Dyrektor zainterweniuje, gdy dowie się, że dokumentacji grozi zniszczenie, a nie będzie podstaw umieszczenia jej u innych przechowawców. Wtedy wyda decyzję nakazującą jej złożenie na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym. Jeśli pracodawca nie ma na to pieniędzy, zapłaci budżet państwa. Taką nowość przewiduje znowelizowana ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz kodeks pracy. Zmiany obowiązują od czwartku 26 kwietnia.

Naczelny dyrektor wskaże miejsce przechowywania dokumentacji pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej. Zdarzały się wypadki nienależytego dbania o dokumentację pracowniczą lub wręcz jej porzucania. A cierpieli na tym byli pracownicy. ZUS bowiem przy ustalaniu np. kapitału początkowego lub prawa do emerytury uznaje za wiarygodne tylko zaświadczenie wydane przez pracodawcę lub kopie dokumentacji płacowej sporządzone przez archiwum lub przechowawcę. Traci na tym ubezpieczony, który nie może odpowiednio potwierdzić stażu.

Koszty przejęcia, przechowywania i konserwacji dokumentacji będą ponosić solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcję organu zarządzającego w dniu wykreślenia pracodawcy z ewidencji lub z KRS. Dyrektor archiwum państwowego przejmie stosowne uprawnienia organu skarbowego i sam będzie ściągał środki na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji. Jeśli ich egzekucja będzie bezskuteczna, koszty pokryje budżet państwa.

Dotychczas dokumentacja pracownicza była zabezpieczana tylko w razie prowadzonego postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego. Pracodawca, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazywali miejsce jej przechowywania. Mieli też zapewnić na to pieniądze do czasu wygaśnięcia umowy z przechowawcą. Jeśli nie wskazali przechowawcy, robił to sąd rejestrowy. Gdy jednak sąd stwierdził, że brakuje środków na pokrycie kosztów dalszego przechowywania, dokumentację przejmowało archiwum państwowe w Milanówku. Zanim sąd postanowił o skierowaniu dokumentów do archiwum państwowego, zasięgał opinii o stanie majątkowym właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Obowiązek należytej dbałości o dokumentację pracowniczą znalazł się wśród katalogu obowiązków ciążących na pracodawcy. Natomiast pozostawienie dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem zostało zagrożone karą grzywny.

Pracownik ubiegający się o ustalenie emerytury lub kapitału początkowego musi potwierdzić swoje zatrudnienie i opłacanie składek. Jeśli pracował w kilku miejscach, a pracodawców już nie ma, dokumentacji pracowniczej powinien szukać w odpowiednim archiwum. Stosownych potwierdzeń może bowiem dokonywać tylko zakład pracy. Żaden inny organ ani urząd nie został upoważniony do wystawiania świadectw pracy. Pracownik powinien uzyskać takie dokumenty w momencie rozwiązania umowy o pracę. Dokumentów można też szukać w bazie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Zawiera ona dokumentację ponad 16 tys. zlikwidowanych pracodawców i 1500 miejsc przechowywania. Jeśli i tam pracownik nie znajdzie potrzebnych dokumentów, a firma była państwowa, trzeba ich szukać w urzędzie wojewódzkim. Jeśli pracodawca nie był państwowy, ale był zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym, informacji o miejscu przechowywania może szukać w sądzie rejestrowym właściwym dla miejsca działania firmy. Jeśli pracodawca był spółdzielnią, to informacja o przechowywaniu dokumentów powinna być w Krajowej Radzie Spółdzielczej w Warszawie. Dokumentacja zlikwidowanych PGR, państwowych stadnin koni, dawnej Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa (teraz Agencja Nieruchomości Rolnych) powinna być zabezpieczona przez terenowe delegatury. Dokumentacja pracownicza przedsiębiorstw komunalnych, zieleni, oczyszczania miasta powinna znajdować się w urzędzie gminy.

Natomiast dokumentacja osobowa i płacowa prywatnych i przekształconych w prywatnych pracodawców może znajdować się u przedsiębiorcy prowadzącego działalność przechowalniczą. Do jej prowadzenia potrzebny jest wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Prowadzi go wojewoda właściwy dla miejsca wykonywania działalności. Dokumentacja osobowa i płacowa może też znajdować się w Archiwach Państwowych bądź w Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich.