone np. umowa o pracę, wniosek zatrudnionego o zgodę na indywidualny rozkład czasu pracy, o weekendowy system pracy.
Przedsiębiorca nie przeniesie także w elektroniczny świat dokumentów, które wymagają potwierdzenia, że pracownik się z nimi zapoznał. Chodzi m.in. o potwierdzenie, że został poinformowany o możliwości odwołania się do sądu od wypowiedzenia umowy o pracę lub że odbył szkolenie bhp.
– Do tego przydałby się podpis elektroniczny, ale takie rozwiązanie jest drogie. Dlatego zamiast wymagać potwierdzenia, że pracownik się z pismem zapoznał, przepisy powinny pozwalać, aby zaznajamianie odbywało się w sposób przyjęty u danego pracodawcy – twierdzi Henryk Michałowicz z Konfederacji Pracodawców Polskich.
Pracodawcy mają swobodę wówczas, gdy przepisy nie określają formy dokumentu. Z tego powodu ewidencja czasu pracy może być elektroniczna. Dla inspektora liczy się tylko, aby dało się ją wydrukować i załączyć do protokołu. – Już jednak wniosek o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny pracownik musi sporządzić na piśmie. To za mało, że wyśle szefowi e-maila. Ale wystarczy, by go wydrukował i podpisał. Jeśli pracodawca tego nie dopilnuje, to grozi mu zarzut naruszenia przepisów o czasie pracy ze względu na niezachowanie odpowiedniej formy wniosku – uważa Grzegorz Orłowski, radca prawny w firmie Orłowski, Patulski, Walczak.
Pracodawcy mogą również przyjmować wnioski urlopowe wysyłane e-mailem.
To ważne dla firm, które mają wiele oddziałów lub zatrudniają pracowników w różnych miejscowościach.
– Nie ma przeszkód prawnych, aby przekazywać je w innej formie niż pisemna, bo wnioski urlopowe to wytwór praktyki. Jeśli jednak pracodawca decyduje się na elektroniczną komunikację, to w interesie obu stron powinien zadbać, aby każdy zatrudniony miał indywidualny kod dostępu do poczty – zauważa Grzegorz Orłowski.
Dla przedsiębiorców uciążliwy jest też obowiązek przechowywania przez 50 lat dokumentacji po rozstaniu z pracownikiem (osobowej – po zakończeniu pracy w danej firmie, płacowej – od dnia jej wytworzenia).
– Gromadzenie jej w formie papierowej to niepotrzebne koszty. Powinna być możliwość elektronicznej archiwizacji. Trudno jednak to zrobić, zanim urzędy będą przygotowane do odbierania dokumentów w takiej formie – zauważa Henryk Michałowicz.
Elektroniczna forma prowadzenia dokumentacji usprawni kontakt między stronami stosunku pracy. Niestety, dopóki prawo takiej możliwości nie przewiduje, inspektor będzie żądał papierowych dokumentów zawsze, gdy wymaga tego przepis. Nie pomoże pobranie od pracownika pisemnego oświadczenia, że będzie on korzystał np. z intranetu i z góry akceptuje taką formę komunikowania się z pracodawcą. Nieprzestrzeganie tej zasady jest wykroczeniem z art. 281 pkt 6 kodeksu pracy. Wypowiadając pracownikowi umowę o pracę e-mailem, pracodawca powinien pamiętać o wyroku z 2 października 2002 r. (III PZP 17/02), w którym SN uznał, że wypowiedzenie umowy faksem było skuteczne, ale naruszyło art. 30 § 3 k.p. Oznacza to, że pracodawca nie mógłby przedstawić takiego e-maila jako dowodu w żadnej sprawie przed sądem.
masz pytanie, wyślij e-mail do autorki: m.januszewska@rp.pl
