Dyrektor zainterweniuje, gdy dowie się, że dokumentacji grozi zniszczenie, a nie będzie podstaw umieszczenia jej u innych przechowawców. Wtedy wyda decyzję nakazującą jej złożenie na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym. Jeśli pracodawca nie ma na to pieniędzy, zapłaci budżet państwa. Taką nowość przewiduje znowelizowana ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz kodeks pracy. Zmiany obowiązują od czwartku 26 kwietnia.
Naczelny dyrektor wskaże miejsce przechowywania dokumentacji pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej. Zdarzały się wypadki nienależytego dbania o dokumentację pracowniczą lub wręcz jej porzucania. A cierpieli na tym byli pracownicy. ZUS bowiem przy ustalaniu np. kapitału początkowego lub prawa do emerytury uznaje za wiarygodne tylko zaświadczenie wydane przez pracodawcę lub kopie dokumentacji płacowej sporządzone przez archiwum lub przechowawcę. Traci na tym ubezpieczony, który nie może odpowiednio potwierdzić stażu.
Koszty przejęcia, przechowywania i konserwacji dokumentacji będą ponosić solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcję organu zarządzającego w dniu wykreślenia pracodawcy z ewidencji lub z KRS. Dyrektor archiwum państwowego przejmie stosowne uprawnienia organu skarbowego i sam będzie ściągał środki na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji. Jeśli ich egzekucja będzie bezskuteczna, koszty pokryje budżet państwa.
Dotychczas dokumentacja pracownicza była zabezpieczana tylko w razie prowadzonego postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego. Pracodawca, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazywali miejsce jej przechowywania. Mieli też zapewnić na to pieniądze do czasu wygaśnięcia umowy z przechowawcą. Jeśli nie wskazali przechowawcy, robił to sąd rejestrowy. Gdy jednak sąd stwierdził, że brakuje środków na pokrycie kosztów dalszego przechowywania, dokumentację przejmowało archiwum państwowe w Milanówku. Zanim sąd postanowił o skierowaniu dokumentów do archiwum państwowego, zasięgał opinii o stanie majątkowym właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Obowiązek należytej dbałości o dokumentację pracowniczą znalazł się wśród katalogu obowiązków ciążących na pracodawcy. Natomiast pozostawienie dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem zostało zagrożone karą grzywny.
